Многие наши клиенты спрашивают, как происходит процесс оказания услуги конфиденциального уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Рассказываем.
1) Мы приезжаем в ваш офис или хранилище, где находятся документы. Производим предварительную систематизацию (по датам и видам документов), то есть, разбираем их на соответствующие группы.
2) Составляем черновик описи, на основании которой будем впоследствии оформлять акт о выделении к уничтожению. Параллельно проводим экспертизу ценности документов, определяем сроки хранения (на основании Перечня типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения). На настоящий момент действует Перечень, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.
3) Оформляем акт о выделении к уничтожению с указанием видов документов, их количества, сроков хранения, их основания (номера статей Перечня). Отправляем вам на согласование - возможно, некоторые документы пожелаете оставить (на всякий случай). Чаще всего "всякого случая" опасаются юристы и главбухи, несмотря на то, что правильно составленный акт о выделении к уничтожению является абсолютно законным основанием для любых проверок.
4) После согласования акта проводим подготовку к вывозу на уничтожение – освобождаем документы из папок-регистраторов, связываем в пачки или упаковываем в коробки. Согласуем с вами дату и время вывоза документов.
5) Вывозим документы для физической переработки на промышленном шредере в специализированной компании. Утилизация происходит в присутствии нашего представителя. По завершении переработки документы превращаются в нечитаемую бумажную массу (после резки в шредере смешивается с другой макулатурой и прессуется в пачки (кипы). Далее компания-переработчик продает бумажное сырье производителям картонно-бумажной продукции (например, упаковок для яиц, архивных коробов, упаковочного гофрокартона и многого другого).
6) По завершении процесса переработки представитель архивной компании подписывает вместе с представителем компании-переработчика двухсторонний акт об утилизации, который впоследствии передается вам. Акт об утилизации идёт дополнением к акту о выделении к уничтожению и подтверждает, что документы не были просто выброшены на помойку.
Таким образом, вы можете не беспокоиться, что ваши документы попадут «не в те руки». К тому же, благодаря такому способу уничтожения документов, мы сохраняем наши лесные ресурсы. Что касается конфиденциальности информации (в том числе, содержащей персональные данные) – архивная компания несет полную ответственность за соблюдение мер по ее защите.
Подписывайтесь на наш канал, и мы расскажем еще много полезного об архивах современных организаций. Ну. и конечно, посетите наш сайт.
архивирование, архивация, бухгалтерия