Вопрос организации мероприятия с одной стороны простой, но с другой стороны – нужно знать на что обращать внимание, чтобы избежать самый ужасный АД в вашей жизни, поделился с Объединением армян России Сурен Багдасарян, организатор проекта «Дудукист» и «Сезон армянской культуры».
Гайд от Сурена Багдасаряна: «Как организовать мероприятие и ни о чем не забыть».
Самое главное правило организации мероприятия – это подумать, о чем оно. На первый взгляд, кажется, что этот пункт не так важен, но на самом деле он содержит в себе еще множество подпунктов, которые как раз и создают мероприятие так таковое.
Кто должен прийти на ваше мероприятие? Для чего это мероприятие будет проходить? Какие цели ставят перед собой организаторы? Какие задачи необходимо выполнить этим мероприятием? Это только часть вопросов, на которые надо ответить перед планированием организации мероприятия. Также важно определиться с форматом всего действия: кинопоказ, лекция, концерт или фестиваль, свадьба, кстати, тоже полномасштабное мероприятие. Следует разграничивать формат, потому что у каждого типа мероприятия есть свой собственный набор компонентов.
После того как вы ответили на вопрос «Что я хочу создать?», следом за ним идет – «Где это будет происходить?», так как по типу мероприятия также отличается место проведения. Помните: от выбора площадки впоследствии будет зависеть множество креативных историй! После того, как вы поняли, какая площадка вам нужна (формат, количество гостей на мероприятии и тд.), вы автоматически определяетесь с тем, когда именно будет проходить выбранное вами мероприятие. Дату следует выбирать заранее, вдруг кто-то хочет организовать праздник с вами в один день? Нужно опередить этого человека!
Следует помнить, что самая большая активность у людей (в плане посещения различных мероприятий) прослеживается осень, предновогодние праздники и весна.
Одним из важных пунктов планирования организации мероприятия остается ЦЕЛЬ. Когда вы формируете цель своего проекта (мероприятия) важна четкость самой формулировки. Легче, да и правильнее всего, использовать метод SMART (метод описания цели, который включает в себя следующие обязательные пункты: конкретность, измеримость, достижимость, важность и определенность по срокам).
Помните, что чем конкретнее и подробнее на начальном этапе вы ставите цель, тем легче и понятнее достичь такого результата.
Например: «Мероприятие должно состояться 20 сентября, в определенном месте г.Москва, в моем мероприятии должны принять участие певец Ованес Ованесян и пианист Гарегин Гарегян, цель проекта - познакомить русскую аудиторию с армянскими артистами, все должно быть готово к началу сентября (дедлайн)».
Важно понимать, что на «старте» разработки проекта, работа в одиночку возможна, этого не стоит бояться, так как команду можно набрать в процессе организации. Конечно, вы можете быть профессионалом во всем и делать все лучше всех, но всегда нужно понимать – какие специалисты вам РЕАЛЬНО нужны (помните, что иногда нужно снимать, и говорить в кадре одновременно, без помощи увы не выйдет). Афиша, продвижение мероприятия в СМИ, помощники в день мероприятия (придумать, воплотить, принести), звук, свет, работа с артистами и еще многое другое – то что нужно делать одновременно.
Где искать людей? Существует несколько вариантов поиска людей: ваши друзья и родственники, волонтеры, фрилансеры, профессионалы, авторизированные на онлайн-сервисах (YouDo /Avito /EventCatalog.ru /theGifted).
Самое главное не бояться передавать часть обязанностей – сам делаешь лучше – не работает в данном случае. Составьте список дел: продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши и многое другое (это только самая малая часть без всех вытекающих).
Также важно коммуницировать с командой и дать понимание того, что то, что создается здесь и сейчас – важно, за выполнение работы надо отвечать, также надо отвечать за дедлайн (все должно выполняться в срок). Для отчетности рекомендуется использовать Trello и Google Таблицы.
Если в нескольких словах, то вам надо сделать:
- Договориться о встречах с волонтёрами, командой и спонсорами.
- Подготовить билеты, гостиницу и трансфер для приглашённых гостей.
- Заказать дизайн и печать листовок, плакатов, фирменных футболок и всего остального, что нужно заранее рисовать и печатать.
- Арендовать и подготовить площадку. Продумать места для посетителей, персонала, оборудования и парковки. Согласовать списки гостей и организаторов с владельцами площадки.
- Прописать тайминг события. Вы должны знать с точностью до минуты, когда подают еду, а когда говорит ведущий.
- Арендовать технику. Минимальный набор: ноутбук, колонки, микшер, два микрофона, экран и проектор.
- Договориться с фотографом и видеографом. Прописать техзадание, договориться о сроках и заключить договор.
- Нанять обслуживающий персонал: охрану, гардеробщика, официантов, службу клининга. Количество людей зависит от мероприятия. Вполне возможно, что вам не потребуется дополнительный персонал или вы найдёте волонтёров.
- Найти ведущего. Это важно, так как от него будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера мероприятия.
Внештатные ситуации — скорее норма, чем исключение. Предусмотрите план Б для каждого пункта: что делать, если вам внезапно откажут в площадке, проблемы со звуком и тд.
Важно понимать свой бюджет, поэтому стоит обратить внимание на партнерский блок и спонсоров. Сначала посчитайте примерный бюджет мероприятия и составьте смету. Учтите все расходы: помещение, оборудование, приглашённые гости, реклама, полиграфия, логистика, кейтеринг, команда. Например, расходы на приглашённых гостей включают покупку билетов, проживание, питание, трансфер и гонорар. Расходы на команду: оплата телефонной связи, питание, покупка реквизита.
Когда вы точно поняли, сколько нужно, начинайте собирать деньги. Где их искать — зависит от формата мероприятия.
Если устраиваете что-то социально значимое (городской фестиваль граффити, научно-популярную лекцию для школьников), можно подать на грант, запустить сбор средств на Planeta.ru или привлечь волонтёров.
Если делаете коммерческое мероприятие — ищите спонсора, заинтересованного в пиаре. Сделайте красивую презентацию и ясно опишите, какую выгоду спонсор получит от участия в вашем проекте и что от него требуется. Только будьте честными и не обещайте того, чего сделать не можете. У вас будет больше шансов на успех, если целевая аудитория вашего мероприятия совпадёт с целевой аудиторией компании-спонсора.
Придумайте название и логотип. Пусть дизайнер нарисует афиши и разработает фирменный стиль. Сделайте простейший сайт с информацией о событии — например, на Tilda.
Разошлите пресс-релиз с информацией о мероприятии: что, где и когда вы проводите, кто организаторы, партнёры и основные участники. Старайтесь заинтересовать журналистов. Не пишите слишком сухо и отправляйте пресс-релизы в профильные СМИ — те, у которых такая же целевая аудитория, как и у вашего события. Контакты редакции на большинстве сайтов можно найти в открытом доступе.
Не забывайте о продвижении в соцсетях. Создайте встречу в Facebook, «ВКонтакте» и страницу события в Instagram. Запустите таргетированную рекламу и правильно настройте показы: она должна показываться только вашей целевой аудитории, чтобы рекламный бюджет не уходил впустую. Попросите крупные городские сообщества и блогеров рассказать о вашем мероприятии на своих страницах.
Подробнее в прямом эфире Объединения армян России.