Переход любой компании на ЭДО – это мероприятие, которое кажется простым и понятным, но реально это имеет некоторые существенные особенности. Есть иллюзии в том, что, заключив контракт с разработчиком и установщиком этого ПО, вы можете абсолютно ничего не делать. «Я же заплатил, теперь пусть разработчики крутятся как хотят и всё делают, а я и мои сотрудники не буду на это тратить своё время» - так думают ВСЕ руководители компаний. И это большая ошибка.
Без непосредственного участия сотрудников компании успешно внедрить ЭДО не удастся. Если есть такие иллюзии – оставьте их – это ещё никому не удавалось НИКОГДА! Причём, речь идёт не просто о формальном участии, а активном и, ещё лучше, инициативном участии каждого сотрудника вашей компании. Это если вы реально хотите внедрить ЭДО и использовать его для пользы компании. Все ваши сотрудники должны работать так, как работали бы для спасения своей жизни.
О правилах участия в работах и мотивациях сотрудников мы поговорим позже, а пока рассмотрим на каких важных аспектах вам стоит заострить своё внимание:
- Установить (помимо ЭДО привести в соответствие всё ПО компании) и отладить весь комплекс программного обеспечения.
- Сотрудники должны освоить как пользоваться системой и пережить без стонов довольно болезненный переходный период.
- Организовать первичный ввод информации для начала работы;
- Отдельной заботой станет безопасность. Документы будут доступны многим лицам. Отрегулировать уровни допуска, оформить электронные подписи – все это потребует времени и опять-таки финансовых вложений. Закрепить всё документально.
- Из числа сотрудников компании нужно будет назначить квалифицированных ответственных за каждый модуль ЭДО и администратора информационной системы, которые должны будут ежедневно консультировать сотрудников организации по возникающим проблемам и вопросам, поддерживать систему в рабочем состоянии.
- В целях сохранения электронной базы документов периодически нужно будет проводить их резервное копирование, предусмотреть процедуру хранения копий, режим доступа к ним.
- Отсутствие ЭДО у партнеров и коллег приведет к параллельному существованию двух систем – электронной и бумажной. Стремиться объединить системы обмена документами с ключевыми партнерами.
Электронный документооборот является инструментом руководителя по управлению компанией. Это единый механизм движения документов и распоряжений, созданный на базе компьютерных средств и правил (регламентов). Все документы в системе защищены специальной электронно-цифровой подписью.
Вот как должна выглядеть современная система управления компанией.
Михаил Н.