Данная статья посвящена вопросу кадрового аутсорсинга, который в настоящее время набирает популярность всё больше и является оптимальным вариантом для руководителей бизнеса, поскольку:
- допускается запущенность в документах кадрового делопроизводства, что приводит к серьёзным штрафным санкциям от контролирующих органов, что ведёт к убыткам компании;
- ошибки при издании приказов о приёме, перемещении или увольнения работника, неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, информация об испытательном сроке;
-ошибки при ведении трудовых книжек и личных дел сотрудников;
-ошибки при составлении трудовых договоров, должностных инструкций, правил внутреннего распорядка иных внутренних локальных актов.
Грамотная организация кадрового делопроизводства является важной составляющей работы любой компании.
Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.
Как правило, руководитель компании в целях экономии фонда заработной платы, на одного специалиста возлагает обязанности бухгалтера-юриста-HR-менеджера, это три профессии сплетаются в одну – кадрового делопроизводителя, либо руководитель эти обязанности берёт на себя, заплатив за это своими нервами и временем, что чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.
Актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками, в результате сильной запущенности делопроизводства, или в связи с увольнением ответственного сотрудника, или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций.
Передача функций отдела кадров на аутсорсинг в полном объёме или в части имеет ряд преимуществ. Давайте рассмотрим каких именно?
Опытные специалисты приходят в организацию с временным аутсорсингом. Основная их задача - это привести в порядок все существующие документы кадрового делопроизводства. Обойдётся такая услуга Компании - Заказчику значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.
Для упрощения организации кадрового делопроизводства используется система электронного документооборота, что снижает расходы Компании-Заказчика и на оплату услуг компании-аутсорсера.
Это далеко не полный перечень того, почему руководители компаний, относящихся к малому и среднему бизнесу принимают решение о передаче функций кадрового делопроизводства на аутсорсинг.
Грамотная организация кадрового делопроизводства является очень важной составляющей работы любой компании.
Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.
В настоящее время, профильные компании готовы своевременно выполнять поручения КЛИЕНТОВ по организации работы с кадровыми документами, принимая на себя ответственность за исполнение поручений на профессиональном уровне.
Специалисты данных компаний проводят кадровый аудит и составляют заключение о состоянии кадрового делопроизводства, исправляют допущенные ошибки, разрабатывают внутренние нормативные локальные акты, определяют их необходимое количество (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о премировании, Положение о материальной ответственности, Должностные инструкции сотрудников, Трудовые договоры с работниками), составляют распорядительные документы:
-приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания (внесение в него изменений),
- инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).
-приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, в том числе по беременности и родам, по уходу за ребёнком о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, командировках)
Осуществляют учёт кадровой документации в регистрационных журналах
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).
Регистрация документов по личному составу использует следующие регистрационные формы
-журнал регистрации трудовых договоров;
-журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
-журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;
-журнал регистрации приказов о командировках работников;
-журнал регистрации командировочных удостоверений;
-журнал регистрации служебных заданий;
-журнал регистрации локальных нормативных актов;
-книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
-приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
-журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
-журнал выдачи справок по личному составу;
-журнал учета больничных листов;
-журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Оформляют информационно - расчетные документы, связанные с трудовой деятельностью работников: трудовая книжка работника, личная карточка работника ( форма Т-2), табель учета рабочего времени, личные дела.
Оформляют прием работника на работу (заполнение трудового договора; дополнительного соглашения к трудовому договору; ознакомление с локальными актами - Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда, Положением о защите персональных данных; приказом о приеме на работу, оформление записей в трудовую книжку, запись в книгу учета трудовых книжек);
Оформляют перевод работника на другую работу (приказ о переводе на другую работу, запись в трудовую книжку);
Оформляют увольнение работника (приказ об увольнении, записка-расчет при прекращении трудового договора, запись в трудовую книжку работника).
Формируют внутреннюю служебную переписку (Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений.
Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника) .
Своевременно на профессиональном уровне окажут консультационные услуги в области трудового законодательства.
Следует отметить, что каждая профильная компания оказывает не весь вышеуказанный перечень кадровых услуг, каждый случай индивидуален и зависит от многих факторов сторон.
Безусловно, что передача кадровых функций на аутсорсинг профильной компании в полном объёме либо в части – более выгодный вариант, если Вам нужны специалисты, которые бы регулярно выполняли профильные работы.
При заказе кадрового аутсорсинга Стороны обсуждают вопросы сотрудничества, существенные условия договора на оказание услуг (Предварительные переговоры), затем, как правило, готовят проект Договора на оказание услуг. Повторно проводятся переговоры по существенным условиям Договора и в случае, если обе Стороны пришли к соглашению по всем существенным условиям договора, состоится подписание Договора между Сторонами.
Компании - Заказчику назначается специалист, координирующий своевременное исполнение заявок, согласно Договора оказания услуг, проводится подведение итогов за отчетный период.
КАК РАССЧИТЫВАЕТСЯ СТОИМОСТЬ УСЛУГ ПО КАДРОВОМУ АУТСОРСИНГУ?
Стоимость сотрудничества рассчитывается в индивидуальном порядке с каждым Заказчиком и зависит от перечня и объема, передаваемых на аутсорсинг функций, количества сотрудников в Компании - Заказчика, а также от финансовой политики Компании-Заказчика, сроков исполнения (сверхсрочная работа может оплачиваться дороже)
Минимальные цены стартуют от 5 000,00 (пять тысяч) рублей в месяц. В среднем, при заключении договора с Компанией, Вы сможете сократить затраты на кадровика в 5-7 раз.
Условия оплаты труда происходят в соответствии с условиями Договора на возмездное оказание услуг
При заключении договоров на длительный период как правило Компания – Исполнитель предоставляет систему скидок, рассрочку платежа.
Для новых КЛИЕНТОВ предоставляется "пробный период", в течение которого за оказываемые услуги оплата производиться 50 % от полной стоимости услуг.
Для новых КЛИЕНТОВ предоставляются "тестовые услуги" на безвозмездной основе.
Безусловно, что каждый руководитель вправе сам решать, какую форму ведения кадрового делопроизводства ему выбрать, исходя из объёмов хозяйственно финансовой деятельности предприятия, доходов, прибыли и иных составляющих бизнеса.
Но одно остаётся актуальным и бесспорным , что руководитель бизнеса, и малого, и среднего, и даже крупного, при передаче кадрового делопроизводства профильной компании, сокращает затраты на кадровика (кадровую службу, отдел) в разы, конечно при качественном, на профессиональном уровне исполнении, порученных функций.
Руководителю бизнеса нужно помнить одно важное правило: «Грамотная организация кадрового делопроизводства -это основа стабильности фирмы»