Работа в системе во многом напоминает действия, которые мы производим, пользуясь электронной почтой. Основное отличие состоит в том, что поступивший исполнителю документ не статичен. Его можно редактировать, создавать по нему поручения, дополнительные задачи и все это в едином виртуальном пространстве для каждого документа. Наряду с этим система сохраняет все основные принципы бумажного делопроизводства.
Как всё происходит. Поступает в организацию документ. Что в ней происходит:
- Документ получает электронный входящий номер,
- Директор расписывает его руководителю подразделения, указывая дату исполнения и уточняя свое поручение.
- Далее документ следует до непосредственного исполнителя.
- Исполнитель может прочесть сам документ и понять, что от него хочет руководитель (увидеть, когда он поступил, какой установлен срок исполнения, кто еще работает с этим документом).
Новый документ можно создавать в системе или импортировать файлы из других программ. Всё как всегда и как у всех.
Теперь про готовый документ. Всегда есть регламент (бизнес-процесс), который описывает все необходимые действия с новым документом. Система обеспечивает чёткое исполнение этого регламента, последовательно перемещая его по маршруту и предоставляя сотруднику простые инструменты по его обработке.
Система обеспечивает:
- Автоматическое движение по заданному маршруту (просто попадая в папку для входящих документов к очередному человеку в цепочке исполнителей);
- Согласование и утверждение документа с помощью нажатий специальных кнопок;
- Вывод на экран текущего состояния статуса каждого документа. Например, просроченный документ подсвечивается красным цветом или мерцанием (для привлечения внимания).
- В целом система позволяет упорядочить делопроизводство в любой организации. Например, она не разрешит присвоить один и тот же номер нескольким входящим или исходящим документам, так как это происходит автоматически.
- Электронный документооборот дает возможность отследить статус каждого документа в реальном времени. Узнать, кто над ним работает в данный момент. В отличие от бумажного документа нерадивый сотрудник не может его потерять ни случайно, ни умышленно. Даже удаленные документы сохраняются и подлежат восстановлению. Это улучшает дисциплину сотрудников. Так как в системе видно кто и когда открывал документ, редактировал его, кто задерживает документ.
- Увеличивает скорость работы. Например, если бумажный документ нужно было нести в другое здание для согласования, и секретарь мог потратить на это не один час, накапливая корреспонденцию, то при работе с ЭДО каждый документ индивидуально попадает к сотруднику за доли секунды.
- ЭДО облегчает редактирование документа. Обычно все редакции документа система сохраняет. При необходимости к какой-то версии можно вернуться.
- Система положительно влияет на организацию труда руководства. Его функции по поручению конкретного документа определенному сотруднику можно распределить между заместителями или отдать канцелярии. При этом дублирование поручений будет исключено. Система не допустит этого.
- В отличие от бумажных документов, сотни и даже тысячи электронных документов можно всегда иметь при себе, организовав удаленный доступ к программе через интернет. Таким образом, сотрудники смогут выполнять работу в системе, находясь в командировке, на больничном или даже в отпуске.
- Так как ЭДО позволяет видеть дату поступления документа и срок его исполнения, это дает возможность организовать планирование работы. Можно установить фильтр и расположить все документы по очереди, согласно которой их нужно сдавать. Ничего не потеряется.
- Поисковая система ЭДО позволяет искать документ по различным параметрам. Для этого необязательно знать даже его реквизиты, достаточно просто представлять, о чем говорится в документе, и найти его по нескольким ключевым словам.
Это основные «полезности» системы. Их существенно больше.
Михаил Н.