Хронический завал может мучить как занятого человека, так и не слишком обремененного обязанностями, как работающего, так и домоседа, как семейного, так и свободного.
Приведем 10 универсальных рекомендаций для любой из перечисленных ситуаций. Они помогут управлять временем, собой и делами.
1) Запишите предстоящее
Это освободит ваш ум, вы не будете тратить энергию и внимание на то, чтобы вспомнить, что надо сделать. Пытаясь удержать в голове слишком много информации, вы становитесь менее продуктивными.
Освободите голову от больших и маленьких дел, переведите их в список. Для мотивации используйте красивую ручку и красивую бумагу.
2) Начните накануне
Список, составленный на завтра, начните выполнять сегодня. Прочтите его и выстройте приоритеты, выделите встречи, которые нельзя пропустить. Убедитесь, что все материалы, необходимые утром, готовы.
Решите, какие три-четыре дела из списка надо сделать в первую очередь, что можно поручить членам семьи, сотрудникам, привлеченным специалистам, мастерам и помощникам.
А также найдите что-то, что можно вычеркнуть из длиннющего списка на завтра.
3) Сначала сделайте самое неприятное
В вашем списке наверняка есть одно дело, которое вас очень страшит, оно неприятное, провальное, унизительное. Например, нужно позвонить в школу по поводу ужасного поведения ребенка, напомнить клиенту или родственнику о накопившихся долгах, заняться уборкой дома, а ее вы ненавидите, написать пост в блог, а вдохновения нет.
Чем дольше вы откладываете неприятные действия, тем меньше становится сил. Сделайте самый неприятный шаг первым и снимите в себя ужасный груз.
Некоторые люди поступают наоборот, сначала делают мелкие приятные дела. Иногда это оправдано, но сейчас, скорее всего, это не ваш вариант. Если хотите стать более продуктивными, беритесь с утра за самые сложные дела, но обязательно подготовьтесь к ним морально с вечера.
4) Уберите все, что отвлекает
Существует много факторов, которые отвлекают, вынуждают делать перерывы: электронные письма, телефонные звонки, люди, требующие внимания, когда вам не до них, - коллеги, соседи, подруги, родственники.
Если предстоит важная задача, требующая внимания и сосредоточенности, расчистите для нее пространство.
Выключите телефон или хотя бы звонок, не проверяйте почту, отключите интернет или хотя бы сверните социальные сети, закройте дверь своего кабинета в офисе.
Определите, сколько времени потребуется на решение задачи, час, полдня, и займитесь ею.
5) Делайте перерывы
Какими бы вы ни были продуктивными, вы все равно живой человек и, значит, устаете. Некоторые люди, когда завал, трудятся, украв у себя сон и забыв про обед. Это плохая практика, потому что она приводит к физической и психической усталости, снижает эффективность работы.
Устройте себе хотя бы десятиминутные перерыв, чтобы выпить воды, посмотреть в окно, выйти на улицу. Вы вернетесь к своим делам и продолжите их с новым приливом энергии, а не с давящим грузом от перегрузки в мышцах и в голове.
6) Формируйте пакетные предложения
Если вы имеете представление о технологиях продаж, используйте их лично для себя. Организуйте свой день по типу пакетных предложений для клиентов. Например, у вас есть целый день. В течение этих часов вы будете пять раз проверять электронную почту и отвечать на письма. Совершать звонки – в такие-то часы. Может быть, разумнее кому-то не звонить, а написать сообщение по «Ватсапу».
Так вы сэкономите время и не будете тратить время на ненужные длинные телефонные переговоры.
7) Ешьте здоровый завтрак
Вы же знаете, что завтрак надо съесть самому, обед разделить с другом, а ужин отдать врагу. Множество научных исследований подтверждают важность завтрака для организма.
Поищите в интернете идеи здоровых завтраков, 30 рецептов – ваш план верного начала дня на месяц вперед. Выполняйте его.
8) Будьте физически активными
Не обязательно посещать тренажерный зал, хотя это лучший вариант. Занимайтесь физическим упражнениями самостоятельно – каждый день. Ощутимая польза будет даже от прогулок возле дома или офиса, от гимнастики для ленивых, когда вы напрягаете и расслабляете мышцы, сидя за столом.
Любая физическая нагрузка ускоряет кровоток, улучшает работу сердца, активизирует умственную деятельность. Составьте для себя список подходящих вам упражнений и выполняйте их.
9) Ищите помощников
Многие успешные и активные люди терпеть не могут просить о помощи, хотя в ней нуждаются. Перестаньте перенапрягаться.
Если вы собственник бизнеса или управленец, хватит думать, что вы справитесь лучше других, передайте часть функционала подчиненным, наймите нового сотрудника.
Если вам предстоят дела по дому, откажитесь от мысли сделать ремонт или помыть окна самостоятельно, наймите за плату специалиста. Не можете вечером выгуливать собаку, забирать ребенка из детского сада, покупать продукты, поищите помощников среди соседей, закажите товары онлайн с доставкой на дом.
10) Скажите «нет»
Сделайте ревизию общественных и профессиональных нагрузок, которые вы на себя взвалили. Предположим, вы любите природу, но стоит ли тратить выходные дни на добровольческие рейды по проверке деревьев? Вам точно нужно состоять в родительском комитете? А товарищество собственников жилья в вашем доме разве не обойдется без вас? И вам не надоело опекать соседскую малоимущую семью, на самом деле бездельников, а не попавших в трудную жизненную ситуацию людей?
Настало, наверное, время составить список не только нужных, но и ненужных дел и контактов, которые забирают у вас время и силы.
Потренируйтесь, как вежливо отказать начальнику. Порепетируйте перед зеркалом фразу, которую вы скажете знакомым: «Спасибо за приглашение, но я не смогу быть на вашем дне рождения».
Когда очередной такой человек о чем-то вас просит, не отвечайте сразу, переведите дух, спросите себя, а оно вам нужно.
Давящая вас гора дел будет на глазах становиться меньше, когда вы захотите стать лучше и начнете двигаться в данном направлении, хотя бы небольшими шагами.