Тайм-менеджмент – это искусство использовать время с максимальной пользой. Первый шаг на пути к правильному управлению временем – научиться не тратить его понапрасну.
Собрали 5 основных правил, как сконцентрироваться на важных задачах.
Ставьте конкретные цели и задачи
Очень важно отличать цели от задач. Чтобы достичь цели, нужно разделить ее на несколько более конкретных задач. Такой прием называется «декомпозицией целей».
Планируйте действия
Записывайте текущие планы в ежедневник или электронный планировщик. Это поможет не забыть что-то важное. При этом в качестве бонуса будет очень приятно вычеркнуть выполненную задачу из списка.
Расставьте приоритеты
Вот составлен список дел, распланированы задачи, но все ли они требуют одинакового количества времени на претворение в жизнь?
Здесь поможет правило АБВГД, где А – самое главное дело планируемого периода (день, неделя, месяц), Б – второе по значимости и так далее.
Задачи уровня A – это самые важные дела, которые лучше не откладывать на потом.
Дела с грейдом Б (B) – тоже приоритетные, но в то же время их невыполнение не приведет к серьезным последствиям или срыву проекта.
Задачи с приоритетом С не так значимы и не несут никаких неприятных последствий.
От дел с уровнем Д (D) можно либо отказаться, либо передать их коллеге или подчиненному.
SMART-методика
Еще одна отличная система работы с текущими задачами.
Как только вы определили основную цель, четко определите задачи для ее выполнения. В это поможет метод SMART. Каждая задача должна быть:
- Конкретной.
2. Измеримой.
3. Достижимой.
4. Актуальной.
5. Иметь дедлайн.
Пример: Увеличить количество читателей блога к декабрю 2019 года на 10%.
Сформулированную по заданным критериям задачу легче выполнить, так как в своей основе она содержит все необходимые требования.
Фокус на главном
Чтобы выполнять задачи эффективно, необходимо концентрироваться на главных задачах.
Тайм-менеджмент – это наука не о том, как сделать все сразу, но наука о выполнении конкретных важных дел.
Поэтому не стоит делать сразу несколько дел одновременно: обманчивое ощущение «многозадачности» на самом деле является переключением между задачами и приводит к повышению стресса.
Отдыхайте
Не стоит превращаться в робота и работать над поставленной целью с утра и до вечера. Тайм-менеджмент не учит тому, как работать 24/7. Он об эффективной работе без ущерба для жизни. После каждой выполненной задачи можно устраивать себе небольшие перерывы в 5-10 минут.
А как вы все успеваете на рабочем месте?
Поделитесь советами в комментариях!