При слове “планирование” всегда срабатывает стандартная ассоциация - толстый ежедневник в кожаном переплете, где выведен аккуратный список ежедневных задач. Однако в рамках современных реалий этот способ утратил свою актуальность, уступая место различным сервисам и приложениям, которыми можно легко пользоваться как с десктопа, так и через мобильное приложение.
О том, какие инструменты мы используем:
На Jira мы перешли с Wrike, поскольку нам потребовался более мощный инструмент для планирования задач и управления проектами. Система отвечает нашим основным требованиям:
- Большое количество расширений;
- Возможность интеграции с другими сервисами;
- Получение аналитики по проектам;
- Связка с системой документирования.
Последний пункт был особенно важен, поскольку мы уже давно стали ощущать потребность в создании собственной базы знаний, в которой можно:
- Хранить материалы по проектам;
- Вести протоколы работ, описание рисков и обсуждений;
- Вести списки задач (с возможностью отслеживания их истории), бизнес-процессов;
- Назначать задачи и их исполнителей, отслеживать выполнение.
Первой новинку протестировала frontend-команда и дала “добро” на переход. Связка с Confluence позволила создать внутренний портал, доступ к которому получили все участники команды. Благодаря широким возможностям форматирования страницы можно делать не только информационно полезными, а еще легко читаемыми и навигационно понятными.
У разработчиков появилась возможность видеть поставленные задачи и понимать объем необходимых работ, что значительно экономит время. Проектные менеджеры отслеживают командные активности, а самое главное - ни одно поручение не потеряно в закромах почты, телеграма или гугл-документа.
Однако скажу, что не все наши отделы связаны с Jira. Например, отдел внедрений, сектор пиара и бухгалтерия, поскольку выбор сервиса зависит от задач, которые стоят перед структурой.
Простая, но визуально приятная канбан-система, где можно создавать и перемещать задачи в виде карточек. По сути, мы формируем определенную доску для проекта/отдела с возможностью отслеживания и обсуждения задач.
Любая карточка в Trello может быть целым проектом, внутри которого свои цели, чеклисты, рабочие документы (те же ссылки на гугл.диск, изображения), так и обычной минутной задачкой.
Конкурентное преимущество сервиса - доступность. Наш сектор PR использует бесплатную версию с ограниченным функционалом.
“Все документы, размер которых ограничен до 10 мб в бесплатной версии, выгружаем ссылками на гугл-диске. Но отмечу, что отсутствует возможность связывать несколько задач и использовать типовые шаблоны, что позволило бы экономить время”, - комментирует менеджер по маркетингу и пиару Екатерина.
Работать можно как в группе, так и индивидуально. Каждый менеджер имеет по своей trello-доске и обладает правами в групповой, где может отслеживать задачи коллег и ставить общие дедлайны.
Правда, наши специалисты отмечают, что в мобильной версии приложение не такое удобное как в десктопной.
Связка Google-сервисов
Простота, синхронизация календаря, почты и диска — классика вечна.
- Удобное управление;
- Дружелюбные настройки оповещений;
- Совместное использование;
В компании мы проводим ежедневные совещания, летучки, планерки, созвоны, и по корпоративному календарю удобно отслеживать подобные мероприятия.
Уведомление расскажет о составе участников встречи, месте, даст повестку дня. Документы можно прикрепить ссылками на диске и не волноваться, что забыл что-то кому-то отправить. Это неплохая подмога в плане распределения помещений - сразу видно, когда и до скольки занята та или иная переговорная комната. Кроме общих корпоративных событий можно формировать личный календарь.
Первая и важнейшая фишка - интеграция с Google Calendar, нет риска потерять созвон или встречу. Особенно полезно в командировках, когда на счету каждая минута.
Эта система - основной инструмент работы нашего отдела внедрений, который занимается работой с клиентами. Сервис не нужно скачивать, его в один клик можно развернуть в браузере. Дружелюбный интерфейс, одна карточка - один клиент: описание звонков, ситуации, принятых решений, система напоминаний по каждому.
Присутствует воронка продаж, где можно вручную передвигать сделки. С созданием кастомных задач справится даже новичок.
Интеграция с телефонией, что важно, так как мы не занимаемся холодными продажами. При трениях мы возвращаемся к записи звонков и находим интересующий нас пункт при разговоре специалиста отдела и клиента. Под себя систему перестроили те же специалисты PR-сектора. В amoCRM они ведут свою базу СМИ и журналистов. Одна сделка - одна статья. Главное, что отмечают наши сотрудники в этом сервисе - простоту, понятность и отсутствие хаоса. Однако техническую поддержку amoCRM не мешало бы прокачать.
Кроме вышеперечисленных сервисов, сейчас я ограниченно использую Evernote для записи аудио. Часто интересная мысль или идея могут прийти в поездке, и такой функционал помогает не потерять её.
Кроме того, мне активно рекомендуют Weeek как гибкий сервис постановки задач, их расстановки по приоритетам и выставлению дедлайнов. Знаю, что наши проектные менеджеры используют Wunderlist, где все свои заметки можно тегировать, группировать и пересылать по интеграции с почтой. Возможно протестирую оба этих сервиса.
Больше интересных материалов на нашем сайте.
Мы в VK
Мы в instagram
