Любая проверка сопряжена со стрессом как для руководителей, так и для сотрудников компании. И неважно, кто проводит проверку, полиция, налоговая или иная структура, это всегда сложная ситуация. Как показывает практика, в действительности вам нечего бояться, возможно даже, нарушений никаких нет, но предприниматели начинают себя накручивать и оправдываться перед проверяющими, тем самым давая понять: проверяющие пришли «по адресу».
1. Первое и самое основное правило: не нервничайте. Попытаетесь успокоиться. У разных проверяющих разные методы проведения проверок: например, полицейские приходят с обыском, а налоговая обычно действует удаленно, отправляет требования. В любом случае, первая цель проверяющих – сделать так, чтобы вы почувствовали себя виновным. Если вы нервничаете и показываете это проверяющим, вас проще спровоцировать, заставить совершить какие-то действия, которые навредят вам в дальнейшем. Успокойтесь. Еще ничего не произошло, не вы первый, не вы последний.
2. Разберитесь, кто пришел к вам. Сделать это довольно просто: потребуйте у проверяющих документы, удостоверяющие личность, и документы, обосновывающие проведение проверки. У каждого должностного лица при себе должно быть удостоверение. Сфотографировать удостоверение вам не дадут, а вот переписать все данные вы в праве. Обратите внимание на срок действия удостоверения: если срок удостоверения прошел, смело выпроваживайте данного сотрудника. Если отказывается, вызывайте наряд полиции, пусть им занимаются уже правоохранительные органы и выясняют, зачем он пришел к вам. Проверяющих может быть несколько, не поленитесь и перепишите удостоверения всех участников проверки.
3. Вы убедились, что перед вами уполномоченные на проведения проверки сотрудники. Теперь нужно понять ЦЕЛЬ их визита. Налоговый инспектор обязан предоставить вам Решение о проведении выездной налоговой проверки и постановление о производстве выемки либо осмотра территории, при камеральной проверке – декларации по НДС. Полицейские должны предъявить постановление о производстве обыска или распоряжение о проведение оперативно-розыскного мероприятия, обследование. Стоит отметить, что полицейские имеют право беспрепятственно проходить во все помещения коммерческих организации при предъявлении служебного удостоверения, а вот налоговики без дополнительных документов такую роскошь позволить себе не могут. Внимательно изучите реквизиты документа, который представляет вам проверяющий. Проверьте правильность указанного адреса и ИНН организации. Если отличается хоть одна цифра в адресе или ИНН, можно сказать проверяющим: «До скорой встречи!». И поспешить устранить все недочеты в бизнесе, пока они не вернулись с исправленными документами. Если же все реквизиты в порядке, переходим к следующему пункту.
4. Не спешите расписываться в документах проверяющих. Сделайте копию с документов, обосновывающих проведения проверки. Если вам отказывают в предоставлении копии, ничего страшного. Возьмите чистый лист бумаги и подробно, точка в точку, перепишите всё, что указано в документе. Во времени ознакомления вы не ограничены, поэтому только после того, как всё переписали, подтвердите факт своего ознакомления с документом, поставив подпись.
5. Не стоит отказываться подписывать документы при проверке, сделаете хуже и себе и юристу (адвокату), который в дальнейшем будет оспаривать действия проверяющих. Подписывайте всё, только с указанием своих замечаний и несогласий, если они есть.
6. Не помогайте проверяющим исправлять допущенные ими ошибки в процессе проверки. Не надо комментировать, что они делают неправильно. Запоминайте или фиксируйте на отдельном листе. Вести видеосъемку при проверке вам вряд ли разрешат, а вот записывать на бумагу – вполне. Ну и, если вы не сообщите проверяющим, что в офисе установлено видеонаблюдение, это не будет являться нарушением. А если сообщите, они будут вести себя более сдержанно, если, конечно, не изымут сервер, на который записывалось видео. Вывод? Всю информацию лучше сохранять в «удаленное облако». Ну или на сервер на другом конце города.
7. Проверяющие походили по офису, посмотрели все «злачные» места, достали черновики, которые бережливо хранит бухгалтерия. Нашли, что искали? Нет? Ну и отлично, проверка прошла успешно. А если нашли? Смотря что нашли. Если нашли черную бухгалтерию и реестры выплаты зарплаты в конвертах, дела плохи, но не катастрофичны. О происхождении данных документов вас дополнительно будут спрашивать, но уже на другом мероприятии. До него еще будет время подготовиться и выстроить позицию защиты. Хотя налоги платить надо и зарплата в конвертах — это плохо.
8. Момент составления протокола и ознакомления всех присутствующих с результатами проверки. Вот здесь можно написать все свои несогласия и жалобы. Пишите, что сделали не так проверяющие. Пишите простым, не юридическим языком. Например: «Привели своих понятых», «Изъяли технику без специалиста», «Не составили опись изъятого», «Запугивали сотрудников» и т.д. Пишите все нарушения, которые вы увидели во время проверки. И не забудьте сделать копию с протокола со своими замечаниями.
9. После того, как проверяющие ушли, а у вас на руках остался протокол изъятия, подумайте, а нужны ли вам бумаги, которые изъяли проверяющие. Часто у бухгалтерии начинается истерика: как же мы будем представлять документы другим проверяющим. Ничего страшного. Если придут другие проверяющие, покажите им протокол, в котором указано, что документы у Вас уже изъяли, пусть обращаются к ним. По сути, документы у вас забрали на ответственное хранение, если вы потребуете их обратно, проверяющие их вернут, когда полностью изучат.
10. А если изъяли технику? Вот тут проверяющих надо торопить. Напишите жалобу начальнику проверяющих. Если не сработало, идите в прокуратуру, далее в суд. Отстаивайте свои права. Во вновь принимаемых законах, хоть немного, но прослеживается тенденция «заботы» о бизнесмене.
В любом случае, чтобы минимизировать шанс встречи с проверяющими, следует отказаться от незаконных методов ведения бизнеса и оптимизации налогообложения. Понятие «бизнес по-русски» уходит в прошлое. Методы, с помощью которых незаконно оптимизировали налоги еще какие-то 5-6 лет назад уже хорошо известны проверяющим. Выявить и доказать нарушение – это вопрос времени. Не стоит рисковать всем бизнесом ради краткосрочной выгоды. Существуют законные методы оптимизации налогов, при которых нет необходимости прятать документы, скрываться от проверяющих, наоборот, вы сможете с высоко поднятой головой и уверенностью в своей правоте развивать и масштабировать бизнес.