Любой порядок в документообороте позволяет предприятию (его владельцу) иметь абсолютную управляемость всеми процессами.
Самое главное – не подставляться под санкции при неисполнении требований регуляторов.
Вот набор решаемых проблем с помощью грамотно организованного ЭДО:
Оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,
Любой порядок в документообороте позволяет предприятию (его владельцу) иметь абсолютную управляемость всеми процессами.
Самое главное – не подставляться под санкции при неисполнении требований регуляторов.
Вот набор решаемых проблем с помощью грамотно организованного ЭДО:
- Оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,
- Эффективное управление движением документов,
- Все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве — это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,
- Повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,
- Безопасность и сохранность документов — шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,
- Исключение дубляжа документации,
- Формирование архива происходит автоматически,
- Снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
- Прозрачность бизнес-процессов. Значительно быстрее и проще становится исполнение, получение, создание и хранение документов. Также увеличивается эффективность контроля руководством бизнес-процессов.
- Улучшение исполнительской функции. Руководитель успевает контролировать результаты и скорость работы, что увеличивает процент выполнения поручений сотрудниками.
- Требуется меньше времени на создание и обработку документов. Благодаря электронному механизму появляется возможность быстро искать, создавать, рассылать, обрабатывать документы, автоматически формировать реестры, отчеты и сводки, что улучшает качество и оперативность выполнения работы.
- Повышение уровня конфиденциальности. Участники рабочего процесса получают определенную степень доступа к базе документов компании, а любые действия сохраняются компьютерной системой. Также существенно снижается вероятность утечки информации.
- Оптимизация системы обучения сотрудников и схемы внедрения новых бизнес-процессов. Новые инструкции при наличии электронного оборота документов быстрее внедряются компанией.
- Повышение корпоративной культуры. Каждый сотрудник компании знает о всех корпоративных процессах, поскольку подразделения имеют единое информационное поле.
Конечно, всё это можно и не делать, но тогда не стоит и мечтать участвовать в серьёзных работах с серьёзными партнёрами (заказчиками).
Михаил Н.