"Сменить бухгалтера - сложнее, чем развестись с женой!" - поделился как-то своей болью один из потенциальных клиентов. Мы согласны, это очень непростой процесс. И потери могут быть куда серьёзнее, чем разбитое сердце – от штрафов и налоговых доначислений, сомнительных платежей и обязательств, до уголовного дела на директора, если бухгалтер знает Ваши секреты и расскажет их "кому надо".
Если отбросить эмоции, то можно понять, что даже с сугубо деловой точки зрения грамотное увольнение бухгалтера – процесс, сопоставимый по сложности с небольшой военной операцией. Чтобы обойтись малой кровью – держите советы от опытных солдат невидимого фронта бухгалтерии!
Шаг 1. Прикрыть тылы
Чтобы быть уверенным в том, что расставание с бухгалтером не принесёт существенных потерь вашему бизнесу, необходимо выяснить, есть ли у вас доступ к базе 1С. Это святая святых вашей бухгалтерии, и отсутствие доступа может стать неприятным сюрпризом – например, нечистые на руку специалисты могут позволить себе шантажировать бывшего работодателя доступом к базе.
Идеально, если база данных сохранена в облачном хранилище на аккаунте, к которому у вас есть доступ администратора. Если такой возможности нет, организуйте регулярный ежеквартальный забор базы – так есть шанс избежать подозрений и обид.
Когда база у вас на руках, стоит заказать независимый экспресс-аудит состояния учета, по итогам которого вам понятными словами должны объяснить, всё ли в порядке с вашей бухгалтерией. Кстати, многие компании делают эту процедуру бесплатно (мы, например!)
Шаг 2. Сесть за стол переговоров
Допустим, аудит выявил какие-либо проблемы. Это само по себе ещё не повод бросаться в бой – возможно, ситуацию можно разрешить мирным путём. В конце концов, ваш бухгалтер – это не враг, а возможно, всего лишь оступившийся соратник.
Спокойно и доброжелательно изложите, что именно вас не устраивает в работе вашего специалиста – допустим, он регулярно допускает ошибки, затягивает сроки работы, а то и попросту из раза в раз проливает коньяк на отчёты. Постарайтесь выявить причины проблемы и спросить сотрудника, какие усилия он готов приложить для выхода из ситуации.
Если же разрешить проблему не получилось, можно переходить к следующему шагу.
Шаг 3. Найти нового союзника
В смысле – вашего будущего бухгалтера. Это может быть как человек, так и организация – если вы решили вывести бухгалтерию на аутсорс. Важно, чтобы ещё до того, как вы расскажете своему бухгалтеру о намерениях расстаться, у вас был кандидат на замену.
Поиск нового сотрудника – процесс настолько запутанный, что его уже можно смело относить к одному из жанров современного искусства. Однако, чтобы не прогадать, можно, например, воспользоваться нашей шпаргалкой о том, как понять, что доставшийся вам бухгалтер – хороший специалист.
Шаг 4. Объявить о намерениях
С эмоциональной точки зрения это самый сложный шаг. Помните, что ваша задача – не унизить оппонента, а наладить работу организации. Внятно объясните причины решения, не переходите на личности. Будьте готовы к негативным эмоциям сотрудника – в конце концов, ему только что сообщили не самую приятную новость.
Также важно обсудить с бухгалтером, который вас покидает, ряд вопросов. Спросите, сколько времени потребует передача дел, какой последний месяц сотрудник готов закрыть и какая отчётность будет предоставлена. Также важно выяснить сроки, в которые будет передана отчётность и база 1С. Наконец, уточните, согласится ли бухгалтер исправить ошибки и недочёты в базе, если их обнаружит его преемник.
Шаг 5. Обеспечить приём-передачу дел
Когда-то приём-передача дел была долгим мероприятием – «старому» бухгалтеру приходилось вводить новичка в курс дела, объяснять нюансы работы именно в этой компании. Сейчас (слава компьютеризации и стандартизации!) в этом нет никакой необходимости. Коротко процедуру можно описать так:
Пункт номер А. Новый сотрудник изучает должностную инструкцию.
Пункт номер Б. Глава предприятия (вы, то есть) выпускает приказ о приёме-передаче дел, где указывает сроки процедуры, её причину, ФИО ответственных за передачу и приём дел (а это, соответственно, ваши прежний и новый бухгалтер), а также, при необходимости, состав комиссии по приёму-передаче дел.
Пункт номер В. Проводится инвентаризация имущества и обязательств вашей организации. Важно: это нужно сделать ДО увольнения бухгалтера!
Пункт номер Г. Новый бухгалтер проверяет, в порядке ли бух. учёт и отчётность в вашей компании. Будьте осторожны: некоторые сотрудники, пытаясь впечатлить нового работодателя, могут «находить» ошибки, которых на самом деле нет!
Пункт номер Д. Прежний бухгалтер передаёт новому необходимые документы.
После этого можно переходить к последнему шагу.
Шаг 6. Оценить потери
Порой случается, что новый бухгалтер находит какие-то ошибки в работе своего предшественника. Как правило, это незначительные помарки, которые несложно исправить – действительно серьёзные проблемы должны быть выявлены ещё на стадии приёма-передачи дел. Однако, порой ошибки действительно случаются. Что в таком случае делать?
В первую очередь стоит оценить финансовые потери – что произойдет, если оставить всё, как есть? Не обойдётся ли исправление ошибок дороже, чем санкции?
Если все же штрафы (и ущерб репутации!) оказались дороже, то попросите нового бухгалтера составить список претензий и перешлите их прежнему специалисту. Это лучше, чем передавать их устно – во время разговора вы можете что-то перепутать или упустить, а с готовым списком работать проще и надёжнее.
Не стоит поручать старому бухгалтеру всю процедуру исправления ошибок – достаточно запросить компенсацию финансовых потерь, которые понесла ваша компания по его вине. А исправление последствий допущенных ошибок – это уже работа вашего нынешнего сотрудника (к сожалению, практика показывает, что компенсацию проще получить от бухгалтерской фирмы, чем от человека – это отличный повод задуматься об аутсорсе!).
Итак, расставание с бухгалтером – процедура не из простых. Однако, если сохранять холодную голову и следовать нашим советам, есть все шансы пройти её с минимальными потерями!