1. Составляй план на неделю и на день
В плане на неделю записывай только основные задачи и встречи. Это поможет выстроить гибкий график на каждый день. В итоге ты реализуешь главные планы и подстроишь под них выполнение мелких задач.
2. Используй правило трех дел
Выбери три дела, которые надо выполнить за день. При этом соблюдай два условия:
- задачи не должны быть слишком простыми, иначе останется нераспланированный запас времени;
- задачи не должны быть слишком сложными, иначе не хватит ресурсов на их выполнение.
Сделай одно дело прямо сейчас — подпишись на канал «120 секунд».
3. Ограничивай время на выполнение задач
Назначь каждой задаче срок выполнения. Чтобы он не затянулся, включи таймер на телефоне или компьютере. Звуковой сигнал напомнит, что пора заканчивать с одним делом и переходить к следующему.
4. Если есть две важные задачи — определи, какая более приоритетная
Допустим, два клиента хотят встретиться с тобой в одно и то же время. Перенести время нельзя. Оцени, сколько выручки они приносят компании, насколько приятны в общении, как долго нужно добираться до места встречи с каждым. Не пытайся успеть все и сразу — с одним клиентом можно встретиться лично, а к другому отправить заместителя.
Читать ещё: Как принимать важные решения: пошаговая инструкция
5. Закладывай 25% времени на непредвиденные дела
В течение дня возникнут новые задачи, которые потребуют твоего внимания. Запланированные дела тоже могут занимать больше времени, чем предполагалось: встречи затягиваются, партнеры опаздывают, сотрудники слишком медленно работают. У тебя всегда должен быть запас времени на такие случаи.
6. Используй правило трех гвоздей
Представь, что на стену прибиты три гвоздя. Если появляется новая непредвиденная задача — ты «вешаешь» ее на первый гвоздь и забываешь о ней. Если та же задача возникает вновь — ты «перевешиваешь» ее на второй гвоздь. То же самое происходит в третий раз. Но если задача напоминает о себе в четвертый раз, значит, она действительно серьезная и ее нужно выполнить. Не злоупотребляй этим правилом — применяй его, только когда нужно сосредоточиться на важных делах и совсем нет времени отвлекаться.
7. Делегируй
Распредели часть обязанностей между компетентными сотрудниками. Занимайся только теми делами, с которыми не справятся твои подчиненные. Некоторые задачи можно передать на аутсорс специализированным агентствам или консультационным фирмам. При этом не занимайся одновременно несколькими задачами. Постоянное переключение с одного дела на другое снижает результативность.
Читать ещё: Как работать 30% времени вместо 99%
8. Записывай все, чем занимаешься в течение дня
Фиксируй все до мелочей: прослушивание звонков сейлзов, поездку в такси, разговор с поставщиком, обсуждение системы премирования. Напротив каждого дела пиши, сколько времени оно заняло. Необязательно делать это постоянно, но полезно вести такие списки хотя бы в течение двух-трех недель. Ты начнешь лучше понимать, на что реально уходит время.
9. Делай перерывы
Хорошо работает техника Pomodoro — 5 минут отдыха на 25 минут работы (и еще два перерыва по 20 минут каждые три часа). Установи жесткий график отдыха. Например, ровно в 13.00 начинай 40-минутный перерыв. Не откладывай отдых, даже если тебе кажется, что ты не устал. После паузы ты будешь работать гораздо продуктивнее.
11. Работай над ошибками
В конце каждого дня оцени, насколько эффективно ты потратил свое время. Задай себе следующие вопросы: Какими делами можно было не заниматься?, Почему выполнение той или иной задачи затянулось?, Что можно сделать, чтобы уменьшить расход времени?
Читать ещё: Как нанять «повелителя времени»