Компании-участники международного логистического альянса АСЕХ поделились подходами работы с клиентами. В этой статье собраны некоторые рекомендации и советы о том, как сэкономить время и деньги, предотвратить возможные риски, не навредить своей репутации и доставить груз в целости и сохранности.
1. Сбор первичной документации сократит время согласования заявки
Перед размещением заявки важно определить, какой по весу, объему, типу, стоимости и характеру товар необходимо отправить или получить к определенной дате и до или из какой точки мира его надо транспортировать. Такого рода данные при первичной коммуникации с транспортным логистом помогут сократить время для получения необходимой информации о стоимости и возможности исполнения заказа согласно согласованным с контрагентом условиям Инкотермс.
2. Аутсорсинг услуг ТЭО повысит оперативность обработки запросов
Базы проверенных надежных перевозчиков в открытом доступе нет, а поиск опытных менеджеров со своими наработками может отнять много ресурсов. В этих случаях можно воспользоваться услугами аутсорсинга.
Марат Зайнетдинов, операционный директор NAWINIA, член АСЕХ в Москве:
Если у клиента нет опытного отдела логистики или отдела закупок, или грузовладелец ограничен в сроках, то лучше отдать функцию отбора поставщиков транспортных услуг на аутсорсинг экспедитору с репутацией. Качественный логистический провайдер имеет опытный персонал и выверенные практикой процедуры закупок, а также годами наработанную базу перевозчиков. Клиент может задать определенные критерии по стоимости и качеству услуг, зафиксировать их в договоре ТЭО, мониторить исполнение по KPI.
3. Получить отсрочку платежа легче, если договориться заранее «на берегу»
Если необходимой суммы в обороте нет, компании могут попросить об отсрочке платежа. Эффективный способ ее получения — предоставление какого-либо залога в качестве гарантии оплаты.
4. Добиться выгодных условий страховки поможет индивидуальный подход
Страховые компании постоянно предлагают новые виды услуг. Клиентам предоставляют онлайн отчеты, снижают ставку при росте оборота, делают страховые выплаты без лишних справок. Экономия на этом вопросе, по мнению экспертов, может поставить грузовладельцев в сложное финансовое положение. Индивидуальные параметра договора, наоборот, помогут добиться более выгодных условий.
Денис Бобраков, коммерческий директор АСЕХ в Новороссийске:
Лучше потратиться на страховку, чем понести безвозвратные убытки. Тем более, сейчас предлагается большой спектр таких услуг с широкой ответственностью перевозчика. Наша компания работает, в основном, на морских перевозках, где всегда есть риск повреждения груза. При высокой степени волнения моря контейнеры могут промокнуть, либо случится еще что-то более серьезное. Все уже давно поняли, что страховка — один из главных пунктов договора. Раньше клиенты просто теряли деньги, даже если суда тонули из-за внешних факторов, таких как стихийные бедствия. Теперь мы сразу предлагаем оформить необходимые страховые полисы.
5. Интернет-сервисы и онлайн-приложения помогут в работе
Цифровизация логистики постоянно развивается, повышая скорость, качество и прозрачность услуг. Участниками альянса также недавно были запущены цифровые платформы, на которых транспортные компании могут мгновенно получать и предоставлять своим клиентам точный вариативный расчет услуг международной перевозки сборных и контейнерных грузов.
Павел Авраменко, операционный директор компании АТС, член АСЕХ в Шанхае:
Мы используем узкоспециализированные TMS и ERP-системы, заточенные именно для обеспечения работы транспортных компаний. В ближайшее время мы запускаем трекинг-систему, которая позволит контролировать движение даже не грузовой партии, а каждого отдельного грузового места, и отчитываться перед клиентом за движение каждого грузового места в режиме реального времени.
6. Правильность составления документов следует проверить всем сторонам сделки, чтобы избежать ошибок
Сейчас практически у любой компании есть юридические отделы, которые сопровождают сделки и объясняют порядок и нюансы выполнения условий торгового контракта. Однако, эксперты все же настаивают, что совместная предварительная проработка документов с логистическим партнёром позволит избежать ошибок, уберечь кошелек от расходов и нервы от ненужного стресса.
Мирослав Золотарев, Председатель Правления Альянса АСЕХ:
Нужно оговаривать, кто несет ответственность за документы, и кто проверяет данные. Если это не сделать, то отвечать придется клиенту самому, поскольку согласно правилам перевозок, клиент отвечает за предоставление сведений: например, при авиаперевозке логист печатает накладную, но отвечает за сведения отправитель, по логике он должен проверить данные или четко поручить это сделать логисту. Если логист добросовестный, то в случае проблем он будет отвечать за них, и у клиента не возникнет вопроса куда обращаться — конечно, к своему контрактному исполнителю. При этом исполнитель должен объяснить клиенту лимиты ответственности и свои возможности отвечать за действия перевозчиков в цепочке.
7. Проверка контрагентов исключит риск связи с недобросовестными компаниями
Перед сотрудничеством с той или иной компанией не будет лишним провести элементарную проверку. Она не отнимет много времени, но даст представление о том, с кем вы связываетесь: кто владелец, кто контрагенты, что пишут СМИ — «чеклист» при желании можно расширить. Эти вопросы нужно ставить как в отношении небольших, так и известных международных корпораций.
Алексей Липатов, руководитель департамента мультимодальных перевозок, АСЕХ Москва:
Если стоит задача проработать один-два маршрута или настроить работу со сборными грузами, то обращаться к монстрам скорее не стоит. Однако при выборе партнера стоит учитывать наличие опыта именно по нужным вам сервисам. Этот опыт должен подкрепляться рекомендациями клиентов или партнеров, фотографиями осуществленных проектов и т.д. Верить на слово или сайту с общими фразами не стоит. Не бывает компаний, которые умеют делать «все лучше всех» и «почти бесплатно.
8. Размер и известность компании не всегда гарантирует качество сервиса
Поиск оператора может вызвать трудности выбора — доверить перевозку иностранной или российской компании. Принцип известности и глобального масштаба работы компании работает не всегда. У специалистов есть ряд рекомендаций на этот случай.
Алексей Лувсан, заместитель директора по оперативной работе, АСЕХ в Финляндии:
Есть риски и преимущества, связанные с передачей фрахта маленьким фирмам. Но размер компании — это не ключевой фактор в вопросах доверия и рисках. Я бы не стал давать дорогой груз маленькой, малознакомой фирме. Так же сложные и нестандартные услуги я бы заказывал у крупных компаний с опытными сотрудниками. Когда в ходе перевозки возникают проблемы, как правило, большие корпорации более стандартизировано подходят к их решению, но у маленьких компаний лучше с гибкостью услуг и коммуникацией.