Конечно же, жизнь человека измеряется временем. К сожалению, не все люди осознают его ценность и не понимают, что время, потраченное напрасно или проведенное в бездействии – утрачено навсегда.
Молодым его всегда не хватает, чтобы творить, создавать и работать, а старикам - для того, чтобы жить и радоваться успехам детей, внуков и правнуков.
Время - удивительное средство, которое невозможно накопить, но, к сожалению, так легко попусту потратить. Часто можно услышать фразу: "Я ничего не успеваю" от своих родственников, друзей или коллег. Порой нам хочется, чтобы в сутках было еще пару дополнительных часов в связи с тем, что мы попросту не успеваем сделать все задуманное. К огромному сожалению, это невозможно.
Поэтому каждый человек, который хочет успевать делать все свои дела качественно, оставляя при этом в своем графике место для отдыха, должен знать секреты, как правильно распределять свое время.
Процесс управления временем настолько сложен, что учёные-психологи разработали целую технологию организации времени и повышения эффективности его использования, которая получила название тайм-менеджмент.
Тайм-менеджмент – это способность человека эффективно управлять своим личным временем, которая заключается в умении сортировать первостепенные дела от не очень спешных дел.
В тайм-менеджменте есть много правил и советов, но мы рассмотрим топ3 эффективных, которые заставят переосмыслить многое.
1. Принцип Парето (Закон 80/20).
Он был сформулирован итальянским экономистом и социологом Вильфредо Парето в конце XIX века. До сих пор это один из наиболее распространенных способов оценки эффективности какой-либо деятельности.
Закон звучит так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата».
Трактовать это можно так: Только 20% усилий, которые прилагает человек, гарантируют 80% эффекта, а остальные 80% энергии расходуются практически впустую и обеспечивают не больше 20% результата.
По сути, только часть наших действий является по-настоящему эффективной.
Данный принцип можно применять во многих сферах нашей жизни, а именно:
- Управление временем. Составьте список дел: это ведь так легко! Вначале следует выполнять те действия, результат которых по-настоящему важен. Остальными можно пренебречь.
- Финансы. Чтобы повысить свое благосостояние, нужно выяснить, какая деятельность приносит бо́льшую часть (80%) прибыли. На ней необходимо сосредоточиться. Второстепенные способы заработка можно отодвинуть на второй план.
- Продуктивность. Определив для себя время наибольшей продуктивности, необходимо посвящать его самым важным делам.
- Самообразование. 80% прочитанных книг/просмотренных фильмов не приносят пользы и не остаются в памяти. Оставшиеся 20% оказывают влияние на формирование взглядов и жизненных ценностей.
- Имущество. Многие люди испытывают слабость к ненужным, которые практически не используются. Все мы однажды думали: "Оставлю-ка я эту баночку, может пригодится". На самом деле, такие баночки лишь накапливаются, а используется из них лишь одна.
- Взаимоотношения с людьми. Как вы могли догадаться, в нашем окружении есть лишь 20% людей, которых необходимо поистине ценить.
Используя этот метод, вы научитесь делать лишь то, что поистине важно, оставляя время на важные дела и на близких людей.
2. Правило 6-ти "П".
Из принципа Парето вытекает необходимость планирования своей деятельности.
Многие известные люди, добившиеся успеха в своей жизни, много времени посвящали планированию. Это необходимо для повышения продуктивности и управления временем.
Правило 6-ти «П» гласит: Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.
Расписывать свои задачи необходимо на листке бумаги. Это своего рода карта, которая не даст сбиться с намеченного пути.
Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте её. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой.
Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки и старайтесь выполнить ее.
3. Матрица Эйзенхауэра.
Придумал такую матрицу34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Легко догадаться, что этот человек был очень занят и занимался многими делами сразу. По этой причине он решил оптимизировать свой план работы. Итогом стала рассматриваемая нами матрица.
Идея матрицы в том, чтобы распределить дела по степени важности/неважности и принять решение о том, когда стоит заняться тем или иным вопросом, или не заниматься им вовсе.
Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех квадратов, которые появились благодаря соединению двух осей. Все запланированные дела Эйзенхауэр предложил расписывать по этим квадратам, разбивая их на 4 категории по принципу срочности и важности.
Заполнив матрицу, вы сможете понять, что необходимо сделать в первую очередь, а о чем можно забыть навсегда.
1) Сектор 1 или А. Важные и срочные дела.
Если вы все спланировали правильно, то поздравляем - этот квадратик окажется пустым! Если же у вас появились здесь дела, то вы неправильно используете свое время. Значит, вы что-то упустили и не доделали. Планирование в этом квадрате связано с вашей самодисциплиной, умением предвидеть последствия.
Пример дел из сектора А:
- Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом;
- Оплата банковского счёта (завтра уже банк начислит штраф за просрочку);
- Срочный визит к стоматологу.
2) Сектор 2 или В. Важные, но не срочные дела.
Для вас - это самый ценный квадрат. Сюда необходимо вписывать дела, которые необходимо сделать сразу же, как только они тут появляются. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список текущих дел на день. Поскольку задачи в этом секторе не требуют неотложного решения, то у человека появляется возможность выполнить их максимально качественно и конструктивно.
Если вовремя не выполнить дела из этого сектора, вскоре они перейдут в сектор "А". Ваша задача - не допустить такого. По статистике, тот, кто делает акцент на секторе В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.
Пример задач из сектора В:
- Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг;
- Купить продукты на неделю;
- Написать реферат, который нужно сдать только через 2 недели;
- Сделать фото на документы, потому что скоро нужно будет делать новый пропуск.
3) Сектор 3 или С. Срочные, но не важные задачи.
Дела из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В, потому что они будут только отвлекать и лишь отнимать драгоценное время.
Пример задач из сектора С:
- Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения;
- Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно);
- Срочно отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги.
От этих дел скорее хочется избавиться. Им, конечно, нужно уделить внимание, но быстро. Не стоит делать на них долгого акцента, так вы теряете из вида свои приоритеты.
Самое главное в этом НАУЧИТЬСЯ ГОВОРИТЬ НЕТ!
4) Сектор 4 или D. Несрочные и неважные дела
В этом секторе находятся "пожиратели" нашего времени. Этим делам противостоять очень трудно, но делать это необходимо. Тем не менее, не стоит полностью от них избавляться. Такие дела можно делать, но только после того, как все другие квадраты пусты! При этом жестко лимитируя время, которые вы им выделяете.
Пример задач из сектора D:
- Поиграть в компьютерные игры;
- Полазить по интернет-магазину одежды и купить себе «что-то новенькое»;
- Посидеть в соцсетях.
Иными словами в последнем квадрате притаились самые настоящие поглотители времени.
В заключении хочу отметить, что тайм-менеджмент является неотъемлемым помощником в организации времени любого человека, который хочет научиться успевать делать то, что запланировал в нужные сроки.
Это не умение управлять временем, а умение управлять своей деятельностью во времени и пространстве. Желаю всем научиться этому!