Письменная коммуникация является очень важной для современных преподавателей тем более тех, кто работает удаленно. Ведь учителя-удаленщики, преимущественно, общаются именно с помощью электронной почты, Skype, Slack и других мессенджеров. Согласитесь, случаются такие ситуации, когда под влиянием сильных эмоций мы делаем что-то, о чем потом жалеем, но уже, к сожалению, нельзя ничего изменить. Именно поэтому очень важно думать на несколько шагов вперед и правильно реагировать на ту или иную ситуацию. Тем более, когда речь идет о письменной коммуникации. Конечно, вслух сказать что-то не подумав куда проще, но и в переписке можно с легкостью поступить необдуманно и потом пожалеть об этом. Необдуманные и поспешные письменные ответы могут не только испортить ваши отношения с коллегой, студентом или начальством, но даже и подорвать вашу карьеру.
Именно поэтому мы хотим поделиться небольшой инструкцией, которая поможет вам правильно реагировать даже на самое неприятное письмо или сообщение.
1. Не пишите ничего, когда разозлены или расстроены
В моменты сильных отрицательных эмоций наш ум и рассудок могут… затуманиваться и мы не размышляем так ясно, как в более стабильном состоянии. Сильное раздражение и ярость — очень сильные эмоции, которые способны полностью лишить нас возможности размышлять рационально. В таком состоянии у нас нет ни единого шанса написать адекватное и конструктивное письмо.
2. Сделайте паузу… (можно скушать Twix)
Когда вы чувствуете, что вот-вот готовы сорваться и написать в ответ что-то необдуманное, постарайтесь сделать несколько глубоких вдохов и успокоиться. Сделайте перерыв. Если сообщение, на которое вы должны ответить, не является чем-то срочным, лучше подождать как можно дольше, взвесить все “за” и “против”, хорошенько поразмыслить над вашим будущим ответом. Если же вы должны ответить как можно скорее — отойдите от монитора вашего компьютера (или уберите смартфон подальше), зайдите на кухню, выпейте чашку чая или кофе с чем-нибудь сладким. Это вас отвлечет хотя бы на короткий срок, вы сможете успокоить нервы и будете куда более готовыми к правильному ответу.
3. Мыслите и рассуждайте как можно объективнее
Если у вас есть друг или член семьи, который смотрит на мир позитивнее, чем вы — он сможет вам помочь в этой ситуации. Дайте ему прочесть ваше письмо перед тем, как его отправить. В принципе, любой человек с “нейтральной стороны” может быть вам полезен, потому что он сможет адекватно взглянуть на ситуацию со стороны. Но не просите помощи тех, кто менее позитивен или который непосредственно имеет отношение к вашей ситуации и, соответственно, письму.
4. Взгляните на точку зрения вашего собеседника
Мы не можем не согласиться — это бывает очень сложно. Практически невозможно. Особенно, если ваш собеседник наругал вас, раскритиковал вашу работу или сделал серьезное замечание. Но если мы в состоянии остановиться и осознать всю сложившуюся ситуацию, у нас может появиться возможность поставить себя на место другого — нашего оппонента в данном случае и попытаться понять, почему он написал то, что написал. Недопонимание является одной из главных причин необдуманной коммуникации.
5. Сделайте все, чтобы прояснить ситуацию
Если есть возможность — поговорите с собеседником лично или хотя бы по телефону. Хорошо, что и Skype, и Google Hangouts нам сегодня это позволяет. Если не получается понять друг друга по переписке — сделайте все для совершения устной коммуникации. Электронные письма и сообщения могут нас легко запутать: у каждого своя манера письма, а в деловом сообщении вообще может быть невозможным уловить какие-либо эмоции.
Не забывайте, что здоровая коммуникация может зависеть от множества различных факторов, но именно осознанность и ваше терпение могут сыграть в вашу пользу и уберечь нас от проблем и сожалений.
А что вы делаете для успешной письменной коммуникации? Делимся в комментариях!
Элина Стерина