Офисные пространства в развитых странах первыми сделали шаг в сторону гибкости и мобильности. В России такой тренд возник сравнительно недавно – около 15 лет назад. Однако уже можно сделать первые выводы и определить перспективы развития рабочих пространств. Компания FORT Project проанализировала тенденции в строительстве и дизайне офисов, построенных за последние два года, рассмотрев свыше 200 столичных офисов российских и международных компаний в сегментах IT, коммуникации, банки, торговля, консалтинг, производство, промышленность, медиа и фармацевтика, а также изучив международные тенденции.
Сколько стоит гибкий офис и зачем он вам нужен
Стоимость создания офиса составляет 35-100 тыс. рублей за квадратный метр, то есть в среднем по Москве – около 50 тыс. руб. Если же речь идет о реконструкции существующего офисного пространства, требуется более индивидуальный подход, и бюджет для каждого кейса зависит от масштаба работ.
Среди причин для строительства нового офиса или обновления действующего рабочего пространства компании все чаще называют необходимость повысить лояльность сотрудников и эффективность офисной работы. Кабинетная система изолирует сотрудников от руководства, работники не чувствуют себя вовлеченными в жизнь компании и легко меняют место работы, а компания теряет ценных сотрудников.
Опенспейсы и гибкие офисы стирают границы между начальниками и подчиненными, помогают сотрудникам чувствовать себя частью общего целого.
Но инвестиции в интерьер приносят подобную отдачу, только если на этапе подготовки проекта ремонта компания анализирует, какие офисные опции востребованы, оценивает опыт других компаний, выясняет, чего на самом деле хотят работники. В противном случае, велик риск поддаться обаянию краткосрочных интерьерных трендов и потратить деньги впустую.
На этом этапе самое сложное – объяснить клиенту, что создание гибкого офиса – процесс небыстрый, но при правильном подходе выгодный и для компании-арендатора, и для сотрудников.
С чего начать
Первый этап создания эффективного офисного пространства – проведение исследования. Оно необходимо для того, чтобы точно оценить потребности компании. Далеко не всем в офисе нужен настольный футбол, фитостены и зоны для медитаций.
В ходе исследования собирается и анализируется максимальный объем данных как с помощью живого общения, так и с помощью применения современных технологий. Специалисты беседуют с менеджерами, отделами, организуют фокус-группы, прислушиваются к мнению каждого сотрудника – каких опций им не хватает, как они представляют комфортный офис. Различные сенсоры помогают определить, насколько эффективно используется каждое рабочее пространство и почему, каких опций не хватает сотрудникам. В результате эта информация помогает оптимизировать «квадратные метры» в новом офисе. Его общая площадь может быть в два раза меньше старого, но при этом сотрудники будут чувствовать себя комфортно. В итоге офис, рассчитанный на 400 рабочих мест, при правильной планировке вместит 700 человек, а аренда обойдется на 20-25% дешевле.
В обычных офисах ежедневно занято около 80% рабочих мест (кто-то в этот день на встречах или переговорах, кто-то – в командировке, в отпуске или на больничном). При этом стоимость одного рабочего места в Москве может достигать полумиллиона рублей в год. Гибкие офисы помогают работодателю не переплачивать – в них есть ровно столько рабочих мест, сколько нужно на текущий момент, а затраты на содержание офисного пространства снижаются на 30%.
Для корпораций-гигантов счет идет на миллионы евро. Компания Phillips, использующая «гибкие» принципы в своих офисах по всему миру, утверждает, что экономит около 30 млн евро в год.
Пространство – это инструмент влияния на поведенческие модели людей. Исследование помогает определить специфику каждого отдела, способы коммуникации, потребности. Для каждого отдела готовится индивидуальный сценарий, чтобы обеспечить комфорт всех сотрудников.
Подобное исследование займет порядка 2 месяцев, но в перспективе поможет косвенному возврату вложенных средств за счет снижения арендной ставки (в полтора раза), затрат на каждого сотрудника (в 2 раза), их более эффективной работы и минимальной текучки кадров.
Существует несколько видов комфорта. Если их представить в виде пирамиды, в основании находится физический комфорт – удобная мебель, акустика, личное пространство. Затем идет функциональный комфорт – наличие инструментов и оборудования для работы. Необходимо учесть потребности людей в пространствах для концентрированной работы, работы в команде, отдыхе, обучении, общении с коллегами, виртуальном общении. И, наконец, психологический комфорт. У каждого сотрудника своя мобильность и свое представление о психологическом комфорте – кому-то нужны креативные зоны (библиотека, кофе-поинты, мастерские, игровые), кому-то – возможность уединиться для концентрированной работы.
Центральное статистическое бюро Нидерландов (одной из первых стран, начавшей применять «гибкие» стандарты в создании офисов), провело исследование и выяснило, что производительность труда сотрудников «гибких» офисов повышается на 20-40%. Опрошенные руководители компаний утверждают, что переход к новому формату рабочих пространств позволяет сэкономить больше средств, чем сокращение штата.
Строить или реконструировать: цена вопроса
После проведения исследования переходим к следующим этапам: проектированию, дизайну, реализации проекта и вводу в эксплуатацию.
Благодаря грамотному исследованию и постоянному общению и обсуждению идей с будущими новоселами заказчик, как правило, быстро согласует проектную документацию и не вносит правок, либо вносит минимальное количество.
Ошибочно считается, что основные затраты связаны со строительством и проектированием. Отделка и оборудование, работа архитекторов и строителей составляет порядка 30% бюджета.
Стараясь сэкономить на архитекторах и строителях, можно получить некомфортное и некачественное рабочее пространство, которое придется переделывать. На самом деле в проекте переезда экономить можно и нужно на иных статьях. Во-первых, это аренда нового рабочего пространства. Пока проектируется и строится новый офис, компания вынуждена платить за аренду дважды: за старый офис и за тот, в который планирует переехать. Обычно переезд занимает около 10 месяцев. Стоимость аренды в среднем равнозначна 5-10% стоимости строительства. Даже если сократить этот срок на 1 месяц, это уже ощутимо снизит его стоимость. Кроме того, проектирование и бюджетирование проекта офисного ремонта нужно проводить одновременно, чтобы выбрать оптимальный вариант решений. Самая затратная статья переезда из одного офиса в другой (около 70% бюджета) - инженерные системы. Их правильное размещение позволяет сэкономить на объеме необходимых материалов и строительстве не в ущерб качеству. Грамотный генподрядчик создаст качественный продукт по адекватной цене и снизит затраты заказчика.
В некоторых случаях требуется не построить офис «с нуля», а переделать помещение под запросы заказчика. Реконструкция не всегда обходится дешевле, однако затраты можно снизить. В качестве примера рассмотрим офис для компании «Черкизово», реновацией которого занимался Fort Project.
Перед началом работы было проведено исследование существующих инженерных систем. Их потребовалось не демонтировать, а обновить, что, конечно, гораздо дешевле. В результате стоимость работ снизилась с 22 тысяч рублей за квадратный метр до 17 тысяч.
На мебели тоже не стоит экономить. Как правило, в «гибких» офисах используется эргономичная мебель. Ее основные характеристики – безопасность, экологичность, гипоаллергенность, комфортабельность, многофункциональность и мобильность. Такая мебель стоит дороже обычной – например, цена эргономичного стула может варьироваться в диапазоне от 7 до 70 тысяч рублей. В эту сумму закладывается продолжительный гарантийный срок. Кроме того, такая мебель поможет избежать проблем со здоровьем, таких как ухудшение зрения, головные боли и боли в спине, с которыми обычно сталкиваются люди, занятые офисной работой. Использование такой мебели выгодно работодателю - она снижает утомляемость, обеспечивает максимальный комфорт и, как следствие, повышает эффективность сотрудников.
Офис, нам надо поговорить
Грамотный подход к созданию качественного рабочего пространства в России и за рубежом схож: на первом этапе проводится исследование, сбор информации за счет живого общения, воркшопов и применения сенсорного оборудования. Эта информация анализируется, и только после этого начинается собственно проектирование.
Однако страны, в которых идея agile-офисов возникла на 10-15 лет раньше, чем в России, делают рабочие пространства не только гибкими, но и умными. Для этого используются и разрабатываются передовые цифровые технологии.
После ввода офиса в эксплуатацию сенсорный мониторинг не прекращается. Специалисты собирают информацию о том, как люди ведут себя в течение дня, какие пространства используются эффективно, а какие нет. На основе этой информации с помощью веб-технологий создаются тепловые карты (heat maps), на которых с помощью разных цветов отображается активность и эффективность той или иной части офиса. Например, если одна из переговорных букируется значительно реже, чем остальные, проводится опрос сотрудников для выяснения причин такого неэффективного использования. Недостатки (плохая звукоизоляция, отсутствие экрана для презентаций, устройств для подзарядки и т. д.) оперативно устраняются.
Ультрасовременный офис должен уметь «разговаривать» с сотрудниками. Для этих целей крупные международные провайдеры интерьерных решений разрабатывают и внедряют специализированное программное обеспечение. Для менеджеров по оборудованию создан специальный софт, который, при найме новых сотрудников, «рассказывает», где есть свободное место, какого оборудования в нем не хватает и где его взять. В будущем то же ПО будет содержать информацию о каждом предмете мебели и оборудования («возраст», принципы работы и правила использования).
Бронирование переговорных с помощью смартфонов и планшетов не ново. Еще одна тенденция – обеспечение их максимальной эффективности. К примеру, если сотрудник, забронировавший помещение, не появляется в течение 15 минут, индикатор над входом меняет цвет с красного на зеленый - переговорная свободна. Однако если сотрудник задерживается, но не хочет отменять совещание, он может удаленно с помощью того же смартфона продлить бронь на нужное время. Такое программное обеспечение приобретает и другие функции: заказ ланча, кейтеринга и даже возможность «общаться» с рабочими пространствами. Например, попросить снизить температуру в переговорной для более комфортного проведения совещания или подобрать помещение с подходящим оборудованием для видео-конференций.
В гибких и умных офисах мобильно все, даже дизайн. Компании развиваются и меняются: вчера их брэнд и ценности наиболее точно отражал индустриальный дизайн, а завтра появится необходимость сделать его более нейтральным. Для этого разрабатывается и тестируется технология, которая поможет менять характер офиса «в один клик».
Некоторые компании идут еще дальше – перед введением офиса в эксплуатацию проводятся репетиции, которые помогают оценить результат работ и выявить недостатки, или тестируют предлагаемые решения на собственных сотрудниках и, таким образом, демонстрируют заказчику эффективность этих решений.
Кто такой FAANG
Как известно, пионерами в использовании «гибких» офисов стали крупнейшие хай-тек компании. FAANG – аббревиатура из первых букв названий самых успешных из них: Facebook, Apple, Amazon, Netflix и Google. Именно они задают стандарты создания бизнес-среды. Эти бизнес-гиганты, как и их офисы, давно стали символами успеха, поэтому на них равняются и стараются следовать выработанными ими принципам создания «гибких» рабочих пространств компании во всем мире.
Немного статистики: нам есть куда расти
Несмотря на позитивную динамику развития офисных пространств в Москве, многие компании все еще воспринимают идею «гибкого» офиса с осторожностью.
Чаще всего заказы поступают от иностранных компаний или предприятий западного плана. Местные компании нередко считают, что, если модно, значит дорого и бессмысленно. Кроме того, топ-менеджеры российских бизнесов привыкли к определенному укладу и боятся, что в опенспейсах окажутся на виду у всех остальных и лишатся личного пространства. С другой стороны, кабинетная система формирования офисных пространств (начальник отдельно, сотрудники отдельно) обеспечивает субординацию.
Наиболее распространенным типом организации рабочих пространств за последние два года стала смешанная планировка, в которой присутствуют как классические кабинеты, так и open space. При этом общая площадь открытых пространств зачастую доходит до 95%, 5% исследуемых офисов полностью отказались от кабинетной работы и меньше пятой части имеют какое-либо количество незакрепленных рабочих мест и не включают в себя классические кабинеты для руководства.
Особые тренды также отмечены в организации зон для переговоров. Так, переговорные-трансформеры используют всего 15% компаний, а 12% офисов предлагают своим сотрудникам collaboration-zones и зоны для совместной креативной работы. Всего 10% исследованных компаний располагают переговорными с дополнительными функциями – «переговорная-бар», «переговорная-шоурум» и другие.
В организации пространств для отдыха сотрудников и мест приема пищи также преобладают практичные, а не креативные решения. Подавляющее большинство компаний предлагает в качестве места для отдыха классические мягкие зоны – группы кресел, пуфов с диванами, и только 10% - нестандартные зоны отдыха и творчества, в частности, гитарные комнаты, библиотеки, галереи и творческие мастерские.
С другой стороны, российские компании много внимания уделяют здоровью и спортивной форме своих работников: спортивные интересы сотрудников готовы удовлетворить 32% компаний, из которых 10%, кроме активных занятий, предлагают также релакс-зоны в виде штатных массажных кабинетов и SPA.
В большинстве проанализированных офисных пространств применяются специальные акустические решения - потолочные панели, панно, перегородки и мебель с акустическими покрытиями. При этом, только 7% исследованных офисов включают в свою структуру акустические кабины и зоны для конференц–коллов.