Готовитесь к долгожданному корпоративу? Или планируете рабочую поездку на конференцию? Или, может, ожидаете увлекательного тимбилдинга? Какими бы ни были ивенты, обычно для участников и гостей они проходят насыщенно и весело. Но не каждый задумывается над тем, какая колоссальная работа была проделана организаторами до этого мероприятия.
Как все успеть? Как ничего не упустить, не забыть, не опоздать? Ведь иногда малейший сбой, «прокол», неполадки или форс-мажор могут испортить впечатление от всего мероприятия. А некоторые ивенты готовятся месяцами, в них задействованы сотни и тысячи участников!
Потому для организации и систематизации всех вопросов в подготовке организаторы используют вспомогательные материалы. Это документы, чек-листы, планы и сметы – словом, все, что визуализирует процесс и помогает избежать недоразумений. Сотрудники агентства событий «Авентура» решили поделиться своими секретами и показать подготовку к событию изнутри. Эти материалы и документы помогут при организации идеального события, например, если вы решили провести мероприятие своими силами. Наша статья будет полезна в первую очередь маркетологам, руководителям pr и hr отделов.
Бриф
Это один из важнейших этапов. Во время общения с руководителем компании важно понять цели и задачи мероприятия, уловить задумку, главную идею, чтобы потом максимально точно ее реализовать. Иногда эти желания выражаются между слов, нужно их прочувствовать.
Бриф состоит из нескольких блоков. Например, мы используем следующую структуру:
- Основная информация о мероприятии (дата, время, город и место проведения, повод, основное послание (ожидаемые результаты), цель мероприятия, формат (корпоративное мероприятие, открытие, тимбилдинг, конференция, семинар, презентация, пресс-конференция, рекламная акция, спонсорское участие, выездное мероприятие, запуск нового продукта, другое).
- Аудитория (общее количество участников, средний возраст, состав: сотрудники %, партнеры %, VIP-гости %, пресса %, из них: Мужчины %, Женщины %).
- Пожелания по месту проведения мероприятия (ресторан, загородный комплекс, гостиничный комплекс, ночной клуб, конференц-зал, открытая площадка, выставочный центр, наличие VIP-зоны, другое).
- Обеспечение логистики (трансфер для гостей, обеспечение логистики переезда из разных городов, организация проживания, возможность парковки, особые условия).
- Формат питания (банкет, фуршет без рассадки, фуршет с рассадкой, кофе-брейк, пикник (барбекю), коктейль).
- Пожелания по техническому обеспечению (свет, звук, сценические конструкции, видео оборудование (светодиодные экраны, плазменные панели, проекционное оборудование), оформление, декор, специальные эффекты (лазерное шоу, световое шоу, 3-D проекция и т.д.).
- Рекламно-имиджевое сопровождение (подарки, сувениры, пригласительные, бейджи, фирменные пакеты, ручки, блокноты, футболки, кепки, дипломы, награды, баннеры, афиши, другое).
- Программа мероприятия
- Официальная часть (выступление руководства, выступление сотрудников, выступление партнеров, церемония награждения, презентационный фильм , имиджевый ролик)
- Шоу-программа (ведущий, шоу-балет, dj, живая музыка, оригинальный жанр, «звезда» эстрады, пиротехническое шоу (фейерверк), шоу-номера, другое)
- Дополнительно (фото-видео, съемка экскурсии, переводчик, брендирование площадки, регистрация гостей, другое)
- PR-сопровождение (привлечение СМИ, организация пресс-конференции, продвижение в соц сетях, написание PR-постов, внутрикорпоративный PR).
- Предполагаемый бюджет мероприятия (без НДС)
- Контактная информация о заказчике (Ф.И.О., должность, контакты).
Как видите, бриф – это, список важных вопросов о целях и задачах мероприятия, дате и сроках, формате и месте проведения, аудитории, сопроводительных услугах: кейтеринге и логистике. Обычно мы предоставляем шаблон брифа, который в процессе обсуждения может дополняться. Тут важно не упустить нюансов. Чем полнее будет сформулирована задача, тем точнее она будет реализована.
Презентация с концепцией события
Презентация – это визуализированная концепция ивента, то, каким вы его видите, исходя из предыдущих обсуждений. Это краткая предварительная программа мероприятия, отраженная в нескольких емких слайдах. Она не должна включать всю информацию, расскажите о самых ярких и интересных моментах, нюансах и «фишках». Заразите своей идеей через слайды, чтобы руководитель поверил вам и вашей задумке.
В презентации можно рассказать о целях и задачах события, форме проведения, стилистике и атрибутике, коротко о сценарии, об основных его этапах, ярких моментах, развлекательной программе. На каждом этапе показывайте предполагаемый результат, решение определенных задач, реализацию концепции. Не забудьте упомянуть об уникальности проекта, креативности, новшествах. Если требуются какие-то особые условия, это также можно отметить.
Успешная презентация – залог успешной реализации вашей идеи. Идеальным вариантом будет, если вы предложите альтернативные концепции (2-3). Руководитель оценит ваши старания и ответственный подход к работе.
Смета мероприятия
Смета – это предварительный список расходов, которые потребуются для реализации данного проекта. Она нужна для того, чтобы руководитель мог оценить предстоящие затраты. Обычно смета рассчитывается по максимуму, и в процессе согласования корректируется: сокращаясь или наоборот увеличиваясь. В любом случае, перед составлением сметы важно знать, на какой бюджет можно рассчитывать.
В смете обязательно указываются основные и дополнительные расходы: аренда площадки, оплата ведущим, артистам и звукорежиссеру, аренда оборудования, транспорта, оформление, реквизит, подарки гостям, кейтеринг и т.д. Если вы обращаетесь за помощью в ивент-агентство, то в смете прописывается стоимость организации события: разработка сценария, администрирование, работа персонала и прочее.
Важно заранее все продумать, чтобы учесть все до мелочей. Иначе выделенного бюджета может не хватить. Если какие-то моменты сметы не до конца ясны, стоит обсудить с руководителем возможные колебания бюджета. Иногда в смету закладывается процент на непредвиденные расходы.
Договоры, счета, акты на оказание услуг
Каждый этап подготовки к мероприятию нужно подкреплять документально. Первоначально – договором с ивент-агентством. Этот документ регулирует ваше сотрудничество в правовом поле. Поэтому очень важно прописать в нем все пункты, нюансы, обязанности и ответственность каждой из сторон. В случае возникновения недоразумений (которые, к сожалению, иногда бывают) договор – ваш главный защитник.
Пропишите все возможные сценарии сотрудничества, в том числе, форс-мажорные ситуации, а также границы. То же касается и фирм-подрядчиков, если вы организовываете мероприятие самостоятельно. Каждая договоренность и каждая услуга должны быть подкреплены документально – договором или квитанцией. Не забывайте и о мелких расходах, сохраняйте чеки на все покупки.
Тайминг мероприятия с контактами подрядчиков
Тайминг мероприятия - важный внутренний документ организатора, где поминутно расписаны все этапы события и действия участников. Он составляется в хронологическом порядке, с учетом времени на монтаж и демонтаж. Тайминг позволяет оценить продолжительность каждого технического момента события.
В него включают работы по подготовке сцены, действия ведущих, выступления артистов, время на речь, награждения, перерывы, развлекательные элементы, фуршет и т.д. Обязательными пунктами таблицы являются указания времени, действия, места (сцена, гримерка, зал), ответственного человека с указанием его контактов (чтобы быстро связаться в случае заминки) и примечаний (технических требований, необходимого реквизита и других нюансов).
Тайминг контролирует ход программы, и помогает уложиться в необходимое время, не растягивая какой-либо отдельный этап. Чем подробнее расписан тайминг, тем лучше скоординирован каждый член команды организаторов.
Чек-лист
Чек-лист – это подробный список всего необходимого для мероприятия, так называемый «to do list». Он дает возможность увидеть, что уже сделано и подготовлено, а что нет, что нужно сделать в первую очередь, а что можно отложить.
Чек-лист может постоянно меняться, расширяясь новыми пунктами. Для удобства он оформляется в виде таблицы по блокам или тематическим группам: ведущие, шоу-программа, обед, подарки, полиграфия, транспорт, отель и пр. Напротив каждого пункта есть отметка о выполнении, «дедлайн» и примечания.
Как правильно составить чек-лист?
- Составьте таблицу с необходимыми целями и разбейте их на задачи
- Установите сроки, добавьте столбец о выполнении задачи, не забудьте о комментариях
- Формулируйте предложения однозначно, коротко и ясно
- Выделяйте цветами и жирным шрифтом все самое важное
- Настраивайте список для каждого проекта
- Вычеркивайте малозначимые пункты, без которых можно обойтись. Чек-листы не должны быть длинными.
- Не забудьте о списке всего необходимого для реализации проекта (что важно взять с собой: список всяких мелочей)
Удержать в голове «1000 мелочей» и не упустить ни одной детали – в этом главная задача чек-листа.
Технический лист
Это список необходимого оборудования: сцена, свет, звук и т.д. Здесь прописываются все требования к внешней стороне проведения мероприятия и техническим средствам. Он составляется на основе сценария, из которого вытекают дополнительные условия (например, оборудование для трансляции видео, доступ к сети интернет, сцена с проекционным экраном, мобильные барьеры и т.д.). Также тут прописываются требования к безопасности проведения: металлоискатели, камеры, рации и подобное.
Сценарий мероприятия
Он может быть кратким (сценарный план) и развернутым. В кратком прописаны основные этапы события, действия ведущих и других участников с указанием времени. Развернутый сценарий – это подробное описание всего мероприятия, с речью каждого выступающего, прописанными конкурсами, развлекательными номерами и перерывами. Следование сценарию – важный нюанс, помогающий «держать все и всех под контролем».
Но не стоит отчаиваться, если что-то пошло не по плану. Перестройте сценарий дальше, измените порядок номеров, замените конкурс другим. Об этом знаете только вы и ваша группа. Гости, скорее всего, даже не заподозрят о неполадках. Но после окончания события обязательно проведите работу над ошибками, выясните причины, чтобы впоследствии таких «сбоев» не происходило.
Как видите, процесс организации события весьма не простая задача, поэтому зачастую ее лучше доверить профессионалам. Специалисты агентства событий «Авентура» всегда с усердием подходят к каждому этапу планирования и проведения мероприятий. Мы внимательно составляем каждый из описанных документов, чтобы предотвратить любые форс-мажоры. Надеемся, что наш опыт станет вам полезным.
