При создании сметной документации постоянно приходится указывать информацию об организациях (подрядчики, заказчики…) и их сотрудниках (составил, проверил…). Часто мы работаем с одними и теми же организациями, а значит вводим одни и те же данные. Сегодня я расскажу, как в Смете.ру можно упростить этот процесс, используя встроенный Справочник организаций.
Обзор справочника организаций
Справочник организаций – это своеобразная «телефонная книга», в которую сметчик заносит полезные «карточки организаций». Карточки могут содержать как реквизиты компании, так и информацию сотрудниках.
Чтобы открыть справочник организаций необходимо выбрать справочник в меню или в списке справочников менеджера:
Выглядит Справочник организаций следующим образом:
В левой части окна («Структура») содержится список добавленных организаций. Организации можно распределять по папкам с любым уровнем вложенности.
В правой части окна («Список») отображается либо список организаций в папке (если в Структуре выбрана папка), либо данные организации (если в Структуре выбрана организация).
Над окнами «Структура» и «Список» располагается панель инструментов.
Карточка организации
Теперь рассмотрим карточку организации. Для этого в Структуре выбираем любую имеющуюся организацию (по умолчанию в программе добавлено несколько организаций для примера). В правой части окна («Список») отобразится содержимое карточки
Добавление карточки в справочник организаций
Чтобы добавить новую карточку необходимо в Структуре выбрать папку, в которую нужно добавить новую карточку, а затем нажать кнопку «Добавить организацию» на панели инструментов
В открывшейся карточке нужно заполнить необходимые данные
Заполнить можно все поля, кроме «Начальник». Начальника нужно выбрать из списка должностных лиц, следовательно, сперва его нужно добавить.
Переключаемся на вкладку «Должностные лица» и добавляем необходимых сотрудников с помощью кнопки на панели инструментов, или контекстного меню
После добавления должностных лиц возвращаемся в карточку организации и выбираем Начальника из списка.
Начальника можно и не выбирать. Тут вообще обязательных полей нет, разве что название организации нужно указать
После заполнения карточки нажимаем кнопку «Применить». Готово, новая организация добавлена в справочник.
Как это использовать
Теперь переходим в справочник «Объекты» и добавляем новый объект (можно не добавлять, а воспользоваться уже созданными), затем на вкладке «Параметры» переходим в секцию «Должностные лица»
У полей «ФИО» и Организация» справа есть кнопка с тремя точками, нажимаем ее и просто выбираем из справочника нужную организацию, или должностное лицо и нажимаем кнопку «Выбрать». Таким образом можно сэкономить некоторое количество драгоценного времени, т.к. единожды занеся Подрядчика в справочник, будет достаточно выбрать его, а не заполнять все строки вручную.
Если хочется еще больше времени сэкономить, тогда рекомендую обратить внимание на «Мастер отчётов». Там заполняются целые шапки и подвалы для документов и автоматически применяются при выборе формы, т.е. даже в параметрах объекта заполнять ничего не нужно. Подробнее о «Мастере отчётов».
Это всё на сегодня. Я прощаюсь с вами до следующего четверга.
Если у вас остались вопросы – вы можете написать их в комментариях под этой статьей, или просто задать их нашим специалистам технической поддержки по телефону +7(495)320-30-39