Готовы начать делегировать, но не знаете с чего начать? Все просто - начните с первого шага!
1. Определите задачи, которые вы можете делегировать
Цель делегирования - это освобождение времени для тех задач, которые можете выполнять только вы. Избавляясь от мелких задач, которые имеют рутинный характер и не требует вашей высокой квалификации, вы увеличиваете свою продуктивность в разы. Помните, что 20% задач дают 80% результата.
Создайте список задач, которые вы выполняете ежедневно. Если у вас возникают с этим сложности, то вы можете попросить любого сотрудника составить вашу карту дня. Это значит, что в течение одного дня, выбранный сотрудник будет сидеть рядом с вами и фиксировать все ваши действия и время, которое вы на них затратили. Поверьте, вы узнаете много нового о себе и своем рабочем процессе!
После этого проанализируйте задачи, которые вы выполняете в течение дня. Выделите ежедневные и разовые. Определите, какие из этих задач требуют высокой квалификации, а какие может выполнить помощник.
Составьте список задач на делегирование.
2. Найдите людей, которые могут взять на себя часть ваших задач
Есть ли у вас сотрудники, или вы работаете один? Есть ли время у ваших подчиненных, если вы управляете командой?
Если на эти вопросы вы ответили отрицательно, то вы можете прибегнуть к помощи удаленных ассистентов "Smartfield". Мы собрали команду специалистов, которые с радостью возьмут на себя часть ваших забот. А менеджер проекта сделает процесс передачи задач менее стрессовым и будет держать вас в курсе хода работы.
3. Выстраивайте доверительное общение
Недавний опрос, проведенный исследовательской компанией Harris Poll, показал, что 37 процентов руководителей избегают критики подчиненных, опасаясь негативной реакции. В любом случае обратная связь просто необходима, иначе не избежать недопонимания.
Постарайтесь находиться с ассистентами на одной волне: не звоните, если ассистент предпочитает общаться в мессенджере и наоборот. Мы не призываем вас подстраиваться, просто поймите: вы находитесь на позиции силы, и в ваших интересах выстроить доверительные отношения со своим помощником или же с целой командой. Если вы недовольны работой, укажите на ошибки и объясните, какой результат бы вас устроил. Главное - не молчите и не игнорируйте!
4. Отпустите ситуацию
При делегировании важно не только качественно поставить задачу исполнителю, но и вовремя отпустить контроль. Если этого не сделать, то теряется сам смысл передачи работы ассистенту. Вы беспокоитесь, занимаетесь микроменеджментом и тратите свое время, выполняя двойную работу.
Просто сделайте этот шаг! Поверьте, если вы качественно поставили задачу и ответили на все вопросы вашего помощника, то нет причин волноваться.
5. Хвалите и поощряйте
Не каждое достижение на этом пути должно сопровождаться аплодисментами и праздником. Некоторые победы будут небольшими, может быть, даже незаметными для неопытного глаза, но победа - это победа, и она заслуживает признания. Порой, даже простая фраза: "Молодцы! Хорошая работа!" - может иметь большое значение для мотивации вашей удаленной команды. Также не стоит недооценивать "волшебные" слова - СПАСИБО и ПОЖАЛУЙСТА.
С нашей стороны было бы лукавством сказать, что достаточно позвонить в "Смартфилд", и ваши проблемы решатся сами собой! Делегирование - это не игра в одни ворота, и бывает, что на начальном этапе сотрудничества вам, несмотря на то, что вы клиент, приходится тратить время и силы для построения процесса. В качестве успешного примера, мы всегда приводим Анатолия Степанова, который горит своим делом и выстроил доверительные отношения со своей командой в рамках одного из наших проектов.
Освоив мастерство делегирования, вы можете многократно увеличить свою прибыль, не сгорев на работе. К тому же, если отнестись к процессу серьезно, то прокачка этого навыка позволит вам подтянуть тайм-менеджмент и искусство общения и переговоров. А наши менеджеры и ассистенты, в свою очередь, постараются сделать этот процесс проще.