Знаете ли вы, что около 16 часов в неделю тратите на работу с электронной почтой? Пора решить эту проблему. Следующие 5 советов помогут вам сэкономить время и не потерять контроль над входящими сообщениями.
Все мы видели мемы, которые показывают два типа людей. Возьмем такой же пример с почтовым ящиком.
К какому типу людей относитесь вы?
Если вы предприниматель или владелец малого бизнеса, то вы знакомы с вышесказанным. Когда-то ваша почта не была переполнена, но потом появился бизнес и постоянно загруженный график.
Возможно, вас утешит тот факт, что с такой проблемой сталкиваются все. Как показало исследование, каждый второй среднестатистический сотрудник тратит 40% рабочего времени на разбор электронной почты, которая зачастую не имеет никакой ценности.
Поэтому, мы собрали несколько полезных советов о том, как управлять своим электронным почтовым ящиком.
1. Выделите на это определенное время
- Планируйте свой рабочий день так, чтобы один раз в час вы могли проверять электронную почту;
- Не оставляйте почту открытой на весь день, так как оповещения и всплывающие окна входящих сообщений сильно отвлекают;
- Заранее оповестите адресатов о дне, когда вы будете заняты и не сможете отвечать на письма.
2. Сортируйте
Теперь пришло время установить границы для всех остальных. Хотя предварительная проверка может занять некоторое время, все же найдите время просмотреть и заблокировать все спам-сообщения. Создавайте ярлыки и папки, чтобы избавляться от них было проще.
3. Не откладывайте на потом
Не откладывайте на завтра то, что вы можете сделать сегодня. Сначала избавьтесь от спама и других нежелательных электронных писем, затем отпишитесь от уведомлений тех сообщений, которые вам больше не нужны. Только тогда вы сможете оценить срочность оставшейся почты и правильно рассортировать ее.
4. Займитесь организацией
Мы перепробовали почтовые и вложенные папки, ярлыки и другие способы сортировки и теперь можем смело предположить, что вам понадобятся лишь 5 из них для контроля над электронной почтой.
- Входящие: электронные письма остаются здесь, пока их не перенесут в другую папку;
- Папка "на сегодня";
- Папка "на этой неделе";
- Папка "на этот месяц/квартал": все, что требует долгосрочного ответа;
- Папка "принять во внимание": письма, несущие информационный характер.
При необходимости вы можете создать подкатегории для клиентов или проектов. Если у вас нет на это времени, можете доверить сортировку почты удаленным ассистентам "Smartfield". Вместе с нами вы можете создать тот процесс работы, который не заставит вас тратить целый день на разбор электронных писем.
5. Подавайте пример
Человек получает только то, что дает сам, поэтому если вы отправляете много писем, то получите столько же в ответ. Не перегружайте свою почту большим количеством отправленных однотипных сообщений. Добавляйте в строку "кому" только нужных вам адресатов.
Все оказалось не так сложно, правда? При небольшом усилии, спам перестанет вас беспокоить в глобальных масштабах. Теперь, вместо того чтобы тратить половину своего рабочего времени на сортировку почтовых писем, вы можете вернуться к действительно важным задачам.