12 марта 2019 года Министерство юстиции США изменило корпоративную политику. Ключевое изменение заключается в том, чтобы теперь разрешить использование “эфемерных платформ обмена сообщениями”, таких как WeChat и WhatsApp, для бизнес-коммуникаций, если для обеспечения надлежащего хранения бизнес-записей установлены элементы управления. Однако эти "меры контроля" требуют тщательного рассмотрения, о чем мы поговорим ниже.
Обязательства по контролю или сохранению деловых связей WeChat и WhatsApp
В ноябре 2017 года Министерство юстиции приняло политику предоставления корпорациям дополнительной уверенности в преимуществах сотрудничества с Министерством юстиции и
в том, как получить склонение. Многие отмечали, что исходный язык в политике указывает на то, что для эффективного исправления бизнес-записи не могут храниться на платформах обмена сообщениями, поскольку такие платформы не могут эффективно сохранять бизнес-записи. Это было практически сложно, поскольку приложения для обмена сообщениями обычно используются в современном бизнес-контексте. Поправки к политике признают реальность того, что деловые коммуникации происходят на этих платформах, в том числе в рамках личных коммуникаций сотрудников, и рекомендуют корпорациям осуществлять “соответствующие указания и контроль” для обеспечения того, чтобы корпорация сохраняла эти бизнес – записи или сообщения в рамках своей политики хранения документов или юридических обязательств.
Это развитие событий продолжает тенденцию, наблюдаемую в Китайской Народной Республике, издавая новые правила для уточнения процедур сбора электронных данных по уголовным делам, которые вступили в силу в феврале 2019.
В дополнение к руководству по принятию политики и контроля в области бизнес-коммуникаций в приложениях для обмена сообщениями измененная политика отражает два дополнительных разъяснения:
1. В контексте слияний и поглощений политика отражает позицию министерства юстиции о том, что будет существовать презумпция отклонения, когда компания предпринимает сделку слияний и поглощений, в которой проступок раскрывается посредством тщательной и своевременной должной осмотрительности или усилий по интеграции соответствия требованиям после приобретения; и
2. Дальнейшее руководство по "устранению конфликтов", когда Министерство юстиции может запросить отсрочку следственных действий компании на ограниченный период времени.
Действия, которые необходимо предпринять
В связи с распространением приложений обмена сообщениями и миграцией бизнес-записей на эти платформы важно, чтобы компании пересмотрели свою политику и контроль за использованием этих приложений в соответствии с ожиданиями политики. Кроме того, важно, чтобы компании имели доступ к этим деловым коммуникациям при проведении заслуживающих доверия внутренних аудитов и расследований. В зависимости от отрасли и требований законодательства, мы рекомендуем:
Контролируйте использование приложений обмена сообщениями и ограничьте их использование устройствами, которыми владеет и/или может управлять и просматривать компания. Для высокорисковых бизнес-функций (например, закупки, правительственные точки соприкосновения) мы рекомендуем выпускать корпоративное устройство и обеспечивать, чтобы политика компании позволяла получать доступ и просматривать бизнес-коммуникации с учетом соответствующих законов О занятости и конфиденциальности данных.
Ознакомьтесь с политиками и процедурами конфиденциальности ИТ и данных, которые применяются к использованию приложений обмена сообщениями. Они включают в себя тщательную разработку политики “принесите свое собственное устройство”, чтобы четко разрешить доступ к бизнес-записям, если компания пожелает разрешить сотрудникам использовать свои собственные устройства для деловых коммуникаций.
В определенных ограниченных обстоятельствах запретите использование приложений обмена сообщениями для деловых коммуникаций. Обратите внимание, что приложения обмена сообщениями не могут обеспечить достаточную защиту привилегий для связи между адвокатом и клиентом.