📙В своей работе я часто задавала себе вопросы:
1. Каким управленческим инструментом для меня является система регламентов?
2. Нужно ли вообще разрабатывать регламенты?
3. Где та золотая середина между пользой и вредом от разработки и внедрения регламентов?
4. В какой момент формализация бизнес-процессов превращается в бюрократическую процедуру и начинает мешать работе? .
👀Скажу, Вам честно, я долго относилась к регламентам как к формальной процедуре, лишь бы было. Но со временем пришло понимание ценности регламентирующих документов .
📝1. Сейчас для меня система регламентов в первую очередь инструмент масштабирования компании. . При наличии работающих, корректно описанных регламентов намного быстрее и качественнее: ✅внедряются новые бизнес-процессы или вносятся корректировки в существующие
✅входят новые сотрудники в компанию
✅происходит взаимодействие смежных подразделений ✅распределяются зоны ответственности и функционал. .
📝2. Разработка регламентных документов – это сложная работа, но очень нужная, особенно при постоянном росте компании.
Однажды, я себя поймала на мысли, что при каждом следующем объяснении сотрудникам тех или иных бизнес-процессов, упускаются то одни важные детали, то другие.
А что самое интересное, я была полностью уверена в том, что все рассказала и только через какое-то время выяснялось, что были упущения.
В итоге я сделала вывод, что разработка регламентов - это необходимость для выстраивания качественной и системной работы. Регламенты помогают предусмотреть совершение ошибок с моей стороны и со стороны сотрудников.
📝3. Сбалансировать формализацию бизнес-процессов можно путем соизмерения потраченных усилий и времени на разработку регламентного документа и ожидаемую пользу от него.
Для понимания приведу такой пример. Во многих компаниях есть такие бизнес-процессы, как разработка и корректировка скриптов для менеджеров по продажам.
Давайте представим ситуацию формализации этого процесса. Можем ли мы в документе прописать: когда, в какие сроки, какими ответственными лицами и при каких обстоятельства необходимо вносить корректировки в применяемые скрипты?
Нет. Не можем.
Этот процесс очень динамичен и регламент по этому процессу однозначно не будет работать. Это впустую потраченное время, не смотря на то что разработка и корректировка скриптов – это процесс, который будет существовать на протяжении всей жизни компании.
Разработка регламента в данном случае будет только мешать и ограничивать возможности сотрудников своевременно реагировать на новые возражения клиентов.
Возьмем другой пример.
В Вашей компании внедряется новая информационная корпоративная система. Процесс внедрения - это разовый проект, но от сроков и качества реализации этого проекта зависит совершенствование бизнес-процессов всей компании. Очень важно, чтобы каждый из участников понимал свою зону ответственности по функционалу, полномочиям, порядок взаимодействия с другими подразделениями, включенными в этот проект, сроки и т.д.
В данной ситуации разработка регламентного документа (приказа, порядка внедрения системы и т.д.) будет необходимым инструментом, который приносит пользу при реализации проекта.
4. С системой регламентов надо работать осторожно. Есть категория сотрудников, которая начинает «перегибать палку», ссылаясь на отсутствие регламентного документа.
У меня был такой случай.
На протяжении определенного времени обсуждались задачи по разработке регламента на внедрение нового проекта, где в состав совещаний входили одни и те же руководители. И вдруг, перед самым запуском на утверждение этого документа один из руководителей заявил, что он не был ознакомлен с приказом вышестоящего руководства и в связи с этим не все задачи его подразделения выполнены.
Т.е. данный руководитель сослался на то, что нет регламентного документа на разработку регламента. Это называется использование бюрократического подхода во вред, а не на благо развития компании. А чем для Вас является регламент? В Вашей работе они несут пользу или вред?