Анализируя вопросы и проблемы пользователей программы 1С 8.3, мы пришли к выводу, что довольно таки популярной и востребованной является тема составления документов с использованием программы 1С. Поэтому наша статья о том, как выписать один из наиболее частых документов - счет в 1С 8.3. Надеюсь, она Вам будет интересна и полезна.
Начнем с понятия и значения счета.
Это документ, который продавец выставляет покупателю для оплаты последним купленного товара или для перечисления аванса (предоплаты) в счет будущих поставок. Таким образом, в счете должны быть обязательно указаны платежные реквизиты продавца, чтобы покупатель смог осуществить перевод денежных средств, а именно:
- номер и дата;
- название организации или ИП;
- ИНН/КПП;
- банковские реквизиты (наименование банка, БИК, кор/счет, номер счета компании);
- наименование товаров, (услуг), их количество, стоимость, валюта, единица измерения;
- сумма к оплате и сумма НДС.
Обратите внимание! Счет не является первичным документом, потому что его выставление - это не хозяйственная операция, а лишь предложение продавца покупателю. В принципе, если стороны заключают межу собой договор, то счет выставлять не обязательно.
Когда счет необходим.
А вот когда отдельный договор отсутствует, то при заключении сделки счет может выступать в качестве оферты, в которой излагаются все основные условия договора. Оплата покупателем оферты будет подтверждением принятия условий договора.
Что такое счет-договор.
Все чаще в хозяйственной деятельности встречается понятие счет-договор, который, по сути, является аналогом оферты. Счет-договор подтверждает факт осуществления сделки и предварительную договоренность о ее проведении. В нем, помимо реквизитов, необходимых для счета, прописываются условия договора: срок действия, условия оплаты и доставки, ответственность сторон и т.д. Счет-договор требует подписи обоих сторон, поэтому составляется в двух экземплярах. Кстати, многие фирмы выставляют счета-договоры в одном экземпляре с печатью и подписью только поставщика. Правда в этом случае обязательным будет пункт, что в случае оплаты заказчиком, счет-договор считается заключенным и заказчик согласен со всеми его условиями.
Нужно ли хранить счета.
Очень много вопросов возникает у бухгалтеров по поводу хранения счетов. Дело в том, что в законодательной базе этого нигде не прописано. Счет не является первичным документом, поэтому никаких требований по хранению к нему нет. Однако если это был разовый платеж и в качестве основания был указан именно счет, особенно, если это была предварительная оплата и первичные документы еще не получены, то в спорных ситуациях счет послужит основанием для урегулирования проблемы между поставщиком и покупателем. Я бы посоветовала сохранить документ до завершения всех работ по договору, в соответствии с которым он был выставлен. Что касаемо хранения счетов-договоров, то они должны оставаться в архиве компании в течение пяти лет, согласно общим правилам хранения бухгалтерских документов.
Формирование счета в 1С 8.3.
А теперь непосредственно перейдем к формированию счета на оплату покупателям в программе.
Заходим в меню «Покупки и продажи» и выбираем пункт «Счета покупателям».
Заполняем «шапку» открытого документа.
- Дата создания счета устанавливается по умолчанию, но если это необходимо, то ее можно откорректировать.
- Поле «Организация» заполняется автоматически.
- Выбрать «Контрагента» можно из соответствующего меню «Покупатели», или ввести нового при отсутствии его в базе.
- Указывается номер договора, на основании которого вставляется счет, и вид договора - в данном случае значение будет «с покупателем».
При помощи ссылки «НДС…», расположенной в правой стороне «шапки», можно отрегулировать тип цен и способ включения НДС в цену.
Теперь приступаем к заполнению табличной части.
5. Вкладка «Товары и услуги», кнопка «Добавить», далее из группы номенклатуры необходимо выбрать товар(услуга), проставляем количество товара и стоимость.
6. Заполненный документ сохраняем, проводим кнопкой «провести».
Так выглядит печатная форма счета…
Счет подписывается уполномоченными лицами и выставляется покупателю.
В данной статье мы показали, как правильно формировать в программе 1С только один из многих необходимых документов. Но, чтобы быть уверенными в правильности отражения и ввода в программу всех документов хозяйственной деятельности, смело решать текущие рабочие ситуации, необходимо постоянно совершенствоваться. Именно поэтому предлагаю Вам пройти тест, который покажет, насколько вы ориентируетесь в области бухгалтерского учета, и если Ваших знаний недостаточно, то курс «Бухучет и налогообложение для начинающих + 1С 8.3. Практикум» обязательно поможет исправить эти «пробелы».
Матасова Татьяна Валерьевна — эксперт по вопросам налогового и бухгалтерского учета.