Здравствуйте, сегодня наша статья посвящена знакомству с основными возможностями и преимуществами конфигурации 1с: Документооборот, которая является конфигурацией работающей в рамках технологической платформы 1С: Предприятие.
По этой статье есть ознакомительное видео! Если интересно, пишите в комментариях, прикреплю ссылку.
Принцип учета документов заложенный в программе соответствует российскому законодательству, ГОСТам ,требованиям и стандартам. Работа в системе может осуществляться как при помощи программы-клиента 1С, так и при помощи обычного браузера, при этом поддерживается коллективная работа с одной информационной базой, например, когда различные пользователи, работающие либо в приложении у себя на компьютере, либо через интернет работают в одной и той же информационной базе.
В конфигурации 1С: Документооборот предусмотрен авторизованный вход в систему, причем с возможностью распределения ролей. Различные сотрудники предприятия могут обладать различными правами доступа. И для того чтобы воспользоваться теми или иными правами в рамках нашей демонстрацией я буду имитировать работу конкретного предприятия, которым руководит некий директор. Мы будем использовать демонстрационный пример, связанный с вымышленным предприятием «Меркурий», внедрение документооборота на котором мы и будем рассматривать.
Интерфейс программы 1С: Предприятие 8 версии реализован посредством разделов, которые группируют различные команды. Каждый из разделов включает в себя панель навигации при помощи которой можно перейти к нужной области деятельности предприятия, например, при открытии списка входящих документов данный список открывается в отдельном окне, а если я хочу открыть какой либо из элементов этого списка сделано это будет в дочернем окне, таким образом, я могу открыть несколько документов одновременно. Верхняя панель - панель действий, при помощи которой я могу либо создать какой-либо из элементов раздела, так же она предусмотрена для быстрого доступа к отчетам, либо дополнительным возможностям. Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы. Договорная работа является основой ведения бизнеса, эффективная работа с договорами влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации. Работа с документацией состоит из большого количества этапов. В конфигурации 1С: Документооборот предусмотрена автоматизация как внешнего так и внутреннего цикла документооборота.
Мы видим упрощенную схему документооборота на предприятии. Входящие документы, поступающие на предприятие и извне, например, от партнеров или властных структур, поступают через секретаря к руководству и исполнителям, после чего налаживается внешний контур документооборота и формируется исходящая документация, которая от имени предприятия направляется партнеру. Помимо этого в организации возникает и внутренний документооборот. По мере движения по внутреннему и внешнему кругу документы претерпевают изменения, которые необходимо отслеживать. Рассмотрим на примере.
Вернемся к нашему вымышленному предприятию. Оно имеет довольно типичную структуру. В него входит несколько организаций. Предлагаю смоделировать типичную для любого предприятия ситуацию, когда некий сотрудник готовит документ, загружает его базу, далее руководитель рассматривает его и дает поручение сотруднику, создавшему документ, сделать правки, а также отправляет документ на согласование. Допустим, сотрудник создал новый документ, например, в формате word и сохранил его в папке на рабочем столе на своем компьютере, после чего он заходит в базу и открывает список внутренних документов. Создаем новый документ. При создании документа мы можем использовать заранее подготовленный шаблон для автоматического заполнения полей, а если шаблон для данного документа не создан, создаем пустой документ. И заполняем поля вручную. Любой документ описывается целым рядом атрибутов, сохраняющихся в карточке документа, карточка документа также описывает весь жизненный цикл документа, протоколируя работу с документом различными пользователями. После заполнения необходимых данных, мы подкрепляем к карточке наш файл, перейдя на вкладку файлы. В системе 1С: Документооборот предусмотрено подкрепление файлов разного вида: текстовые, графические, табличные и т. д. все самые известные форматы поддерживаются. Далее можно записать и закрыть наш договор. Договор появится в списке внутренних документов. После этого он станет доступным и другим пользователям. Обращаю ваше внимание на то, что мы находимся в базе от имени руководителя отдела снабжения. Сейчас мы зайдем в базу от имени директора и просмотрим созданный документ. Зайдя в базу, директор видит в списке внутренних документов созданный документ. Он открывает его и просматривает. Предположим, что просмотрев документ, директор остался недоволен одним из пунктов договора, в таком случае он может послать поручения сотруднику, создавшему этот документ. Пишем текст поручения, а также можно указать срок исполнения поручения и при необходимости можно задать контролирующее лицо. Далее нажимаем стартовать и закрыть. Руководитель отдела снабжения, зайдя в свою конфигурацию, в списке своих задач увидит данное поручение. Открыв его, он сможет внести необходимые правки в договор. После выполнения задачи позиция исчезнет из списка задач.
В конфигурации 1С: Документооборот предусмотрено хранение версионности документа, это очень важный момент. Чтобы это увидеть на примере мы снова открываем карточку документа. Затем на вкладке файлы встанем на наш договор, у каждого файла в системе существует своя собственная карточка, в которой мы можем наблюдать сведения о составителе документа, автора последней версии, дату создания, а также сами версии. Мы можем проследить всю историю версий документа от его появления в базе, со всеми правками, до последней его версии. Теперь мы снова зайдем в базу от имени директора. Мы обратимся к тому же документу чтобы имитировать уже другой бизнес- процесс. Мы с вами рассмотрим, как в программе можно осуществить бизнес - процесс Согласование. Для авто заполнения карточки бизнес процесса тоже можно настроить шаблон заполнения либо заполнить карточку вручную. Вообще говоря, бизнес процесс согласования заключается в том, что он обходит всех участников согласования путем нескольких шагов по заранее составленному списку. Я обращу ваше внимание на возможность различных вариантов обхода рецензента: всем сразу, по очереди, либо смешанно. Выберем один из вариантов наиболее нам подходящий. Мы можем посмотреть структуру нашего бизнес-процесса. Она показана схематично. Нажимаем стартовать и закрыть. В результате бизнес-процесс запущен, о чем я могу судить по списку задач. Мы не будем рассматривать как каждый из сотрудников в списке согласования исполняет данный бизнес-процесс, так как исполнение всех бизнес процессов реализуется аналогичном рассмотренному ранее образом. После того, как бизнес- процесс Согласование исполнен, состояние документа в карточке документа автоматически поменяется на Согласован.
В системе реализованы расширенные возможности моделирования Бизнес-процессов:
- Смешанное(последовательно-паралельное
- Согласование с условиями
- Механизм автоподстановок
- Использование составных бизнесс-процессов
- Согласование с учетом графиков работ
Таким образом, мы рассмотрели примеры создания в системе 1С: Документооборот простых бизнес- процессов. Подобным образом можно использовать и другие бизнес- процессы, шаблоны наиболее распространенных уже имеются. В системе реализованы расширенные возможности моделирования бизнес - процессов, это пять основных способов. Использование всех этих вариантов реализации бизнес- процессов позволяет реализовать на данной платформе документооборота практически любой процесс, необходимый для бизнеса любой компании. Подводя итог, хочется обобщить и кратко напомнить о том, что вообще умеет сама система 1С: Документооборот. 1С: Документооборот 8 в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительной дисциплины. 1С: Документооборот предусматривает централизованное безопасное хранение документов, а также оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей. Имеется возможность регистрации входящих и исходящих документов, просмотр, редактирование документов, а также контроль версий документов. В системе поддерживается работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио и видео файлами, архивами, приложениями и прочими. Также предусмотрен полнотекстовый поиск документов по их содержанию. Система настроена на коллективную работу пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов, причем маршрутизация документов может быть настроена для каждого документа по-своему. В системе 1С: Документооборот 8 существует возможность автоматически загружать документ из электронной почты и со сканера. В версии Корп доступен целый блок учета и контроля рабочего времени сотрудников.
И в заключении хочу поговорить о преимуществах системы 1С: Документооборот. Сам продукт 1С: Документооборот 8 в своей базовой поставке имеет очень мощный функционал. Говоря о преимуществах системы, я сегодня не буду подробно касаться тех требований и особенностей, которые есть в системе электронного документооборота в принципе у всех фирм, предлагающих платформы для автоматизации документооборота. Я скажу про особенности платформы и ее отличие от других платформ. Одной из особенностей является то, что в системе предусмотрена возможность доработки типовой конфигурации под требования заказчика. Практически нет тех требований, которые необходимо реализовать для автоматизации работы с теми или иными процессами компании, которые нельзя было бы реализовать с помощью данного инструмента. Следующее преимущество это то, что в системе предусмотрена возможность интеграции с системами 1С и другими системами. Очень важным преимуществом является конкурентная стоимость на услуги 1С. Не секрет что специалистов 1С много, конкуренция высокая, поэтому и стоимость на услуги 1С конкурентная. Не могу, не повторится и не напомнить о том, что система имеет полноценный Web-доступ, об этом мы говорили ранее, но это является одним из основных преимуществ системы 1С: Документооборот. Система обладает практически неограниченными возможностями построения отчетов и их визуализации. Очень мощный блок построения отчетов имеется уже в базовой поставке. 1С: Документооборот использует новейшую платформу построения хранилища данных, особенность построения заключается в том, что система позволяет формировать децентрализованное хранилище данных. Допустим, можно создать дело по хранению договоров и оно будет храниться в определенной папке на сервере, а допустим работу с вашими проектами, тяжелая проектная документация, графические файлы, чертежи, схемы могут храниться в другой папке и может быть даже на другом сервере, таким образом, получается распределенная база данных. Еще одним из преимуществ является то, что в составе системы могут присутствовать компьютеры с различными операционными системами.
Конфигурация 1С: Документооборот предлагается в двух версиях ПРОФ и КОРП.
