Министерство юстиции США пересматривает политику корпоративного правоприменения FCPA, чтобы поощрять принятие рекомендаций и мер контроля в отношении WeChat, WhatsApp и других служб обмена сообщениями
Поправки к Политике корпоративного правоприменения FCPA
12 марта 2019 года Министерство юстиции США изменило Политику корпоративного правоприменения FCPA («Политика»). В соответствии с этой политикой корпорации, которые добровольно раскрывают себя, предоставляют полное сотрудничество и демонстрируют своевременное и надлежащее исправление в вопросах FCPA с презумпцией отклонения в отсутствие усугубляющих факторов. Ключевое изменение заключается в том, чтобы теперь разрешить использование «эфемерных платформ обмена сообщениями», таких как WeChat и WhatsApp, для бизнес-коммуникаций, при условии, что установлены элементы управления для обеспечения надлежащего хранения деловых записей. Однако эти «элементы управления» требуют тщательного рассмотрения, как мы обсудим ниже.
Обязательства по контролю или сохранению бизнес-коммуникаций WeChat и WhatsApp снижаются. Многие отметили, что первоначальный язык в Политике указывал, что для эффективного исправления бизнес-записи нельзя хранить на платформах обмена сообщениями, поскольку такие платформы не могут эффективно хранить бизнес-записи. Это было практически сложно, так как приложения для обмена сообщениями обычно используются в современном бизнес-контексте. Поправки к Политике признают реальность того, что деловые коммуникации происходят на этих платформах, в том числе как часть личных коммуникаций сотрудников, и советуют корпорациям внедрять «надлежащие руководящие указания и меры контроля», чтобы гарантировать, что корпорация хранит эти деловые записи или сообщения как часть своего документа. политика хранения или юридические обязательства.
В ноябре 2017 года Министерство юстиции приняло Политику, чтобы предоставить корпорациям дополнительную уверенность в преимуществах сотрудничества с Министерством юстиции и в том, как
Это развитие продолжает тенденцию, наблюдаемую в Китайской Народной Республике, выпускающей новые правила для уточнения процедур сбора электронных данных по уголовным делам, которые вступили в силу в феврале 2019 года - см. Предупреждение Бейкер Маккензи .
В дополнение к руководству по принятию политик и средств управления деловыми коммуникациями в приложениях обмена сообщениями, измененная Политика отражает два дополнительных уточнения:
1. В контексте слияний и поглощений Политика отражает позицию Министерства юстиции о том, что будет допущение отклонения, когда компания совершает сделку слияния и поглощения, когда неправомерные действия выявляются путем тщательных и своевременных усилий по комплексной проверке соответствия или интеграции после приобретения; а также
2. Дальнейшее руководство по «устранению конфликтов», когда Министерство юстиции может запросить отсрочку следственных действий компанией на ограниченный период времени.
Действия, которые необходимо предпринять
В связи с распространением приложений для обмена сообщениями и переносом бизнес-записей на эти платформы важно, чтобы компании пересмотрели свои политики и средства контроля за использованием этих приложений в соответствии с ожиданиями Политики. Кроме того, для компаний важно иметь доступ к этим деловым коммуникациям при проведении достоверных внутренних аудитов и расследований. В зависимости от отрасли и требований законодательства мы рекомендуем компаниям:
- Контролируйте использование приложений обмена сообщениями и ограничивайте их использование устройствами, которые принадлежат компании и / или могут контролировать и проверять. Для бизнес-функций с высокой степенью риска (например, закупки, правительственные точки соприкосновения) мы рекомендуем выпустить устройство компании и убедиться, что политики компании обеспечат доступ и проверку деловых коммуникаций с учетом соответствующих законов о занятости и конфиденциальности данных.
- Ознакомьтесь с политиками и процедурами конфиденциальности ИТ и данных, которые применяются к использованию приложений обмена сообщениями. К ним относятся тщательно разработанные политики «Принесите свое собственное устройство», чтобы четко разрешить доступ к бизнес-записям, если компания пожелает разрешить сотрудникам использовать свои собственные устройства для бизнес-коммуникаций.
- В некоторых ограниченных случаях запрещается использовать приложения для обмена сообщениями для бизнес-коммуникаций. Обратите внимание, что приложения для обмена сообщениями могут не обеспечивать достаточную защиту привилегий для связи адвокат-клиент.