Сейчас многие используют MS Word для подготовки текстовых документов. Не зная функциональных особенностей этого инструмента и не умея их использовать, многие используют его как простую пишущую машинку. В результате для подготовки документа тратится значительное время и документ получается не презентабельным.
Надо помнить, что MS Word – это процессор, имеющий большой набор различных инструментов, позволяющих автоматизировать работу при подготовке документов различной сложности. Он является одной из основных составляющих пакета Microsoft Office. Он позволяет:
- использовать различные режимы просмотра документа на экране;
- применять операции с фрагментами текста и использовать буфер обмена для перемещения и копирования текста;
- использовать средства автоматического переноса слов, автоматической проверки орфографии и поиска синонимов;
- применять средства автозамены и автотекста для расшифровки аббревиатур словосочетаний или фраз текста;
- применять разнообразные шрифты и специальные эффекты символьного выделения в тексте;
- улучшать внешний вид документа с помощью операций форматирования абзацев: изменение выравнивания текста, задание отступов, межстрочного интервала, расстояния между абзацами, позиций табуляции, обрамления, и затенения;
- использовать средства автоматического форматирования документов, существующие стили оформления и создавать собственные стили;
- изменять параметры форматирования страниц: размер листа бумаги, ориентация страницы (книжная или альбомная), поля страницы, задавать колонтитулы и нумерацию страниц, нумеровать строки;
- создавать нумерованные списки и списки-бюллетени, облегчающие чтение и понимание текста, а также иерархические списки - списки имеющие много уровней, полезные для структурирования юридических и технических документов;
- использовать таблицы для размещения столбцов чисел и текста. С помощью таблиц удобно располагать текст абзацами друг напротив друга или различными способами размещать текст относительно графических вставок;
- производить ввод текста с использованием газетных колонок;
- вставлять в документ диаграммы, готовые графические объекты или собственные рисунки;
- использовать готовые файлы шаблонов и форм для создания новых документов;
- выполнять простейшие вычисления;
- использовать средства, позволяющие легко редактировать документы и объединять комментарии рецензентов - примечания, исправление и рассылка документов;
- включать в документ алфавитные указатели, оглавления и указатели рисунков;
- осуществлять обмен информацией с другими приложениями;
- производить объединение документов путем их слияния.
Постараемся последовательно рассмотреть все перечисленные возможности, но читатель в праве выбрать для изучения и освоения те из них, которые ему еще не знакомы.
MS Word, начиная от момента своего появления и до настоящего времени постоянно совершенствовался и изменялся. Однако, все его возможности, присущие предыдущим версиям, сохранены в последующих. Интерфейс также претерпевал изменения, однако, зная функциональные возможности и общую идеологию MS Word, можно без труда работать с любой его редакцией.
Мы в последующем изложении будем опираться на редакцию MS Word 2013. Смотрите далее