В этой статье я решила собрать для вас "Чемоданчик оратора". Все, что хорошо бы подготовить перед выступлением, чтобы во время выступления наслаждаться общением с аудиторией, а не "тушить пожары".
Площадка
Контактное лицо, телефон
Уточните, кто будет контактным лицом при организации вашего выступления на месте, запишите его телефон. На всякий случай узнайте, кто может быль альтернативным контактом, на случай, если вы не сможете связаться с основным.
Адрес, проезд
- Узнайте адрес и схему проезда на машине и общественном транспорте, если вы сами организовываете мероприятие, то вышлите схему проезда участникам;
- Если вы планируете добираться на машине, то заранее выясните, где есть ближайшие парковки;
- Узнайте у контактного лица о необходимости заказывать пропуск и о возможности заказа пропуска для машины.
Помещение и рассадка:
- Продумайте наиболее удобную рассадку для вашего мероприятия: это зависит от типа мероприятия и от количества участников: для небольшой группы до 12 человек подойдет рассадка полукругом без столов или П-образная со столами, для лекции лучше использовать Театр или Классную комнату, для тренинга и работы в группах подойдут круглые столы и стулья полумесяцем;
- Возможности рассадки - рассчитать можно тут: https://ru.hotelplanner.com/Common/Popups/SpaceCalculator.htm
Помещение для кофе-брейка/фуршета
Если вы планируете кофе-брейк или фуршет на вашем мероприятии, то идеальным будет накрыть его в холле или другом помещении. В случае, когда кофе-брейк предполагается в том же помещении, где проводится мероприятие, то договоритесь с банкетной службой, чтобы сервировали отдельно и внесли в самом начале перерыва. Хуже нет, когда вы еще не закончили, а официанты начинают накрывать вкусный стол. Вы однозначно проиграете фуршету в привлечении внимания аудитории.
Техника
Оборудование на месте
Узнайте, будет ли на месте вашего выступления:
- Проектор или какой у него шнур к ноутбуку VGA или HDMI;
- Экран или место для проекции презентации;
- Флипчарт(ы) с блокнотами для вашей работы и работы участников (если вы проводите семинар или тренинг), белая доска - это только для докладчика;
- Микрофон - всегда заказывайте микрофон, если аудитория >50 человек;
- Акустическая система для воспроизведения звуковых и видео материалов;
Презентация
Для подстраховки лучше всего иметь ваш ноутбук с презентацией и всеми необходимыми материалами + флешку с презентацией и раздаточными материалами
Вот как можно сохранить презентацию со всеми дополнительными файлами (видео, документы и прочее) - Представлено на MS Office 365:
Презентер (кликер)
Необходимая вещь для каждого оратора, который использует слайды с презентацией. Я рекомендую иметь свой презентер, так как тогда вы можете выбрать модель с необходимыми вам функциями.
- Основная функция презентера - переключение слайдов и лазерная указка;
- Можно выбрать модель для правшей и левшей. Я, например, пользуюсь обеими руками в равной степени, поэтому мне удобна модель для правой и левой руки;
- При выборе модели рекомендую обратить внимание на наличие таймера, который делит ваше выступление на 4 части и по истечение каждой четверти информирует вас вибро-сигналом. Эта функция позволяет контролировать время вашего выступления;
- Так же, у презентера есть функция затемнения экрана, которая позволит вам переключить внимание аудитории с экрана на вас, если вы решите пообщаться со слушателями.
Сетевой шнур для ноутбука
Просто не забудьте его, чтобы ваш ноутбук не разрядился в самый неподходящий момент.
Переходник VGA/HDMI
У местного проектора может оказаться шнур, не подходящий вам по разъему. В зависимости от того, какой разъем у вашего ноутбука, вам хорошо бы иметь соответствующий переходник:
Портативная колонка
На месте может не оказаться акустической системы, или звукооператора, который настроил бы вам звук, а может что-то сломаться. Поэтому я всегда с собой беру... нет, не видеокамеру, а портативную колонку. Их сейчас огромное количество с кучей функций, в том числе и с подключением по Bluetooth. У меня простая, но размером с куриное яйцо, а звука хватает на зал метров 45.
Батарейки
Имейте в запасе по 2-4 штуки самых ходовых батареек: АА, ААА, CR2450
Удлинитель
На случай, если розетка будет далеко или не хватит гнезд для подключения, имейте при себе удлинитель 5 метров, или заранее посмотрите площадку, количество розеток и их расположение.
Внешний вид
Обувь
Для выступления я рекомендую вам взять отдельную обувь, особенно зимой, так как докладчик в зимних ботинках или сапогах выглядит не очень. Пусть ваша обувь для выступления будет удобной, аккуратной, на удобном каблуке. Захватите, так же губку или влажные салфетки для обуви.
Прическа
Пока вы добирались до места выступления даже самая аккуратная прическа могла повредиться, поэтому имейте при себе расческу и ваше средство для укладки, чтобы быстро привести себя в порядок.
Бумажные носовые платки, влажные салфетки, швейный набор
Для женщин
Ну и наше, девочковое: запасные колготки (они рвутся в самый неподходящий момент!), пудра - чтобы блистать только в нужных местах, помада - ваше лицо со сцены будет гораздо выразительнее с акцентом на губах.
Прочее
Малярный скотч
Может закрепить что угодно: от листов флипчарта на стене (не оставляя следов), до болтающихся под ногами проводов;
Набор маркеров для флипчарта и белой доски
Организаторы часто норовят дать старые, плохо пишущие;
Раздаточные материалы
Это то то, что вы заботливо подготовили для ваших слушателей: статьи, промоматериалы, большие таблицы и схемы (чтобы не загромождать слайды) - по количеству участников + несколько запасных экземпляров;
Карточки с подсказками
Это ваша палочка-выручалочка: карточки формата А6, на которых вы можете записать то, что боитесь забыть (даты, фамилии, цифры и прочее) + напоминалки себе, например рисунок глаза, чтобы держать визуальный контакт с аудиторией - то, над чем вы сейчас работаете для усовершенствования своего ораторского мастерства.
Вот такой у меня получился чек-лист. Делитесь, пожалуйста, в комментариях, что у вас еще есть в вашем "Чемоданчике оратора"?