Эта статья предназначена как для новичков в написании отчетов, так и для опытных авторов отчетов, которые хотят пересмотреть свои собственные методы.
Определение
Хороший отчет должен быть читабельным, интересным и хорошо представленным, и он должен быть не длинным. Он должен удовлетворить потребности читателей. Поскольку читатели, вероятно, занятые люди, которым уже трудно читать объем материала, который проходит через их руки, подробный или длинный документ вряд ли будет приветствоваться. Необходима четкая структура, с понятными выводами и резюме.
Преимущества
Хорошо написанные отчеты должны:
- помочь вам общаться более эффективно
- улучшить свой статус и карьерные перспективы
- способствовать успеху бизнеса путем улучшения коммуникации
- укрепить хороший корпоративный имидж
- значительно помочь в планировании и принятии решений
Недостатки
- время тратится впустую, поскольку читатели ищут информацию, которая им требуется
- читатели могут быть разочарованы, потому что предоставленная информация является неполной
- недоразумения возникают из-за двусмысленностей в отчете
- читатели теряют веру в автора и передаваемое сообщение
- отчет может быть не прочитан вообще
Контрольный список действий
1. Подготовка
Занести ручку над бумагой (или пальцы над клавиатурой) - это не способ начать отчет. Вы должны спланировать, что вы собираетесь сказать, если вы хотите создать продуманный документ.
При подготовке к процессу написания вы должны:
- наметить точную цель - определить, зачем нужен отчет, тип отчета, масштаб темы, который необходимо охватить и временной промежуток
- определить читателей - является ли человек, который запросил отчет, основным читателем? Кто еще увидит отчет? Разбираются ли они в данной теме? Что им нужно знать о ней?
- установите собственные цели, представьте их как результаты, которые нужно достичь, а не как намерения
2. Сбор и сопоставление информации
Для большинства отчетов у вас не будет всей информации, которая вам нужна, поэтому потребуется исследование или сбор данных. Это может повлечь за собой выявление и чтение других отчетов, опрос людей, проведение первичных исследований или сбор данных из разных источников. Отчеты гораздо проще писать, когда вы можете выбирать из широкого спектра информации, но имейте в виду, для чего вы хотите ее получить, иначе вы рискуете зарыться в куче данных. Важно составить сбалансированную картину.
3. Структурируйте информацию
Возвращаясь к техническому заданию и вашим читателям, проанализируйте информацию, чтобы определить, что является наиболее важным, а что обеспечивает подтверждающие доказательства. Для длинных документов вам необходимо написать подробный план, связывающий основные темы. Рассмотрим порядок, в котором вы предоставляете информацию. Перестройте схему, если порядок не выглядит логичным или не удается передать нужное сообщение. Оформите ваш отчет в соответствии со стилем вашей организации, если таковой имеется. Простая структура для формата может составлять основу большинства отчетов.
Отчет должен включать:
- введение (включите ваше техническое задание и методологию)
- резюме
- основной отчет
- выводы
- рекомендации
- дополнительные материалы (включая полные таблицы и рисунки, которые могут помешать чтению основного отчета)
4. Напишите отчет
Рассмотрите свою первую попытку составить отчет как черновик. Ваш план предоставит полную картину того, что вам нужно отразить. Написав за один раз, вы с большей вероятностью сохраните свою первоначальную концепцию. Установка крайнего срока может помочь вам сосредоточиться.
Сделайте свою подачу материала максимально убедительной, следуя нескольким простым правилам.
• Мысль, которую вы хотите донести, должна быть простой.
• Включайте только ту информацию, которую читатель должен знать.
• Организовывайте свой материал в логической форме.
• Используйте короткие фразы для краткости и ясности.
• Используйте технические термины только в том случае, если они неизбежны или если вы уверены, что ваша аудитория их поймет - при необходимости предоставьте глоссарий.
• Избегайте длинных и сложных предложений, особенно с несколькими подчиненными предложениями.
• Используйте позитивные конструкции - их легче понять, чем негативные высказывания.
Графика и визуальные эффекты бесценны для выражения сложной информации. Доступные формы включают таблицы, линейные графики, гистограммы, разделенные гистограммы, круговые диаграммы, пиктограммы и иллюстрации, рисунки обычно предпочтительнее таблиц данных. Они должны быть отформатированы, четко пронумерованы, озаглавлены и вставлены в текст. Если графическое изображение включено для пояснения ключевого момента, оно должно быть расположено как можно ближе к нему. Если иллюстрация предоставляется для документального сопровождения, ее можно разместить в конце отчета. Часто бывает полезно включить упрощенный рисунок или таблицу в основной отчет и перенести подробные данные в приложение.
5. Проверьте ваш отчет
Вы всегда должны уделять время проверке написанного, но сначала отложите черновик на день или два. Проверка после короткого перерыва может быть более эффективной: идеи все еще ясны в вашем уме, но вы более свежи, чтобы проанализировать то, что вы написали критически. Вы часто найдете более простые способы для описания.
Подумайте, отражает ли отчет то, что вы хотите сказать. Полностью ли он охватывает техническое задание? Проанализируйте читабельность текста. Проверьте организацию идей. Убедитесь в правильности написания, пунктуации и грамматики.
Достаточно ли ясны ваши выводы? Сделаны ли они на основе информации, представленной в отчете, с изложением вашей личной точки зрения и рекомендацией будущих действий на основе результатов отчета?
Попросите коллегу проверить отчет и обратить особое внимание на простоту изложения и четкость структуры.
6. Печать и представление отчета
Если стиль вашей организации определяет, как должен быть напечатан ваш отчет, обязательно следуйте ему. В любом случае макет должен предусматривать большие поля и использовать читаемый шрифт. Для более длинных отчетов желательно начинать каждый раздел на новой странице. Стремитесь представить свой отчет досрочно.