Здравствуйте, друзья!
Поговорим об этих странных, но полезных маленьких штучках :)
Флажки и категории. Что это и зачем?
Эти опции схожи по назначению, поэтому имеет смысл объединить их в одной статье.
I. Флажки
Флажки предназначены для того, чтоб помечать письма. Ставить пометку. С целью вернуться, чтобы прочитать позже. Или взять в работу. Или...
Щёлкнув на значок флажка в списке писем, вы отметите это письмо. "Поставите флажок":
Например, можно отметить письмо "к исполнению". Чтобы было видно, что именно по нему нужно что-то сделать. А по остальным не нужно. После щелчка левой кнопкой, флажок станет красным:
Если вы закончили разбираться с темой этого письма, и не нужно, чтобы оно как-то выделялось на фоне других - щёлкните по флажку снова. Появится галочка. Типа "всё сделано":
После того, как переместите мышку - галочка станет зелёной:
Можно щёлкнуть по флажку правой кнопкой. Тогда появится меню с бОльшими возможностями:
Сама постановка флажков "Завтра", "На этой неделе" и других, не вызовет установку напоминалок. Если вам хочется, чтобы выскочила напоминалка - выбирайте "Другой" или "Добавить напоминание":
Установите Дату и время напоминания и тип "Пометки". Есть несколько вариантов:
Можно сделать так, чтобы по одному щелчку левой кнопки сразу присваивался нужный тип флажка. Для этого выберите последний пункт "Задать параметры щелчка" и настройте его:
II. Категории
Это очень мощный инструмент. Расскажу только про его основное применение.
Категории позволяют помечать цветом письма, задачи, контакты. С тем, чтобы отделять одни от других и иметь возможность сортировки "по категориям", как по признаку объекта.
Чтобы присвоить категорию - щёлкните по квадратику в списке писем, напротив нужного письма:
Лучше щёлкать сразу правой кнопкой мышки. Тогда появится ваш набор категорий. У меня вот такой набор:
Присвоим этому письму категорию "02. Week", сиреневую:
А другому письму присовили категорию тёмно-красную, "01. ВАЖНО"
Как настроить категории, чтобы было удобно?
Чтобы настроить свои категории, щёлкните правой кнопкой, выберите "Все категории":
В появившемся окне можно создать свои категории или переименовать имеющиеся:
Совет: Можно задать какие угодно названия категорий. Но чтобы они всегда сортировались не по алфавиту, а так как вам удобно - добавьте в начало названия номер. Лучше двухзначный. На случай, если у вас будет 100 категорий и больше (так бывает).
Скажу честно - насчёт номеров идея не моя, так меня научил Глеб Архангельскй. Вот в этой книге.
На картинке ниже, я исправляю недочёт в имени категории. Переименовываю категорию, добавляю в название "08.":
Добавление новой категории "ЖЁЛТАЯ ТАКТИКА" (не спрашивайте что это значит :)).
Если задать ей номер "00.", она тоже встанет наверх списка:
Также можно задать параметры щелчка левой кнопкой, чтобы не всегда вызывать список всех категорий:
Сортировка по категориям
Собственно, это почти то, зачем эти категории и нужны.
Если щёлкнуть по кирпичику "КАТЕГОРИИ", и свернуть все, то можно распределить объекты по степени необходимого внимания:
Категории в календаре Outlook
Это просто бомба.
Встречи в Календаре можно помечать разными категориями, и они станут разного цвета. Категории все те же, что и раньше. Щёлкнем правой кнопкой мыши на событие в Календаре и выберем категорию:
Так выглядит мой календарь на неделю. Встречи размечены категориями, и быстрый взгляд на них позволяет ориентироваться лучше. Чем если бы все объекты были одного цвета.
В основном, это всё, что я хотел рассказать о своём опыте использования флажков и категорий. На истину в конечной инстанции не претендую.
Короткое видео для вас:
Если вы используете эти замечательные опции другими способами - поделитесь секретами в комментариях.
***
Используйте Outlook продуктивно и профессионально!
Если статья была полезной - поставьте лайк и поделитесь с друзьями!
Искренне ваш,
© Иван С.