С 2019 года действует налог на профессиональный доход или «самозанятость». Многие предприниматели не знают, как работать с самозанятыми. Много вопросов, которые остаются без ответов — какие нужны документы, какие налоги платить и сколько можно сэкономить, нужно ли сдавать отчеты и как учесть расходы.
В статье разберем, как бизнесу работать с самозанятыми, чтобы избежать претензий от налоговиков.
Что надо знать перед началом работы с самозанятыми
Если самозанятый раньше работал как физическое лицо, компания платила за него подоходный налог и страховые взносы как за своего сотрудника. Сейчас бизнес может сэкономить на подоходном налоге и страховых взносах. Перед началом работы бизнесу нужно удостовериться, что он имеет дело с с самозанятым.
Как проверить. Есть два варианта: запросить у самозанятого справку о статусе, самостоятельно «пробить» его на сайте налоговой инспекции и послать письменный запрос в налоговую.
Для самостоятельной проверки можно воспользоваться сайтом ФНС. На сайте все просто и понятно: ввести ИНН человека и дату проверки. Сайт мгновенно выдаст сведения.
Если нет возможности проверить на сайте ФНС, попросите самозанятого предоставить такую справку.
Узнайте возраст самозанятого. Самозанятыми могут стать несовершеннолетние лица, начиная с 14-ти лет. Но для заключения договора им нужно взять письменное согласие у родителей, опекунов или представителей и предоставить заказчику.
Бизнес перед началом работы должен проверять своих контрагентов и подрядчиков на благонадежность и дееспособность. Любые сомнения налоговики трактуют в свою пользу и переведут договор с самозанятым в трудовой. В этом случае, компании придется заплатить как за сотрудника НДФЛ и страховые взносы.
Поэтому, важно знать возраста исполнителя. Если ему нет 18-ти лет, то совершать сделки, подписывать документы и нести материальную ответственность за него будут родители или опекуны. А если есть подписанное письменное согласие, вся ответственность перекладывается на несовершеннолетнего.
Ольга Пономарева, налоговый консультант
Как работать с самозанятым
Этап 1. Заключить договор гражданско-правового характера. Единый формы для договора с плательщиками налога на профессиональный доход, не существует. Обычно используют договор подряда или на оказание услуг. Главное, нужно указать, что договор заключен с самозанятым, а не физическим лицом, который уплачивает налоги самостоятельно, а заказчик освобожден от этой обязанности.
Налоговая инспекция следит за поступлениями самозанятого. При превышении дохода они отменяют режим в одностороннем порядке. Самозанятый узнает об этом, когда придет уведомление через приложение «Мой налог» и не сообщит заказчику. Чтобы этого не произошло, обязательно включите в договор пункт «В случае снятия Исполнителя с учета в качестве плательщика налога на профессиональный доход, он обязан в течение 3 дней письменно сообщить об этом Заказчику».
Чтобы не следить постоянно за статусом самозанятого, переложите обязанность на него самого. Для этого внесите в договор формулировку об извещении компании. Или проверьте самостоятельно на сайте ФНС. Это займет 2-3 минуты.
В проверке статуса заинтересована сама компания. Ведь за последствия она отвечает штрафами и доначислением налогов. Если исполнитель перестал быть самозанятым, компания обязана начислить зарплатные налоги и сдать за него дополнительные отчеты по НДФЛ и в ПФР.
Ольга Пономарева, налоговый консультант
Важно! В договоре не должно быть элементов трудового договора: часов работы и отдыха, ссылка на штатное расписание и прочее. Налоговая инспекция может приравнять договор к трудовому и тогда придется платить зарплатные налоги.
Этап 2. Получить чек. После оплаты самозанятый должен прислать чек из приложения «Мой налог». Этот чек заказчик может включить в затраты и снизить налог на прибыль.
Чтобы налоговики не придрались, проверьте наличие всех реквизитов в чеке:
- Личные данные самозанятого — ФИО и ИНН;
- Наименование и дата, совпадающая с временем оплаты;
- Данные заказчика — ИНН покупателя;
- Цена;
- QR-код, который подтверждает, что операции прошла в системе ФНС;
- Уникальный номер чека, полученный в приложении “Мой налог”;
Чек можно получить в электронном формате и распечатанный на бумаге, главное, чтобы был виден уникальный номер чека. Если потеряли чек, но записали его номер, в налоговой выдадут дубликат.
Этап 3. Оформить акт выполненных работ. Подписанный акт выполненных работ — подтверждает, что заказчик принял работу и у сторон нет претензий друг к другу.
Этап 4. Учесть расходы. Главное, получить от самозанятого чек. Чек фактически заменяет акт выполненных работ и имея его на руках, компания может зачесть расходы к зачету и снизить налог на прибыль. Эти расходы могут зачесть организации или ИП, применяющий режим УСН «Доходы минус Расходы» или на ОСНО.
Почему нельзя оформлять сотрудников в самозанятые
Закон запрещает переводить сотрудников в самозанятые: «Заказчиками услуг (работ) не могут быть работодатели указанных физических лиц или лица, бывшие их работодателями менее двух лет назад». Нельзя уволить работника и потом заключить с ними договор ГПХ как с самозанятыми, чтобы сэкономить на уплате взносов и НДФЛ. Если налоговики обнаружат подмену договора, работодателя ждет штраф — 200 тысяч рублей за каждого сотрудника-самозанятого