Организуйте свою трудовую жизнь в 5 простых шагов
Организованность на работе вызывает привыкание. Конечно, для начала требуется некоторый импульс, но как только у вас есть системы и шаги, которые работают для вас, все щелкает.
1 - Наведите порядок в своей электронной почте
Оцените письма, которые вы получаете каждый день. Все ли для вас нужная информация? Отписаться от рассылок спама и рекламы довольно просто. Если работа с письмом займет менее нескольких минут, сделайте это немедленно, даже если это означает его удаление или архивирование. Если ответ должен быть более активным, попробуйте изменить строку темы на элемент действия. - Скажем, я получила электронное письмо о пересмотре презентации PowerPoint. Это мой шаг действия, который я печатаю в строке темы, поэтому мне не нужно перечитывать электронное письмо. Может ваш почтовый сервер автоматизировать некоторые вещи, которые вы часто делаете? Превратите обычные ответы в подписи или попробуйте автоматическую подачу: “вы можете написать правило в Outlook, чтобы автоматически перемещать сообщения из прямых отчетов в папку с файлами - что отлично подходит для поиска вещей позже.”
2 - Заведите календарь.
Запишите все, что вы делаете в цифровой календарь—встречи, дела, заметки. Календарь-это наглядное проявление вашего времени, и вы должны использовать его в качестве плана на день. Организованный календарь может показать, насколько хорошо (или плохо) вы управляете своим временем.
3 - Очистите рабочее пространство
Стремитесь уменьшить предметов на вашем столе. Чтобы еще больше сократить беспорядок, сканируйте документы, которые вы хотите сохранить, и создайте папку Google Drive для файлов, чтобы вы могли получить к ним доступ в любом месте. Сортировка документов по категориям в зависимости от того, нужно ли их читать, подавать их, отправлять себя по поручению, звонить кому-то или выходить в интернет, чтобы следить за ними. Чувствуете себя подавленным всей этой бумагой? Выберите только одну область вашего рабочего пространства—она может быть как один ящик или как большой, как весь рабочий стол—и очистить все, что вам не нужно. Повторите на других областях, пока вы не очистили весь офис.
4 - Организовать цифровое пространство
Заимствуйте организационную структуру, которую имеют смартфоны. Подобные приложения (например, приложения для здоровья или торговые приложения) можно сгруппировать в папки. Добавление дат в имена папок также может быть полезно; это хороший показатель, чтобы проверить рекомендации по хранению цифровых записей вашей компании и узнать, как долго вам нужно хранить документы и что вы можете выбросить или удалить. Для документов, которые вы храните, подумайте о том, как и когда вы их получите. Файлы, которые вы часто используете, должны быть легко доступны.
5- Составьте умный список дел.
Записывайте задачи на следующий день, прежде чем выходить с работы. Сделайте список цифровым или аналоговым, на выбор. Некоторые исследования показывают, что запись задачи может повысить вероятность ее достижения.