Наши почтовые ящики переполнены
Основной способ общения большинства профессионалов - по электронной почте. Принимайте во внимание спам, служебные темы, которые вас не касаются, маркетинговые мошенничества, личную электронную почту, несколько важных элементов, требующих вашего внимания, и легко понять, почему наши почтовые ящики переполнены.
Чтобы убедиться, что я не перегружен, я управляю своим входным почтовым ящиком, чтобы он не выглядел как дом накопителя . Я стараюсь хранить менее 30 писем в своем почтовом ящике одновременно. В идеале, когда я получаю ноль новых писем в своем почтовом ящике, я закрываюсь на ночь.
Меньше электронной почты позволяет вам быть более продуктивным, сосредоточиться на важных электронных письмах и не чувствовать себя перегруженным.
Семь советов по управлению входящим почтовым ящиком
Вот семь советов, которые помогут вам контролировать свою электронную почту, а не позволять вашей электронной почте контролировать вас.
Сразу же расставьте приоритеты ваших входящих писем. Когда приходят электронные письма, быстро подумайте: «О чем это электронное письмо и как мне нужно отвечать? Это срочно? Могу ли я передать его кому-то еще? Могу я ответить позже?
Отвечай быстро. Для важных писем, таких как письмо от вашего босса, спрашивающее, ответили ли вы клиенту, немедленно отвечайте. Набрав простое «Да» и нажав «Отправить», вы можете заархивировать это письмо!
Делегировать быстро. Даже если вы получаете много писем, это не значит, что вы должны отвечать на них. Если у вас есть помощник или команда, обязательно перешлите им электронные письма, чтобы они могли владеть ими и отвечать на них.
Автоматически фильтровать вашу электронную почту. Фильтры означают, что вы даже не увидите много писем, которые приходят, пока не захотите. Может быть, есть электронная рассылка новостей, которая всегда приходит от ААА или любой другой электронной почты, как это. Фильтр может отправлять эти электронные письма в папку, которую вы можете просмотреть позже.
Используйте другой адрес электронной почты для электронных рассылок. У меня есть мой «основной» адрес электронной почты, но у меня есть дополнительный адрес электронной почты, который я использую только для электронных рассылок. Это еще более мощный фильтр, поскольку электронные письма даже не попадают на мой основной адрес электронной почты.
Электронная почта не является вашей задачей или инструментом проекта. Мой основной инструмент для управления проектами - это специальный инструмент для управления задачами. Я добавляю все электронные письма с заданиями и проектами в службу управления задачами. Подробные задачи и проекты теперь могут быть в нужном месте - инструмент управления проектами, а не мой почтовый ящик.
Тематические строки так важны. Когда вы пишете кому-то по электронной почте, используйте описательную строку темы. Например, «Отзывы клиентов о дизайне дома» или «Пицца для Джерри» и содержание моего сообщения изменилось, я также изменил строку темы!
Еще советовы, которые помогут вам управлять своим общением в целом.
Когда люди сообщают вам о других платформах, попросите их написать вам по электронной почте. Таким образом, у вас не будет общения в LinkedIn, Facebook, WhatsApp, Skype и т. Д. Вы можете попытаться упростить общение через одну систему.
Для тех из вас, у кого есть сообщество поклонников или клиентов, в отличие от корпоративной электронной почты, направляйте людей по электронной почте вам через ваш сайт. Используя веб-сайт, вы можете заставить людей использовать определенную строку темы и отправлять электронные письма члену команды по недвижимости или фильтровать их более легко.
Электронная почта - это мощная, надежная и простая форма общения. Однако, если вы не управляете своим входящим почтовым ящиком, это ошеломит вас.
Относитесь к своей электронной почте как к кухонной раковине: когда грязная посуда появляется, часто мойте ее и убирайте. Вы будете намного продуктивнее, если будете эффективно управлять своим почтовым ящиком.