Соблюдая нормы 115-ФЗ, банки внимательно отслеживают операции с наличными. Чем меньше наличный оборот, тем доверительнее отношение кредитных организаций к бизнесу. Но некоторые виды предпринимательской деятельности существовать без него не могут, поэтому обращение с наличными возможно — с соблюдением ряда правил. Рассказываем, как действовать, чтобы взаимодействие с банками и контрагентами было максимально комфортным.
Применять кассу и вести кассовую книгу
Для работы с наличными у предпринимателя должны быть касса и кассовая книга. В книге обязательно отражаются все операции по поступлению и выдаче наличных. Современные технологии значительно облегчают процесс: больше не нужно подклеивать чеки и т.п. — всё можно сделать в электронном виде.
Установить лимит наличных в кассе
Предприниматель обязан приказом или другим распорядительным документом установить лимит наличных в кассе, а излишек — инкассировать в банк для зачисления на счёт. Остаток в кассе должен равняться разнице между суммой поступивших и суммой выданных наличных. При незначительных объёмах наличных необязательно заключать договор с инкассаторами: зачислить излишек на счёт можно самостоятельно с помощью бизнес-карты и банкомата — провести самоинкассацию.
Не снимать со счёта больше 1/3 остатка
Банк не рекомендует предпринимателям снимать со счёта больше одной трети остатка. Это важно при получении наличных как в кассе банка, так и при снятии с бизнес-карты в банкоматах. По возможности все расчёты нужно переводить в безналичный режим: для выплаты зарплаты можно использовать зарплатный проект, а для оплаты услуг контрагентов — бизнес-карту.
Не платить контрагентам наличными более 100 тысяч рублей
Согласно указаниям Банка России №3073-У, наличные расчеты предпринимателя с контрагентами (и юридическими, и физическими лицами) не должны превышать лимит в 100 тысяч рублей. Причём этот лимит относится ко всему сроку действия договора.
Например, вы заключили договор на аренду помещения сроком 11 месяцев. Ежемесячно вы должны платить 10 тысяч рублей наличными. На момент 11-го платежа лимит для расчётов наличными будет нарушен.
Существует и требование Банка России №266-П, которое устанавливает общее ограничение на наличные расчёты с использованием банковских карт — не более 100 тысяч рублей в сутки.
То есть, с одной стороны, нельзя платить наличными более 100 тысяч рублей контрагенту в рамках одного договора, с другой стороны — операции наличными не должны превышать также суточный лимит в 100 тысяч рублей. При постоянном обороте операций контролировать лимиты сложно даже профессиональному бухгалтеру, отсюда и риск вопросов банка к характеру операций. Безналичные расчёты куда прозрачнее.
Сохранять первичные документы по операциям с наличными
Чеки, приходно-кассовые ордера, накладные, договоры — эти документы понадобятся, если у банка возникнут вопросы по операциям с наличными.
При снятии наличных с бизнес-карт первичной документации не будет, но придётся соблюдать лимиты: со счёта можно снимать не более 170 тысяч рублей в день и не более 5 млн в месяц.
Подытожим
- По возможности операции лучше перевести в безналичную форму.
- Нельзя рассчитываться с контрагентами наличными, если общая сумма платежа превышает 100 тысяч рублей в рамках всего периода действия договора.
- На операции наличными в сутки с использованием банковских карт рекомендуемый лимит такой же — 100 тысяч рублей.
- Нужно вести кассовую книгу и сохранять все первичные документы.
- Соблюдать правила будет проще, если пользоваться банковскими продуктами: бизнес-картой, зарплатным проектом, эквайрингом и т.п.