Громкий бренд или имя спикера с высокой должностью помогают заполнить конференц-залы. Люди тянутся к «звездам», чтобы быть в тренде и узнать об их ошибках и победах. Только вот в конце выступлений участники ставят таким спикерам далеко не самые высокие оценки.
В студии создания презентаций и инфографики VisualMethod выяснили у предпринимателей и корпоративных сотрудников, что больше всего их разочаровало в докладах на конференциях. Оказалось, когда опытные спикеры игнорируют организационные слайды и переходят сразу к описанию процесса или кейса, теряется доверие. Некоторые опрошенные даже назвали такое поведение спикеров высокомерным (“не представился вообще”) и невнимательным (“в теме одно, а на словах другое”). Подробно рассказываем о том, о каких слайдах важно помнить.
Почему это важно
Даже если вы выступали 1000 раз, эти 5 слайдов в вашей презентации должны быть обязательно:
- тема выступления
- представление себя
- структура выступления
- повестка
- итоги презентации и контакты
Если презентация подразумевает блок ответов на вопросы, сделайте для этого отдельный слайд, чтобы сфокусировать аудиторию или используйте слайд с итогами презентации.
Накапливая стаж выступлений, спикеры больше концентрируются на сути презентации, считая, что аудитории важны только результаты и личный опыт выступающего. Конечно, это существенно, но вне зависимости от вашего статуса и итогов работы для аудитории ценно получить подкрепление важности происходящего и ощущение сопричастности. Организационные слайды помогают настроиться на вашу волну, погрузиться в тему и понять, почему ваша презентация должна повлиять на профессиональную жизнь слушателей. Даже если ваша речь является монологом, организационная информация создает эффект взаимодействия выступающего и зрителей в зале.
Зацепите темой
Любая презентация начинается с титульного листа. Обычно на нем написано что-то общее, хотя изначально первый слайд создавался, чтобы объяснить актуальность темы для аудитории. Почему так происходит? Наши клиенты, которые часто выступают, признаются, что тему получают от организатора или, если формулируют ее сами, то это происходит за несколько месяцев до мероприятия и в условиях отсутствия времени появляется тема-набросок. Со временем она появляется на всех афишах, баннерах и в рассылках, а когда доходит дело до подготовки, вроде как менять что-то поздно. VisualMethod предлагает всегда формулировать тему с обозначением ее выгоды для аудитории. Даже если она будет немного отличаться от анонсированной. Так вы сможете с первых секунд завладеть вниманием людей.
Используйте для формулировки темы активный залог и будьте максимально конкретными. Например, формулировка “Разработка коммерческого предложения” звучит слабее, чем “3 шаблона коммерческого предложения, которые помогут Вам продать консалтинговые услуги”.
Найдите со слушателем общий интерес. Хороший спикер перед выступлением спросит у организаторов, кто будет в зале и какие результаты опросов по актуальным среди посетителей темам. Такой разговор занимает пять минут, но помогает сэкономить время на подготовку, потому что вы точно будете знать ожидания людей и подберете для них интересную информацию. Если вы выступаете с единственной презентацией в течение года, можно всего одним предложением связать вашу тему и интересы присутствующих.
Даже когда нет информации о тех, кто будет в зале, достаточно перед началом выступления задать 2-3 уточняющих вопроса о роде занятий слушателей и подобрать аргумент, почему ваша информация будет для них полезна.
Поддержите свою экспертизу
После того как вы сформулировали тему, у людей появляется следующий вопрос: почему именно вы можете быть экспертом и почему именно вам стоит доверять? Эта реакция происходит автоматически и, не получив ответа, слушатель может прослушать все с интересом, однако у него возникнут сомнения, что в этом конкретном случае информация заслуживает доверия и услышанное стоит применять на практике. Поэтому мы рекомендуем даже “звездным” спикерам рассказать, почему они имеют право озвучивать ту или иную информацию. Как сделать это естественно, не выпячивая “Я”?
Некоторые форматы мероприятий предусматривают, что выступающего представляет организатор. В этом случае важно дать ведущему правильную информацию и связать ее с темой вашего выступления. Например, одному нашему клиенту мы советовали на конференции для предпринимателей говорить не только о последнем месте работы в крупнейшей по численности сотрудников компании в стране, но и о предыдущем опыте в небольшом офисе. После выступления спикер получил комментарий, что он понимает проблемы малого бизнеса, хотя раньше в блоке “вопросов-ответов” часто звучал вопрос “хорошо, в большом бизнесе эта методология работает, а что на счёт малого?”. Когда вы четко понимаете, кто ваша аудитория, то можете подобрать примеры из своей деятельности, которые будут перекликаться с интересами слушателей.
Если вы представляете себя сами, посвятите этому отдельный слайд. Так вы сможете озвучить только связь вашего опыта и темы, а другие факты люди прочитают сами - и вы не будете выглядеть хвастающимся. Есть такое понятие, как “треугольник доверия”. Чтобы вызвать доверие, вам нужно связать три аспекта: ваш опыт, тему и интересы аудитории.
Первый вариант, как это можно сделать, предполагает использование стереотипа. Выглядит так:
Меня зовут _______, я _______ (Должность): стереотип _______________. Если вы коммерческий директор, ваше представление может выглядеть так:
Меня зовут Петр Бродский (имя), я типичный коммерческий директор (должность), который утверждает по несколько коммерческих предложений в месяц и получает обратную связь от клиентов (стереотип). Таким образом вы подтверждаете, что имеете право говорить о составлении коммерческих предложений и понимаете, чем занимаются присутствующие в зале люди, если выступаете перед людьми с такой же должностью.
Второй вариант - предыдущий опыт. Если бы вы выступали перед разработчиками, которые, допустим, создают сервисы для автоматизации рассылки коммерческих предложений, то могли бы сказать следующее:
Меня зовут Петр Бродский (имя), и я каждый день 30% своего времени провожу в команде разработчиков, потому что верю, что будущее за автоматизацией процессов. Если у вас есть опыт работы в разработке, то можно сказать еще ярче: Я разработчик и всегда им был. Код в моей крови. Но так случилось, что мне удалось выстроить алгоритм работы с коммерческими предложениями и повысить продажи на 999%, и теперь я работаю руководителем блока. Это тоже хорошо, потому что я вижу обе стороны процесса.
Если у вас нет релевантного опыта, то можно перейти на язык эмоций и сказать, почему вам важна тема. Это прозвучит примерно так: я сам каждый день являюсь покупателем и готов плакать от счастья, когда продавец слышит, что нужно мне, а не пытается продать по шаблону. Но в этом и суть шаблона хорошей компании: научить сотрудников использовать преимущества человечности и технологии понимания клиента.
Что касается слайда, описывающего опыт, то на него можно поставить следующую информацию:
- Должность и названия компаний, в которых вы работали
- Ваше образование или специальные курсы, которые касаются темы
- Степени, награды и сертификации
- Количественные результаты. Например, сколько коммерческих предложений вы в своей жизни сделали.
- Иногда уместно упоминание клиентов или крупных проектов.
Главное: вовремя вспомните, что аудитория пришла послушать не вашу историю жизни. Поэтому цель представления состоит лишь в том, чтобы обосновать, почему людям важно услышать именно ваше выступление по этой теме.
Заинтересуйте содержанием
Вот вы рассказали, почему тема и ваша экспертиза заслуживают внимания, теперь аудитория хочет знать, как вы будете передавать знания, каким будет процесс. Указывать содержание презентации на слайде и задавать повестку встречи важно для того, чтобы избежать разочарования людей после вашего выступления. Когда вы не предупреждаете о структуре вашего выступления, люди сами формируют ожидание и оно редко совпадает с реальностью. Отсюда появляются комментарии в стиле “вообще не о том говорил” или “я думал, что будет лучше”. Помогите слушателям с их желаниями и ожиданиями - задайте правила и расскажите, чего им ждать.
Хороший способ рассказать о повестке, не называя слайд “Повестка”. Вместо этого можно сделать временную шкалу или инфографику. Обозначьте, сколько времени займет каждая из частей: теоретическая, практическая, кейс, ответы на вопросы, перерывы, если это предусмотрено. Если вы будете пересылать презентацию, то содержание лучше сделать в виде меню со ссылками - так вы позаботитесь о читателе и сэкономите его время на перелистывание слайдов.
VisualMethod рекомендует не только указать содержание выступления, а сделать это через выгоду для слушателей. Например, на слайде есть пункт “как указать границы бюджета в коммерческом предложении”. Озвучивая этот пункт, дайте обещание: “После моего выступления вы будете знать, как указать границы бюджета в коммерческом предложении”. Убедитесь, что люди находят ваши слова полезными для себя.
Как отмечает в своей книге “Кино между адом и раем” Александр Митта, первые 20 минут фильма вызывают вспышку интереса ко всему повествованию. Профессионалы называют это Inciting event или в примерном переводе “побуждающее событие”. Аналогичный подход есть и в театральной классике. Ваши вступительные слайды являются завязкой и рождают интерес ко всему повествованию.
Подведите итоги
Помните о развязке в конце фильма или постановки: тот момент, когда зрителя озаряет и он получает вселенское знание. Таким моментом в вашей презентации станет итоговый слайд с краткими выводами. Это может быть один итог, написанный крупно, если вы говорите о по-настоящему новом открытии, или 3 главных правила или вывода, чтобы резюмировать все выступление.
Зачем подводить итоги на отдельном слайде? Во-первых, вы помогаете сделать однозначный и правильный вывод по итогам вашего выступления. Во-вторых, вы готовите аудиторию к финалу презентации и даете возможность подготовить вопросы.
В-третьих, вы можете добавить ценность своему выступлению. Для этого нужно акцентировать внимание на том, что благодаря вашему выступлению аудитория что-то узнала, осознала и поняла. В общем, создать эффект дополнительной ценности. Например, вы перечисляете названия трех шаблонов, по которым строится коммерческое предложение, и говорите: сегодня вы узнали эти три модели, и используя их вы сможете четче показывать вашим клиентам выгоду от сотрудничества с вами и ускорять продажи.
Итоговый слайд должен быть кратким и действительно итоговым. Не стоит после него продолжать дальнейшее погружение в тему, даже если вы вспомнили какие-то детали. Используйте этот момент для закрепления вашего экспертного статуса и финального вывода. К чему можно перейти в этой финальной точке, так это к блоку ответов на вопросы, хотя в большинстве случаев лучше его поставить немного раньше и закончить презентацию на той ноте, которая нужна вам.
Помогите с вами связаться
У любой презентации есть цель. Выходя на сцену, спикер продает аудитории товар, компанию, свою экспертизу или какое-то действие. Сегодня редко можно встретить прямую продажу через презентацию, разве что в сетевых пирамидах косметики или волшебных пилюль. В большинстве случаев выступающий собирает контакты аудитории. Это не значит, что он ходит с анкетой по залу, но он говорит, где можно продолжить общение.
Если вы не готовы давать прямые контакты, то укажите на закрывающем слайде e-mail компании. Например, мы используем общий адрес hello@visualmethod.ru, а еще лучше дайте ссылку на социальную сеть, где вы сможете общаться с аудиторией или где появляются полезные материалы по вашей тематике.
Если вы независимый консультант, то также можно дать общий, личный адрес или указать страницу в социальной сети, через которую с вами можно связаться.
Чтобы активизировать аудиторию, сделайте “призыв к действию”. Попросите дать отзыв вашему выступлению, поделиться ссылками по теме или предложить, как можно улучшить вашу презентацию. Как показывает практика VisualMethod, порядка 10% слушателей всегда достаточно отзывчивы и активны, чтобы оставить комментарий, а порядка 30% готовы подписаться на новости вашей группы.
P.S. По “древней” традиции здесь должно было быть упоминание фразы “Спасибо за внимание!”. Говорить “прощай” всегда сложно и хочется заполнить неловкую паузу слайдом с подобной благодарностью, но мы призываем остановиться на слайде с контактами. “Спасибо-слайд” дает сигнал аудитории, что ваши отношения завершены, а цель любого бизнеса - расширять и постоянно поддерживать контакт со своей аудиторией. Ваши контакты с этой задачей справятся лучше.