Домашний офис
Американский писатель, ранее адвокат Джон Гришем, автор бестселлера "Время убивать", сказал золотые слова "Время поиска документа должно быть не более 40 секунд!"
Папки
Чтобы не искать документы несколько часов, заведите также другие папки и файлы по тематикам:
Документы (а также все договора) на каждого члена семьи (Отец, мать, дети, дедушка, бабушка и т.д.
- Инструкция с чеками (важные покупки, бытовая техника и т.д.)
- Документы собственности
Разложите все документы по отдельным файлам. Знаете, примерно сколько документов у простого гражданина?
Документы
У рядового гражданина в РФ достаточно много документов, которые государственные органы требуют в виде копий, при совершении определенных действий:
1. Свидетельство о рождении
2. Свидетельство об окончании средней школы (2 вида: 8 классов и 11 классов)
3. Паспорт РФ
4. Заграничный паспорт
5. Диплом колледжа
6. Диплом о высшем образовании
7. Военный билет
8. Медицинский полис (бумажный или пластиковая карта)
9. Трудовая книжка
10. СНИЛС (номер в Пенсионном фонде)
11. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика)
12. Свидетельство о заключении брака
13. Временная регистрация (регистрация по месту пребывания)
14. Водительские права
15. Свидетельства о различной собственности (квартира, земля, гараж, автомобиль).
16. Дипломы о повышении курсов и прохождении различных тренингов.
17. Банковские карты
18. УЭК (универсальная электронная карта или что-то в этом роде)
19. Дисконтные карты (100 штук минимум)
20. Медицинская карта амбулаторного больного
21. Свидетельство о постановке на налоговый учет в качестве индивидуального предпринимателя (если решили открыть бизнес) и т.д.
И т.д... Я думаю достаточно перечислений…
Как сказал знаменитый Джон Гришем, автор мировых бестселлеров – поиск документа должен занимать не больше 40 секунд!
Мой поиск занимает несколько секунд!
Практическое задание:
Приобретите папки и файлы, сложите по тематике документы. Поиск будет занимать секунды!
Инструкции, руководства по эксплуатации – папки
Заведите папки для инструкций и паспортов на технику с разделителями по буквам, что легко было находить, например, «П»
Посудомоечная машина
Пылесос
«Т» - телевизор.
Когда покупаю бытовую технику, я завожу на каждую покупку отдельный файл, складываю в него чек, накладную, инструкцию или паспорт.
Вместе с инструкцией кладите туда чек и гарантийный талон.
Качество современной техники не вызывает иллюзий. Будьте готовы к претензионным ситуациям и гарантийным случаям. Как кто-то пошутил у продуктов питания срок годности намного больше чем у техники.
Я организовал у себя 3-4 папки формата А-4, распределил их по буквам алфавита. Все документы по крупным покупкам бытовой техники и электроники я собираю отдельно от общей массы чеков.
Но с чеком всегда спокойнее! Сломалось что-нибудь открыл папку, нашел ключевую букву и вперед упражняться в юриспруденции...
Практическое задание:
Приобретите папки и файлы, сложите по алфавиту инструкции, паспорта и чеки. Когда что-нибудь сломается, вы за считанные секунды найдете нужное.
У меня много юридических папок...
Бумага
Не рубите дерева, не рубите!
Не жалеют у нас бумаги, ох как не жалеют. Архивы собирают и собирают. Это же чудовищные экономические затраты!
В суд идешь, делаешь кучу копий! По моему мнению нужно от этого отойти – чтобы все было в электронном виде.
А бухгалтерская отчетность — это просто тонны бумаги. Старайтесь как можно меньше производить бумажных документов. Чеки и квитанции оплаты можно хранить 3 года, дальше они бесполезны.
Практическое задание:
Проанализируйте бумаги, которые у вас есть, дома. Может их отсканировать и сдать в переработку?
Бумага б/у
В любой компании скапливается использованная бумага, которая, как правило выкидывается просто в мусорку. Если информация не представляет коммерческой тайны попросите у руководства разрешения забрать ее домой.
Советский писатель Валентин Пикуль писал свои рукописи с двух сторон и активно использовал б/у бумагу (тогда не было компьютеров, только ручка и печатная машинка).
Общеизвестно, что на бу бумаге можно снова распечатывать. Я из нее делаю бумагу для записей (блок-кубарики). А то, что уже исписано и отпечатано два раза – отношу в пункты приема раздельного мусора (пластик, бумага, стекло, металл).
Печатайте бумагу с двух сторон. Берегите лес и свои деньги. Мифы о том, что принтер сломается, являются мифами. И не выбрасывайте бумагу вместе с остальным мусором, складывайте рядом с контейнерами с мусором, всегда есть желающие сдать макулатуру.
Практическое задание:
Используйте бумагу с двух сторон. Подумайте прежде чем распечатывать, нужно ли это.
Продолжение следует! До встречи