Возможно, вы захотите (вежливо) переслать это любому нарушителю в вашем списке контактов.
Независимо от того, является ли ваша корреспонденция личной или профессиональной, мы все время от времени виновны в совершении фиктивных электронных писем. (Если бы вы только могли удалить память о пересылке этого неподходящего электронного письма не тому человеку!) В следующий раз, когда вы создадите сообщение для масс, следуйте этим заповедям этикета электронной почты, чтобы избежать неуместной неудачи в общении.
1 Отправлять рассылку с осторожностью
«Не отвечайте на все, если только каждый человек из этого списка рассылки не должен знать, что вы хотите сказать», - говорит Эйми Симингтон, генеральный директор Finesse Worldwide. Она предлагает просмотреть имена в списке и отвечать только тем, кто действительно нуждается в вашем ответе. Это может означать ответ только отправителю или трем из семи получателей. Вдумчивые ответы могут сэкономить время других. «Будь то по деловым или социальным причинам, люди начнут раздражаться потоку незначительных электронных писем, потому что им придется прекратить открывать их», - говорит Дайан Готцман, основатель Школы протоколов в Техасе.
2 Никогда не оставляйте пустую строку темы
Хорошая строка темы помогает получателям расставить приоритеты по электронной почте, говорит Лиззи Пост, один из ведущих подкаста Awesome Etiquette Что бы вы ни делали, не оставляйте ее пустой. Создавая тему, сделайте ее конкретной и лаконичной, и следите за написанием и грамматикой. «Это первое, что замечает человек», - говорит Пост. Поскольку строка темы должна отражать содержание письма, эксперты рекомендуют обновлять строку темы по мере продвижения разговора. Избегайте сюжетных линий, которые могут преуменьшить срочность письма (подумайте: «быстрый вопрос», чтобы озаглавить главную проблему) или заставить кого-то пропустить сообщение, которое, по его мнению, она уже прочитала, объясняет Готцман. Она предлагает начать новую тему, если электронное письмо отклонилось от исходного сообщения.
3 Отвечайие быстро
Хотя эксперты не согласны с правильным временем ответа на электронные письма, они сходятся во мнении, что почти каждое электронное письмо заслуживает ответа. Если достаточно простого ответа («Понял, спасибо» или «Похоже на хороший план»), попробуйте ответить, как только прочитаете письмо. Иногда электронное письмо требует информации, сбор которой может занять несколько дней, но это не значит, что вы можете оставлять людей в покое. «Сообщите им, что вы получили их электронное письмо и вернетесь к нему, когда сможете», - говорит Симингтон. И не забудьте использовать автоответчик, если вы путешествуете или находитесь вне офиса, добавляет она, чтобы другие знали, что они не должны ожидать ответа.
4 Вперед с осторожностью
«Убедитесь, что вы пересылаете нужным людям по правильным причинам», - говорит Пост. Перед пересылкой оцените правильность содержимого, включая любые вложения, а также имена и контактную информацию для всех, кто связан с сообщением. Некоторые люди предпочли бы, чтобы их контактная информация оставалась конфиденциальной. Если тема содержит слишком много подробных пунктов обсуждения, начните новое электронное письмо.
5 Скажите кому-нибудь, если ее взломали
Мы все были там. Вирус начинает распространяться, и прежде чем мы узнаем об этом, мы рассылаем дедушке ссылки, которые заставят кого-либо покраснеть. Если вы получаете то, что явно является вирусом, сообщите об этом жертве, которая может не знать, что происходит. «Просто скажите:« Я хотел, чтобы вы знали, что это происходит », - говорит Симингтон.
6 Уважай искусство рассылки
Вы заботитесь о том, чтобы произвести хорошее впечатление лично, так почему бы не придерживаться вашей электронной почты на том же уровне? «Электронная почта является отражением вас и должна быть написана как письмо, а не как текст, при этом следует помнить о краткости», - говорит Симингтон. Проверьте правильность написания, грамматику и пунктуацию. Все заглавные буквы означают, что вы кричите, а все строчные буквы означают, что вы ленивый. Слишком много шрифтов, цветов и смайликов может раздражать, добавляет она. Будьте дружелюбны, не пытаясь переусердствовать с юмором. «Придерживайтесь осторожности, даже если у вас есть чувство юмора», - говорит Готцман. Тон слишком часто запутан в электронной почте, вы же не хотите показаться непрофессиональным, потому что кто-то не понял вашу шутку.