В процессе работы компании приходится подготавливать много документов. И зачастую они должны находиться на предприятии от 75 лет, так как содержат данные о бухгалтерской деятельности, сотрудниках компании и другую информацию.
Чтобы обеспечить удобный доступ к этим бумагам, требуется грамотная сортировка и хранение. Архивация документов – это сложный процесс, который регулируется конкретными законами и приказами: «О персональных данных», «Об архивном деле Российской Федерации» и т. д. Вот почему доверять эту процедуру лучше экспертам, разбирающимся во всех тонкостях.
Правила и особенности архивации
Архивирование представляет собой комплекс процедур по упорядочению, систематизации бумаг предприятия. В основном учетом документов в компании занимается один человек, который не всегда умеет грамотно сформировать архив. А исполнителю нужно знать, как правильно организовать документооборот. В частности, используются такие способы, упрощающие учет и хранение бумаг:
1. Бумажный документооборот. Здесь требуются реквизиты компании, подписи составителей. Подобная архивация сопровождается временными и денежными затратами.
2. Электронный документооборот. Это удобный способ. Сохраняется доступ к документам, конфиденциальность информации. Кроме того, такая документация имеет юридическую силу.
3. Смешанный документооборот. При таком способе ведения документации возможно согласование и утверждение только на бумаге, а вот передача документов может выполняться посредством электронных носителей.
Поскольку работы сложные, лучше заручиться помощью профессионалов.
Услуги по архивной обработке документов включают:
- выезд и осмотр архива компании;
- согласование объема работ и стоимости услуг;
- непосредственно архивирование бухгалтерских бумаг, кадровых документов;
- архивную обработку документации по личному составу;
- систематизацию бумаг посредством сшивания на основании их типа;
- проставление печати организации;
- формирование описи для каждого дела и т. д.
Если нарушены правила или документация вовсе теряется, ответственность ложится на сотрудника, который занимался архивацией.
Помощь профессионалов
Если вам понадобились услуги по архивной обработке документации, обращайтесь в компанию «ДС-Архив». Грамотная организация документов предприятия позволит сократить место хранения до 40 %, а затраты – до 50 %. Прозрачное формирование цен, соблюдение правил архивно-технической обработки. Предоставляем бессрочные гарантии на услуги. Выедем по любому адресу в Москве и Московской области, выполним бесплатную оценку и подготовку коммерческого предложения.