Эти быстрые изменения могут сделать большую разницу в вашей производительности.
Организованность на работе вызывает привыкание. Конечно, это требует некоторого импульса, чтобы начать работу, но как только у вас есть системы, которые работают на вас, все щелкает. “Это похоже на очистку вашего холодильника—каждый раз в то время, вы должны идти глубоко, но это окупается изо дня в день”,-говорит Сью Расмуссен, тренер беспорядка, который работает с профессиональными женщинами. Чтобы начать веселье организации в вашем офисе, попробуйте эти советы.
1. Обновите свой почтовый ящик.
Оцените электронные письма, которые вы получаете каждый день. Получение информационных бюллетеней или обновлений, которые не служат вам? Отпишитесь, говорит консультант по производительности Карсон Тейт, основатель консалтинговой фирмы производительности, работающей просто. Если письмо займет менее нескольких минут, сделайте это немедленно, даже если это означает его удаление или архивирование. Если ответ должен быть более сложным, попробуйте изменить строку темы на элемент действия. - Скажем, я получил письмо о пересмотре презентации PowerPoint. Это мой шаг действия, который я ввожу в строку темы, поэтому мне не нужно перечитывать письмо”, - говорит Тейт. Может ли ваш почтовый сервер автоматизировать некоторые вещи, которые вы часто делаете? Включите общие ответы в подписи или попробуйте автоматическую подачу: “вы можете написать правило в Outlook, чтобы автоматически перемещать сообщения из прямых отчетов в папку с файлами,-говорит Тейт, - что отлично подходит для поиска вещей позже.”
2. Получить ручку в календаре.
Поместите все, что вы делаете, в цифровой календарь—включите встречи, да, но также заблокируйте время для обеда. ” Календарь-это визуальное проявление вашего времени, и вы должны использовать его как план вашего дня, а не как место для других, чтобы планировать свой день для вас", - говорит Джон Зерацкий, соавтор Make Time: как сосредоточиться на том, что важно каждый день ($19; amazon.com). Rasmussen любит Acuity Scheduling, платформу, которая позволяет перекрестно проверять вашу доступность с клиентами и коллегами. Организованный календарь может показать, насколько хорошо (или плохо) вы управляете своим временем, отмечает Зерацкий. - Когда недели будут по-настоящему сумасшедшими, я оглянусь назад. Немного размышлений помогает мне лучше планировать будущее.”
3. Быстро очистите свое пространство.
Стремитесь уменьшить свободные бумаги на вашем столе, говорит Расмуссен. (Чтобы еще больше сократить беспорядок, сканируйте документы, которые вы хотите сохранить, и создайте Google Диск папка для файлов, так что вы можете получить к ним доступ в любом месте.) Сортируйте документы по категориям в зависимости от того, нужно ли их читать, подавать, отправлять по поручению, звонить кому-то или выходить в интернет, чтобы следить. Чувствуя себя разбитым всей газетой? Выберите только одну область вашего рабочего пространства—она может быть размером с один ящик или размером со весь рабочий стол-и очистите все, что вам не нужно. Повторите на более областях, пока вы не охватили весь свой офис.
4. Измените свое цифровое пространство.
Borrow the organizational structure that smartphones have. Similar apps (think health apps or shopping apps) can be grouped in folders. Tate suggests using that as a guiding principle for organizing your computer files. Adding dates to folder names can also be helpful; this is a good time to check on your company’s digital-records retention guidelines and find out how long you need to store documents and what you can trash. For the documents you keep, “think about how and when you retrieve them,” says Tate. Files you use frequently should be easy to access. “To name files for your retrieval system, look at the document and ask yourself, ‘What is the first thing I think of when I look at this document?’ Whatever comes to mind first is the name of your file,” she says.
5. Составьте более умный список дел.
Лорен Макгудвин , основатель и генеральный директор Career Contessa, сайта карьеры для женщин, предлагает записывать задачи на следующий день, прежде чем покинуть офис каждую ночь. "Я стараюсь ставить свои задачи на приоритетные уровни. Я разбиваю их на” высокий приоритет", "легкие победы" и "могу подождать следующего дня", - говорит она. Это помогает ей включать в себя личные дела, такие как физические упражнения, потому что она может видеть, когда у нее будут карманы времени. Ли сделать ваш список цифровым или сетноым-аналогов до вас. Некоторые исследования показывают, что запись задачи может повысить вероятность ее достижения. Тейт говорит, что предпочитает цифровые списки, потому что может быть трудно осмыслить будущие проекты, если у вас нет физического пространства для них в вашем бумажном планировщике; вы можете легко отслеживать будущие месяцы и годы в цифров.