Выделяйте самые срочные и важные задачи, старайтесь выполнить их тогда, когда это наиболее актуально.
1. Правильно планируйте свой день
Чтобы не тратить время впустую, необходимо проанализировать свой распорядок дня и определить, на что вы тратите время впустую, попытайтесь устранить этот фактор. Изучите свой день почасово, поминутно. Сегодня существует немало инструментов, позволяющих легко и просто это сделать.
Правильно организуйте свой день, чтобы при выполнении важных задач вам не приходилось отвлекаться. Статистика говорит, что человек тратит порядка 23 минут времени, чтобы повторно сосредоточиться после того, как на что-то отвлекся. Поэтому перед тем, как приступить к работе, устраните все, что могло бы вас отвлекать: выключите звук на телефоне, установите режим «не беспокоить», выключите телевизор, закройте окна на улицу. И после того, как убедитесь, что устранили внешние раздражители, можете сосредоточиться на работе.
2. Определите время, когда вы находитесь на пике продуктивности
У каждого человека есть время, когда его продуктивность достигает максимума. А знаете ли вы, когда ваша продуктивность максимальна? Этот момент очень важен, так как загрузив себя в такие часы, вы сможете сэкономить время для выполнения других дел.
У многих людей максимальная продуктивность приходится на период с 8 утра до 12 часов дня. Также доказано, что люди, просыпающиеся раньше, реже откладывают свои дела «на потом».
Сформируйте для себя свой график с учетом времени, когда вы наиболее энергичны. Рекомендуется именно в этот период выполнять самые сложные и важные задачи, которые требуют максимальных усилий и концентрации. Такой подход позволит выполнять запланированное с минимальными затратами времени.
3. Получайте максимальную отдачу
Необходимо рассматривать время не с точки зрения того, что оно есть, а с точки зрения того, как правильно им распорядиться. Время – это ресурс, важный и ценный. И от того, как эффективно вы его используете, зависит значимость этого ресурса. Иногда нужно задуматься, стоит ли отвлекаться на малозначимые вещи, которые отнимают время, но не приносят пользы или прибыли.
Потратив немного времени на оптимизацию рабочего дня, вы сэкономите силы и ресурсы, сможете больше сделать сегодня, чтобы получить больше свободного времени на завтра.
Сделать это не так и сложно, необходимо следовать нескольким простым советам:
- Планируйте. Нужно продумать свой рабочий день шаг за шагом, спланировать последовательность действий таким образом, чтобы в первую очередь выполнить самые важные и актуальные задачи.
- Автоматизируйте. Сегодня в распоряжении человека есть множество инструментов, которые позволяют автоматизировать ряд процессов, избавив от необходимости тратить на них время. Используйте специальные приложения, сервисы уведомлений на смартфоне или компьютере, установите фильтры на почту, пользуйтесь импортом/экспортом данных и т.д. Это поможет сэкономить достаточно много времени.
- Делегируйте. Если на выполнение не самой важной задачи вам придется потратить достаточно много времени и сил, делегируйте ее. Со многими заданиями легко справятся помощники или коллеги. Иногда целесообразно передать некоторые дела на аутсорсинг, чтобы сосредоточиться на основных задачах, которые вы можете и должны сделать сами.
- Пользуйтесь календарём. Календарь был и остается одним из самых эффективных инструментов для правильной организации рабочего дня. Он позволяет наглядно и быстро оценить перечень задач и времени, которое на них необходимо.
Если вы каждый день будете следовать этим рекомендациям, сможете экономить несколько часов в сутки. То есть практически сможете освободить один день в неделю для отдыха или выполнения дополнительной работы.
4. Не растягивайте рабочий день
Если вы не можете все успеть за восемь часов и тратите на работу больше времени, ограничьте себя. Постарайтесь успеть все не за восемь, а за шесть часов.
Ограничение действует подсознательно и стимулирует человека сконцентрироваться на выполнении наиболее актуальных и важных дел. А расстановка приоритетов, в свою очередь, позволяет правильно и эффективно тратить время.
5. Избавляйтесь от бесполезных и ненужных задач
Проанализируйте детально свои действия в течение дня. Вы увидите, что много времени тратится на дела, которые не имеют большого значения, не дают результат. Это и звонки по телефону, и разговоры «о жизни» с коллегами, просмотр ленты в социальных сетях, ненужные совещания и т.д.
Если ваш день максимально загружен, исключите из него неважные или бесполезные дела, сосредоточьтесь на выполнении актуальных задач и тогда вы обязательно все успеете.
Окружающие часто обращаются с разными просьбами. И многие из нас редко говорят «нет», ведь просят же о сущем пустяке. Если вы не хотите обидеть человека или разочаровать, научитесь отказывать деликатно. Сошлитесь на нехватку времени или на то, что вы готовитесь, например, к важной презентации. Вас обязательно поймут.
Берегите свое время, это самый дорогой ресурс. Используйте его рационально, чтобы получать максимальную пользу.