Поставщики недовольны заказчиками в то время, как заказчики видят в поставщиках единственную причину сорванных сделок. Последним посвящено слишком много контента, поэтому информационная служба Tеnderbot.KZ решила посмотреть на процесс тендеров и закупок глазами заказчика.
Электронные закупки – это многоэтапный и в большинстве своем бюрократический процесс. При этом стоит отметить, что «бумажное» давление испытывает далеко не один поставщик. До заключения договора заказчику приходится пройти несколько бумажных кругов, что может занять около двух месяцев работы.
Дело в том, что эффективность закупочной деятельности зависит от уровня внутренней организации. Как правило, в компании заказчика одно из подразделений отвечает за оформление заявки, другое за организацию закупки, третье контролирует весь процесс и замеряет его результат.
На первый взгляд, все выглядит достаточно просто, однако алгоритм действий заказчика заставит вас изменить свое мнение.
- Начинается все с того, что кто-либо из сотрудников выявляет потребность в тех или иных товарах, работах или услугах. Его условно можно назвать инициатором. Далее он составляет отчет, в котором предлагает варианты удовлетворения этой потребности «своими силами», т.е. без организации закупок.
- Если компания не имеет такой возможности, инициатор обосновывает причины появления нужд. Приведем элементарный пример. Представим, что на предприятии закончились некоторые материалы. Сотрудник ставит в известность заведующего складом, который проверяет наличие этого материала. В данном случае заведующий выступает в качестве контролера, т.е. человека, который контролирует расход того или иного продукта. Если на складе оказалось пусто, то инициатор должен указывать необходимые объемы ТРУ, стоимость и сроки. Эти данные необходимы для того, чтобы включить заявку в годовой план компании.
3. Только после согласования всех деталей с контролером (заведующим складом) – что занимает немалое количество времени – закупка получает свое заслуженное место в плане. Однако, обсуждения на этом не заканчиваются.
4. Последней инстанцией по оформлению плана является закупщик. В роли закупщика может выступать как специалист, так и целый отдел. В его задачи входит:
- составление документации о закупке: дополнительные характеристики ТРУ и т.д.;
- экономия средств;
- подбор лучшего партнера для сделки среди претендентов;
- публикация результатов закупки;
- соблюдение закона.
Именно он размещает планы на соответствующих платформах.
*Изменения в план вносятся по тому же алгоритму: инициатор – контролер – закупщик. Отсюда следует, что инициатор отслеживает любые изменения, касающиеся потребности.
5. На этом этапе мы вновь возвращаемся к инициатору. Именно он проводит переговоры с победителем закупки, обговаривая затем проект договора с контролером.
6. На плечах инициатора также лежит контроль за исполнение условий договора.
7. По истечению срока договорных отношений инициатор отчитывается о результатах закупки перед контролером.
8. Конечным звеном в этой цепи становится совместная деятельность инициатора, контролера и закупщика. Итоги совершенных закупок суммируются и ложатся в основу при составлении плана на следующий год.
Таким образом, не стоит полагать, что сторона заказчика более упрощена или требует меньше усилий. Факт заключается в том, что закупки будут проходить на должном уровне лишь в том случае, когда каждая из участвующих сторон будет придерживаться исключительно своих полномочий, не вмешиваясь в деятельность другой стороны. Более того, каждый участник закупок должен на совесть выполнять свои обязательства.
Tеnderbot.KZ поможет вам выполнить условия договора качественно и в срок, повысив тем самым уровень проведения закупок. Здесь вы найдете надежного партнера всего за несколько кликов.
Позвоните прямо сейчас, и узнайте все подробности!