Давно читала крутую книгу Максима Дорофеева Джедайские техники. Суть в том, что человек из IT просто и доступно пишет про обработку потока задач и про достижение целей не через дисциплину (как я люблю), а с помощью хитрости.
Хитрость в чем:
Первое, это деление задач на цели и действия. Цель — результат, к которому надо прийти, например «подружить заявки на отпуск сотрудника и гугл-календарь, чтобы при планировании встреч легче было понять кто отсутствует». Это большая задача из нескольких этапов и она не должна быть в таком виде в личном таск-менеджере, так как сделать за один день не получится, а психологически будет давить.
Второе, обрабатывать все входящие сразу. Например, сразу во время созвона записываем себе к каким итогам пришли: какая цель и какой первый шаг от тебя лично требуется. Причем первый шаг может быть «в четверг Дмитрий должен предоставить спецификацию по изменениям в API». Задача вроде не твоя, но проконтролировать все-таки тебе, а то можно и не дождаться.
Я как-то у коллеги подсмотрела, как он использует Напоминания (дефолтное приложение на Mac, iPhone), и если настроить, то получится личный таск-трекер, где можно задачи разложить по этой методике:
У меня получилось так:
common — список, где собираются цели проектов на долгосрочную перспективу;
hot — цель на ближайший спринт;
20% — сюда кидаю задачи, которые делают проект лучше. Это может быть редизайн какой-то странички, или приятная фича;
today — конкретные и максимально простые действия на сегодня;
refactoring — технический долг. Записываю, когда всплывают проблемы «под капотом»;
meeting — все, что хочу обсудить с командой на общей планерке.
По процессу формируются списки примерно так:
Сначала заполняется папка common целями, где указано к какой функциональности надо прийти в целом на проекте.
Потом из папки common я выбираю самые приоритетные на ближайшие две недели и перекладываю их в папку hot. Это цели, которые войдут в ближайший спринт.
Есть еще папка 20% — туда также кидаются цели спринта, но отличие в том, что они не пришли от бизнеса, и в них нет острой необходимости. Это задачи для имиджа проекта, чтобы в нем появлялись свои фишки.
Дальше из папок hot и 20% формируется today. Формулируются задачи как следующий шаг, который я должна сделать сегодня, чтобы приблизиться к выполнению целей спринта.
Пример: если в hot записала задача «подружить заявки на отпуск сотрудника и гугл-календарь», то в папке today, в течение недели, могут быть задачи «изучить документацию по API гугла», «написать задачу на бэк», «написать задачу на фронт», «просмотреть задачу на стенде и дать свои правки» и тд.
И еще есть мои любимые папки: refactoring и meeting.
В refactoring лежит весь технический долг. И я стараюсь раз в месяц задачи от туда перекладывать в 20%, чтобы проект не скатывался во что-то неповоротливое.
В meeting я пишу все, что надо обсудить с командой на планерках, которые проводятся раз в две недели. Там задачи «показать ребятам макеты по редизайну экранов», «еще раз проговорить правила сборки релизов» и тд.
Честно говоря, когда начала вести задачи так, стало прям легче, так как долгосрочные задачи не вгоняют тебя в депрессию. Папку common ты трогаешь только раз в две недели, папки hot и 20% в конце рабочего дня, чтобы сформировать today. А в самый час-пик работы с тобой только чек-лист на сегодня, где прописаны конкретные шаги/действия. Это помогает, как пишет Дорофеев, сэкономить «мыслетопливо» и оно реально экономится.
Попробуйте, мне кажется многим зайдет. Если не работаете на маке, то можно найти кучу других таск-трекеров для подобных целей: G Tasks, Notion.
По поводу книги, кому нужна читалка для iPhone — пишите в личку, скину )))
Больше классной инфы про разработку продуктов у меня в канале.
EDIT