Принято считать, что летом организатору деловых мероприятий делать нечего: потенциальная аудитория уходит в отпуск и запуск значимых событий приходится откладывать до осени. Но мы считаем, что летний хиатус напротив предоставляет уникальную возможность прокачать свои компетенции и встретить деловой сезон во всеоружии. Этим постом мы открываем серию публикаций «Лето event-менеджера», в которой будем рассказывать о том, как готовить сани летом, а бизнес-мероприятие — заранее. В этом выпуске речь пойдёт о нестандартных форматах бизнес-событий.
Сегодня, когда практически всю нужную информацию можно найти онлайн, организаторам бизнес-мероприятий нужно искать новые способы заинтересовать потенциальных участников. Традиционные форматы — конференции, форумы, семинары — конечно, хороши, но во многом приелись. Особенно, если вы хотите собрать уже опытных специалистов, не нуждающихся в половине докладов, рассчитанных на новичков.
В таком случае настоящим спасением может стать нестандартный формат мероприятия. В этой статье мы расскажем о нескольких из них, способных превратить ваш ивент в нечто запоминающееся.
Бизнес-завтрак
Аудитория — 10-40 человек
Формат — нестрогий
Продолжительность — 1-2 часа
Удобный формат, который позволит в короткие сроки продемонстрировать узкопрофильную экспертизу участвующих в нем специалистов. Бизнес-завтрак экономит время ваших клиентов и ваши ресурсы. Как правило, проходит довольно неформально, что позволяет налаживать тесный контакт между участниками. Ограниченное число участников подразумевает предварительную регистрацию. Окупаемость бизнес-завтраков низкая, так что не стоит ожидать, что вы на нём заработаете; скорее его цель — демонстрация экспертизы, нетворкинг и таким образом инвестиции в будущие контракты. Снизить затраты можно, найдя партнёра или спонсора.
Case-studies
Аудитория — профессиональная, размер варьируется
Формат — нестрогий
Продолжительность — в зависимости от числа кейсов
Популярный в последнее время формат бизнес-мероприятий. Как правило, он является частью больших событий вроде конференций или форумов, но может быть организован и в качестве отдельного мероприятия. Участники с большей охотой слушают о практическом опыте экспертов, чем теоретические выкладки. Если в практике вашей компании есть интересные кейсы, устройте case-studies. Интересным форматом может стать вариант, когда вы презентуете аудитории начальные условия, а затем, разбив их на малые группы, предлагаете им найти свой способ решения. Кейсы могут быть достаточно сложными и требовать большого вовлечения со стороны участников мероприятия, но результат того стоит. В качестве бонуса возможны интересные варианты решения проблем, возникшие в результате группового обсуждения.
Деловая игра
Аудитория — широкая, размер — 20-40 участников
Формат — нестрогий
Продолжительность — в зависимости от выбранного сценария
Этот формат похож на предыдущий по степени вовлечения участников мероприятия, но не обязательно построен на реальных кейсах. Деловые игры часто предназначены для того, чтобы прокачать какие-то конкретные компетенции участников, проработать сложные ситуации или найти гипотетическое решение. Обязательным условием для такого формата является наличие хорошего модератора, способного направлять дискуссии в нужное русло и контролировать процесс выработки решений.
TEDx-конференции
Аудитория — до 100 человек
Формат — строгий
Продолжительность — 1 день
Большую популярность в последнее время получили конференции в формате TED Talk. Спикеры получают не более 18 минут на доклад с презентацией и акцент делается на распространение идей. Часто сменяемые спикеры, строгий формат мероприятия, не позволяющий отвлекаться от темы, нестандартные подходы — такое событие вполне может стать одним из самых динамичных и ярких ивентов. Обратите внимание, что для того, чтобы заявить свое мероприятие как TED-конференцию, нужно получить лицензию. Другим важным моментом является видеосъёмка, т. к. все выступления потом нужно выложить на YouTube для бесплатного просмотра, так что стоит заранее озаботиться поиском хорошего видео-оператора.
Мастерская (workshop)
Аудитория — до 20 человек
Формат — нестрогий
Продолжительность — от нескольких часов до нескольких дней
Воркшоп — это практический формат бизнес-мероприятий, в ходе которого участники не только отрабатывают практические задания, но и активно обсуждают методы решения и полученные результаты В отличие от тренинга, где усилия направлены на проработку конкретного навыка или получение готовых техник, а ключевой фигурой является тренер, для воркшопа характерно активное вовлечение всех участников в групповую работу. Наставник обеспечивает начальные условия и консалтинг и выполняет скорее функцию модератора, а поиск и принятие решений лежит на плечах участников.
Митап (meet-up)
Аудитория — 10-40 человек
Формат — нестрогий
Продолжительность — 1-3 часа
Интересный формат, больше характерный для IT-событий. Сначала предполагал перевод онлайнового сообщества в оффлайн-плоскость, но в последнее время диапазон событий, которые подпадают под это определение расширился. Вам подойдёт этот формат, если вокруг компании сформировано лояльное сообщество в интернете (например, подписчики блога или форума) и вы хотите сделать его более-менее регулярным. Это один из наиболее гибких вариантов проведения бизнес-ивента, не зажатый в рамки определения. Деловая программа может состоять как из нескольких небольших презентаций от приглашенных спикеров с последующим свободным обсуждением, так и в форме свободного микрофона, когда тема встречи объявляется заранее и каждый желающий может подготовить доклад или поделиться своим мнением. От организатора в этом случае требуется обеспечить несколько ключевых выступлений, чтобы задать темп общению. В целом же можно сказать, что митап — это формат, где основной фокус мероприятия приходится на сообщество и участников мероприятия. Важный момент: как правило, митапы проходят после рабочего дня, поэтому ключевым аспектом тут станет кейтеринг, о котором нужно позаботиться заранее.
Питч-сессия
Аудитория — 5-10 проектов
Формат — строгий
Продолжительность — от 1.5 часов
Формат мероприятия, в котором организатор выполняет посредника между инвестором и авторами проекта. У каждого автора есть минута, чтобы донести до инвестора привлекательность его разработки. По итогам питчинга самый удачный проект получает инвестиции. Но в каких случаях питч-сессия — это то, что вам нужно? Во-первых, если вы организуете внутрикорпоративное мероприятие. Практически у каждого профессионала, работающего в компании, есть предложения по улучшению бизнес-процессов, но они не всегда находят выход на лицо, принимающее решение. Питч-сессия в таком случае может стать удачным выходом из положения: сотрудники презентуют свою идею руководству напрямую, предлагая решения для ликвидации узких мест или открывающие новые перспективы для развития. Второй вариант — для внешних событий, когда компания позиционирует себя как эксперта в определенной отрасли и продвигает свои услуги по консалтингу. Питч-сессия позволит продемонстрировать свою экспертизу как на уровне выбора продукта для инвестиций, так и в качестве делового посреднка.
Быстрые свидания (Speed Dating)
Аудитория — 10-50 человек
Формат — нестрогий, но с конкретным таймингом
Продолжительность — от 2 часов
Само понятие пришло из сферы знакомств. Быстрые свидания — это возможность за короткое время познакомиться с большим количеством людей. В бизнес-среде это отличный формат для налаживания деловых связей и знакомства с потенциальными партнёрами. Speed Dating может быть как частью большого мероприятия, так и неформальным отдельным событием для нетворкинга. В классическом варианте на общение закладывается 3-7 минут, после чего участники получают нового партнёра. Этот формат немного похож на предыдущий и потребует от модератора тщательного подбора аудитории. Если цель мероприятия в знакомстве подрядчиков и заказчиков, то представителей каждой группы должно быть поровну. Сложность формата в том, что он достаточно динамичный, поэтому задача модератора следить за тем, чтобы никто из участников не испытывал трудности в общении.
PechaKucha
Аудитория — широкая
Формат — строгий
Продолжительность — 1,5-3 часа
Этот формат немного похож на TEDx-конференции, но позволяет общение между слушателями и спикерами. Количество докладов варьируется от 8 до 12, каждый из них представляет собой презентацию из 20 слайдов, демонстрирующихся по 20 секунд. Продолжительность выступления таким образом составляет не более 6-6,5 минут. После каждого доклада предусмотрен небольшой перерыв для обсуждения. Мероприятие направлено на обмен идеями и требует строгого соблюдения тайминга. Авторские права на формат защищены и, как и в случае с TED, нужно получить лицензию.
Мы продолжим разговор о нестандартных форматах бизнес-мероприятий в следующем выпуске «Лето event-менеджера». Оставайтесь с нами и будьте в курсе событий!
Хотите всегда быть в курсе самых актуальных конференций этой отрасли? Подписывайтесь на наши новости, дружите с нами в Фейсбуке, ВКонтакте, Твиттере и Линкедине – и вы не пропустите ни одной!
