Решите для себя, стоит ли внедрять учет, или можно обойтись Если спросить предпринимателей, нужен ли финансовый учет, большинство уверенно ответит: «Да». А если спросить, зачем он им — затруднятся ответить или начнут теряться в догадках.
Финансовый учет нужен не всегда. Рассмотрим восемь ситуаций, когда финансовый учет работает вхолостую. В одних случаях он не нужен совсем, в других — не помешает, но не в том виде, в каком есть.
Выручка меньше 1 млн рублей в месяц
Вы — кустарь-одиночка. Неважно, кто — программист, дизайнер, копирайтер, парикмахер, инструктор по дайвингу или дрессировщик собак. Бизнес приносит меньше 1 млн рублей в месяц, на жизнь хватает, ничего менять вы не хотите.
Забейте на финучет и не забивайте им голову. Это не про вас. Вам хватит книги учета дохода и расходов в Экселе, которую в любом случае ведут все ИП. Вот если хотите расти — другой разговор.
Накопили так много, что можете не считать
Бизнес растет вместе с прибылью. Денег в кубышке внукам хватит, а то и правнукам. В этом случае об учете можно не думать — у вас и без него все гладко. Наслаждайтесь жизнью. Или займитесь финансовой грамотностью детей. Промотают капитал — внукам все же не хватит.
Но это уже не про учет. Как и учет не про вас.
Не умеете пользоваться отчетами
Вы каждый день собираете отчетность по всем подразделениям. Видите, что прибыль не увеличивается. Что с этим делать, не знаете. Цифры из отчетов не говорят ни о чем. Специалиста, который переведет на понятный язык, нет.
Отчеты — это как приборная панель автомобиля. С ней все понятно: загорелась лампочка на индикаторе горючего — заправься. А если лампочка светится, но вы не знаете, что это значит — какой от нее толк?
Если в учете у вас так же, то смысла в нем нет. Что с ним, что без него вы все равно движетесь наощупь. Только без учета вы хотя бы сэкономите время, силы и нервы себе и персоналу. И деньги, если за отчеты доплачиваете.
Научитесь видеть индикаторы в отчете сами или наймите специалиста. Иначе — забейте.
Учет влетает в копеечку
Учет стоит денег. А в бизнесе каждая потраченная копейка должна окупаться и приносить прибыль. Собственник либо платит за учет деньгами, либо, если ведет его сам, — временем.
Если не чувствуете, что ваш учет помогает принимать управленческие решения и развивать бизнес, то время и деньги тратятся впустую.
Или используйте, или забейте.
Отчеты запаздывают
Помните, у Булгакова про осетрину второй свежести? С отчетностью так же: или в срок, или протухла.
Анализировать результаты прошлого месяца и планировать текущий есть смысл до 5-го числа. А план на предстоящий год обсуждать в декабре. Если к нужному времени у собственника или директора нет отчетов о движении денег, прибылях и убытках, баланса и ОПиУ, делать их — дурная работа.
Разберитесь, почему отчеты не готовы вовремя, и устраните причину. Если не можете или не хотите, забейте.
Учет ведет бухгалтер
Собственники и директора часто уверены: все, что про финансы и отчеты, — это к бухгалтеру. Не-а.
Задача бухгалтера — разбираться с налоговой, чтобы та носа не подточила. И это у него всегда на первом плане. Остальное — потом. А то и вовсе забьет. Ругать, пугать и увольнять бесполезно.
В лучшем случае бухгалтер составит отчет. И даже сдаст его вовремя. А перевести с языка цифр на понятный не сможет — не тому учился. Вы в этом отчете вряд ли что-то поймете.
Так что пусть бухгалтер занимается прямыми обязанностями, а вы наймите специалиста или научитесь разбираться в учете сами. Иначе — забейте: толку не будет.
В отчетах не сходятся цифры
Так, один из клиентов «Нескучных финансов» считал, что отчетность нужна, и регулярно требовал ее от подчиненных. Всего получал 10 отчетов. Только вот одни и те же показатели в них имели разные значения.
Сам клиент на вопросы о прибыли, активах, себестоимости услуг и других отвечал приблизительно.
Что скажу точно: пользы отчетность от балды не приносит.
Представьте: вы сидите за рулем и приблизительно знаете, с какой скоростью едете — спидометр глючит. Объяснять ситуацию гаишнику без толку, штраф все равно заплатите.
Проверяйте качество учета. Показатели по разным отчетам должны совпадать до сотой. Если некогда или неохота, забейте.
Тонете в показателях
Пример из практики. Компания регулярно собирала отчеты. В них только статей расходов насчитывалось больше ста, поэтому руководство не могло в них толком разобраться. От цифр, таблиц и графиков рябило в глазах, а мозг не воспринимал столько информации.
Показателей может быть хоть миллион, но не все они нужны руководителю и собственнику. Для отчета, который кладется на стол директора, достаточно максимум 20 показателей. Они уместятся на лист таблички в Экселе.
Если учет превращается в нагромождение разных цифр, и вы в них ничего не понимаете, забейте.
Зачем вести учет
Вести учет ради учета — напрасно тратить деньги, время, силы и нервы.
Учет обретает смысл, когда достигает цели и помогает собственнику принимать сбалансированные управленческие решения:
- Закупить оборудование или продолжать арендовать?
- Увеличить бюджет на контекстную рекламу или активизировать продвижение через соцсети?
- Потратить кучу денег на новый сайт или увеличить посещаемость и конверсию посещений в заявки для того, что есть?
Чтобы учет отвечал на эти и другие вопросы, мало знать, что он нужен, и зачем он нужен. Надо уметь правильно его вести. Иначе будете впустую расходовать ресурсы и тыкаться, как слепой котенок.
С чего начать
Если в примерах, которые мы рассмотрели, вы узнали себя — это не повод отчаиваться. Начинать никогда не поздно.
Начните с отчета о движении денежных средств (ДДС). По нему вы будете видеть, сколько у бизнеса денег на счетах. Дальше — отчет о прибылях и убытках, чтобы знать, сколько зарабатываете. А баланс покажет, сколько у вас активов, в какой они форме и на чьи деньги куплены.
Сначала будет трудно, но с опытом все приложится. У нас тоже не сразу все получалось.
Полный разбор финансового учета для предпринимателей мы провели в нашем новом курсе «Простые финансы».
