Мы все слышали о популярной поговорке: время - деньги. И это не может быть честнее, когда речь идет об управлении проектами. Экономия времени - это ключ к любой организации, независимо от того, маленькая она или крупная компания. Для каждого проекта, который вы закончите раньше времени, вы можете высвободить больше времени для вашего личного совершенствования, а также для развития вашей команды и компании. Некоторые из этих шагов включают в себя выполнение большего количества проектов и повышение вашей индивидуальности, а также эффективности команды.
Однако реальность такова, что большинство сотрудников, как правило, испытывают затруднения в течение большинства дней на работе. От управления сроками до направления усилий на административную деятельность, может быть много действий, которые займут ваше время. А ваша роль менеджера проекта может помочь вам разработать стратегии для улучшения управления временем для вас и вашей команды. Это поможет вам спланировать деятельность по наращиванию потенциала, а также улучшить координацию и поддержку команды.
Давайте подробно рассмотрим некоторые шаги, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить управление временем в вашей команде.
Приоритетные задачи для вашей команды.
Обычный способ реализовать проект - это распланировать детали предстоящей работы. Хотя этот шаг важен для вашей команды, определение приоритетов задач для вас и вашей команды позволяет сэкономить больше времени. Обычный подход к экономии времени на работе заключается в выполнении срочных задач в приоритетном порядке. Вы заметите, что ваши сотрудники будут использовать этот подход по умолчанию, в основном из-за запросов от руководителей проектов и других заинтересованных сторон. Однако на более высоком уровне управления расстановка приоритетов может оказаться сложной, особенно при наличии нескольких конкурирующих интересов.
Метод анализа Парето, который следует за методом 80/20, может быть полезен, когда вы менеджер. Это означает, что вы должны сначала выполнить 20% задач, которые будут приносить 80% дохода. Это поможет добиться максимальной эффективности, а также сэкономит время в долгосрочной перспективе.
Обеспечить видимость среди ресурсов и заинтересованных сторон.
Одним из наиболее трудоемких действий среди членов команды является информирование друг друга о проделанной работе и выполненной работе. От обновления статуса до определения узких мест координация может стать сложной, когда необходимо обновить важные этапы. Вы можете столкнуться с еще более серьезными проблемами, когда часть или вся ваша команда базируются удаленно. Решением этой проблемы может быть проведение регулярных встреч обновлений время от времени и обеспечение обновления всех остальных. Но с другой стороны, вы также можете воспользоваться технологией для обновления членов вашей команды.
С помощью программного обеспечения управления ресурсами эти проблемы могут быть сведены к минимуму в значительной степени. Он обеспечивает четкое представление о потребностях в ресурсах и их мощности, что позволяет высшему руководству лучше планировать их в проектах. Независимо от того, есть ли у вас удаленная команда или несколько заинтересованных сторон, обновления проектов можно обновлять в режиме реального времени, а ресурсы можно планировать за минимальное время для проектов.
Регулярно участвуйте в совместной деятельности.
Нет необходимости говорить, что общение имеет решающее значение не только для успеха вашего проекта, но и для создания здоровой команды. И хотя преимущества совместной работы многообразны, одним из способов, с помощью которого команды, работающие вместе, могут извлечь выгоду, является экономия времени компании. Команды, которые работают вместе и находятся в постоянном контакте друг с другом, способны расти вместе и объединяться лучше, чем отдельные команды.
Устранение узких мест на рабочем месте и в проекте не только улучшит координацию, но и сделает больше работы в два раза быстрее. Если у вас есть удаленные команды, вы можете убедиться, что они время от времени присоединяются, и поддерживать их связь с основной веткой. Как только вы начнете сотрудничество между членами вашей команды, вы заметите, что между членами есть хороший обмен навыками и интеллектуальными ноу-хау. Независимо от того, где находится ваша команда, вы можете поощрять людей к совместной работе, размещая их в команды и назначая им задачи в группе.
Держите ваши встречи короткими с временными рамками.
Встречи могут занять больше времени, чем вы думаете на работе. Однако в большинстве случаев они неизбежны при прохождении важных этапов проекта и информируют старшее руководство о ходе работы. Но есть некоторые шаги, которые вы можете предпринять, чтобы минимизировать количество встреч в вашей команде. Первый шаг, который вы можете предпринять, это запланировать встречи. Этот небольшой, но довольно важный шаг помогает членам вашей команды и другим участникам планировать встречу и приходить вовремя. Также важно, чтобы вы приглашали только соответствующих членов команды, чтобы никто не терял время. Кроме того, не забывайте подчеркивать важность своевременного рассылки приглашений.
Также важно, чтобы у вас была четкая повестка дня встречи. Это поможет вам сосредоточиться на важных вопросах и предотвратить отклонение дискуссий. После начала собрания вы также можете убедиться, что собрание придерживается времени, и все основные вопросы и проблемы будут решены в ближайшее время.
Регулярно следите за соблюдением ваших сотрудников.
Эффективность на вашем рабочем месте напрямую связана с экономией времени. И для всесторонней эффективной команды усердная работа так же важна, как и время, отводимое на простои. Предусмотренный в календаре перерыв может помочь вашим сотрудникам отразить достигнутый ими прогресс, а также внести изменения в свою работу
Как руководитель проекта, внутренний аудит может быть хорошим способом оценки того, какие решения заняли больше всего времени и как они могут быть заменены в будущем. Убедитесь, что вы получаете правильную обратную связь от членов вашей команды, а также о шагах, которые вы можете предпринять. Вы также можете запланировать тренинги и тренинги, если это необходимо. Это поможет вам повысить производительность и помочь команде завершить проекты в срок.
Финал: убедитесь, что каждая встреча дает результаты!
Другой способ повысить эффективность - внедрить рабочую среду, основанную только на результатах, или метод работы ROWE . Этот метод не измеряет эффективность работы сотрудника на основе количества отработанных часов или часов, проведенных в офисе, а основывается на результатах, результатах и результатах работы персонала.
Можно сказать, что экономия рабочего времени делает процесс более гибким, а также помогает сотрудникам эффективно управлять своей работой. С небольшими изменениями на рабочем месте, вы можете получить максимальную отдачу от своих сотрудников, а также планировать рост вашей команды на будущее.