Переезд в офис обречен на невероятно сложную задачу, и одна вещь, которой он не известен, - это просто! Так много вещей может пойти не так ... Представьте себе, однажды после переезда вы ищете свою любимую ручку, и вы не можете ее найти. Документы разлетаются повсюду, драки разгораются на стоянке, это чистый хаос! Мы не хотим, чтобы это случилось.
На полном серьезе, офисные переезды трудно понять правильно. Они жесткие и требуют кого-то, кто имеет большое внимание к деталям. Надеемся, что наши советы ниже помогут вам сгладить любые надвигающиеся вопросы о вашем плане переезда.
Планирование
Это очевидно, но это необходимо указать. Основное правило - планировать заблаговременно. Примерно за 6-8 месяцев идеально подходит для малого и среднего бизнеса . Тайм-менеджмент является ключевым элементом для успешного движения. Начните с закладки основы вашего логистического плана.
Перво-наперво, установите бюджет. Поймите, сколько вам потребуется, чтобы физически переместить все ваше оборудование из местоположения A в местоположение B. Для вас важно приобрести несколько предложений от различных профессиональных упаковщиков и грузчиков , сравнить их, чтобы увидеть, кто может предоставить вам лучший сервис для лучшего цена. У движущихся компаний сейчас нет недостатка, вы сможете найти несколько компаний с помощью быстрого поиска в Интернете или с помощью местных желтых страниц.
Распространенным заблуждением является то, что после того, как план составлен, это железный документ, который нельзя изменить, это ложь! Позвольте комнате вашего плана дышать, при этом вы позволите себе дышать.
Ты не одинок
Работа в команде делает работу мечты! Проекты, дающие наилучшие результаты, - это проекты, над которыми в равной степени сотрудничает группа людей. Так что не бойтесь делегировать . Создайте команду людей, которым вы можете назначать задачи, а затем устанавливать сроки. Это снизит стресс и обеспечит соблюдение временных ограничений, способствуя приятному продвижению процесса.
Важно знать, кто должен участвовать и на каком уровне. Для утверждения бюджета необходимо будет привлечь высшее руководство, но нужно ли его привлекать для опечатывания коробок? Ваш ИТ-отдел должен будет принять участие в определении того, какое оборудование необходимо переместить и сколько времени потребуется, чтобы переустановить все это в новом офисе, но они не должны участвовать в обновлении списков адресов.
Связь
Важно поддерживать постоянную связь с вашей командой, грузчиками, арендодателем новых зданий и т. д. Если кто-либо из участников остается в темноте, это может привести к неловким настройкам. Вы не хотите приходить в новый офис с грузовиком, полным оборудования, чтобы выяснить, что у вас нет разрешения на безопасность, чтобы войти и поставить свои ящики.
Точно так же, сообщите заинтересованным людям, что вы уезжаете. Сообщите поставщикам / клиентам, куда перенаправлять их ежемесячные счета, доставку бумаги или рождественские открытки.
Возможность
Переезд в офис - это не просто сидение за столом и обсуждение того, какую ленту использовать для запечатывания коробок, нет, это проект, изобилующий возможностями. Например, ваш ИТ-отдел годами давал вам надежду получить новый принтер, но никогда не было идеального времени для удовлетворения их пожеланий.
Вы можете использовать время упаковки для проведения окончательного аудита оборудования. Понять, какое физическое оборудование у вас есть, что необходимо, а что устарело, и обновлять соответствующим образом.
Совет для профессионалов: оборудование, которое вы посчитали устаревшим и не будете перемещать в новое место, можно переработать , да, но вы также можете сэкономить деньги. Обычно грузчики рассчитывают свою стоимость на основе предметов и веса, который они будут перемещать. Итак, если вы можете сократить количество предметов, которые вы перемещаете, и, следовательно, уменьшить вес всего движения, вы находитесь в зеленом!
После ухода
При подготовке и проведении переезда было бы здорово попросить вашу команду задокументировать список всех задач, которые они выполнили. Теперь вы стоите в своем новом пространстве, вы можете обратиться к этому контрольному списку и убедиться, что все идеально. Например, один из членов вашей команды задокументировал, что 10 бухгалтерских должностей принадлежат бухгалтерии - есть ли сейчас в бухгалтерии 10 председателей? Другой член команды задокументировал каждого клиента / поставщика, с которым он переписывался, относительно вашего нового адреса - перезвоните им дружелюбно, чтобы напомнить им, все на имя двойной проверки.
В наше время ИТ-услуги имеют жизненно важное значение для повседневного здоровья вашего бизнеса. В первые дни позаботьтесь о том, чтобы все ваши системы работали без сбоев. Нет проблем с подключением к интернету, нет проблем с телефонной линией, серверы и базы данных работают нормально.
Заключение
Офисные переезды сложны. Местонахождение вашей любимой ручки обязательно для вашей трудовой жизни. Поэтому важно уделить секунду и действительно все спланировать, чтобы ваш ход стал легче и чтобы вы всегда могли следить за пером.
Вы не одиноки в этой сложной задаче, создайте команду, которая поможет вам, и делегируйте мудро! Убедитесь, что вы поддерживаете здоровую линию связи между всеми сторонами, участвующими в переезде.
Будьте активны и воспользуйтесь возможностями, будь то импровизированный аппаратный аудит или получение максимальной отдачи от вашей команды. Сохраняйте всех честными, проявляя должную осмотрительность после переезда, вы зашли так далеко, так что придерживайтесь посадки.