Вся информация основана на реальном опыте автоматизации процессов у компаний клиентов robotrix. Если ваша компания уже продвинутая и знает такие вещи как конфлюенс, джира и телеграм боты, то эти советы не для вас. В это сложно поверить, но многие еще пользуются бумажками для ведения задач и скайпом как файлообменником и не знают, что вордом и экселем можно пользоваться онлайн! Попробуем рассказать о самым банальных вещах, которые еще мало кто у себя использует. Пока не касаемся темы оптимизации персонала.
1. Telegram bot
Если ваши отделы не коммуницируют через популярные месенджеры, например телеграм или вотсап (не говорим уже о slack), то пора задуматься об этом. Многие уже слышали, но еще не знают как можно использовать чат ботов в вашем отделе. Можно наладить живое оповещение сотрудников разной полезной информационной нагрузкой:
- автоматически присылать ежедневный отчет об эффективности вашего колцентра - сколько звонков сделали, сколько успешных, кто звонил лучше всех - это наглядно и в реальном времени покажет, что происходит в отделе. Да, вы бы могли нажать несколько кнопок и зайти в админку, но эта одна из многих вещей которые можно автоматизировать и сделать публичными, что так же будет мотивировать отдел на работу
- простым сообщением в чат "заказы" получить простой понятный текстовый ответ, сколько заказали, сколько доставили, на какую сумму продали (количество информации определяется вашими пожеланиями)? Вам достаточно иметь в руках телефон и открыть привычный мессенджер, зачем заходить в браузер и мучать себя поиском нужного раздела в неудобной мобильной версии
- уведомление "клиент зашел на сайт" - приятно видеть когда вашим сервисом пользуются, например человек проголодался и готов сделать заказ еды, и примерно как "ваш друг зашел в сеть" вы видите в реальном времени активность ваших клиентов, что не может доставлять радость, от приносящей пользы услуги!
2. Google docs
Хватит это терпеть. Документы можно редактировать коллективно онлайн! Ваши менеджеры могут вести эксель таблицу онлайн, особенно если спектр задач менеджеров небольшой как и штат, этого будет достаточно, чем тратить лишние деньги и силы, на обучение людей какой-либо популярной црм системе! Еще раз, если у вас маленькая компания, не тратьте деньги и силы на жутко неудобные црм, организуйте работу через привычные онлайн таблицы от google.
3. Trello
Как вы ставите задачи своим сотрудниками? На бумажке? В личном сообщении? На почту? Устно? А как это отслеживать? Есть куча приложений с трекингом времени на задачи и распределение задач, но они могут быть сложными, чтобы привыкнуть и не слишком выгодными относительно решаемой их задачи. Бесплатный инструмент trello уже давно зарекомендовал себя, там можно создать список задач на конкретного сотрудника и заставить его ставить галочки по выполнению - и наглядно видеть, что сделано, а что нет. Так ничего не потеряется, и все будут довольны. Опять Света не купила подушку для стула, сто раз говорил. А может лучше в трело записать, чтоб не говорить?
4. Корпоративные инструменты от яндекс
Яндекс даёт бесплатную корпоративную почту и огромное облачное хранилище для файлов (в сравнении с гуглом). Помимо поиска, у этой компании еще много полезных вещей.
Инструкции сотрудникам или инструкции клиентам могут быть сложены в удобную "базу знаний". Да, это можно сделать через онлайн документы, но вики разметка позволит удобно сделать "быстрые ссылки", в том числе чтобы создать, например, "интерактивный скрипт продаж". Некоторые компании предлагают услуги по написанию скриптов продаж и свою программу для интерактивного использования - так вот, яндекс вики это точно такая же программа, только бесплатная и намного-намного удобнее и безопаснее!
5. Облачная телефония
Про это знают многие, но некоторые всё еще звонят с мобильного телефона. Как же потом отслеживать как долго говорили, кому перезвонить, какой клиент звонил? Да и вообще, красивый номер и связь дешевле чем с мобильного! Можно подключить телефонию таким образом, что для совершения звонка с компьютера достаточно будет нажать 1 кнопку в заявке(заказе) и зафиксировать всю историю общения связав с ним.
Конкретные сервисы называть не будем, но яндекс предлагает облачную телефонию, которая весьма неплоха и имеет апи для интеграции с вашими внутренними инструментами.
Заключение
На самом деле инструментов очень много, мы постарались привести известные, которые, как оказывается, многие не используют по неизвестным причинам. В следующей статье расскажем, какие бизнес процессы в типовых сферах деятельности можно автоматизировать так, что 1 управленец сможет координировать работу большего количества сотрудников, чем обычно (тем самым сократив дорогостоющих управленцев)