Свой домен. Во-первых, с корпоративным именем домена ваша компания в глазах заказчика будет выглядеть солидной и заслуживающей доверия, во-вторых, это своего рода реклама, когда заказчик, даже не зная названия компании всегда будет видеть его в вашем доменном имени.
Безопасность. Фактор, вытекающий из предыдущего пункта. Почты, с уникальным доменным именем сложнее взломать, сложнее подобрать логин для рассылки спама, засоряющих общий поток сообщений, к тому же они содержать встроенные антиспам, антивирус программы справляющиеся с кибербезопасностью куда лучше, чем бесплатные почтовые хостинги.
Отсутствие спама. Да, избавиться от спама совсем невозможно, но платные почтовые решения снижают возможность получения спама, вирусов до минимума.
Отсутствие рекламы. Все вы знаете, что в бесплатных почтовых хостингах всегда автоматически выскакивает пару тройку рекламных сообщений, которые, во-первых, отвлекают вас, во-вторых, отвлекают ваших партнеров и заказчиков.
Единый интерфейс. Во всех платных почтовых решениях выдерживается единая организация интерфейса, с закладками и активными-неактивными элементами на них. Кроме того, как правило платные почтовые решения содержат в себе привычные всем возможности по редактированию документов, открытию изображений, свои облачные хранилища.
Общие задачи, календари и контакты. В части бесплатных систем подобного функционала нет, или он разнесен по разным сервисам. В бизнес-почте задачи и календари грамотно увязаны, и, если настроена синхронизация с мобильным устройством, встречи, например, автоматически попадают в «штатный» календарь телефона прямо из почтового клиента.
Расширенные возможности настройки. На бесплатной внешней почте просто нет возможностей, важных для работы в компании. Точнее, управлять всеми ящиками не может специально назначенный человек. Имея обычную бизнес-почту, можно настраивать списки рассылок, фильтровать письма с нежелательных адресов и на нежелательные адреса, регулировать внесение изменений и удаление. Практически в любой компании могут случиться конфликтные или даже требующие вмешательства соответствующих органов ситуации. При этом переписка может просматриваться и выступать источником как защиты, так и нападения. Письма не так просто удалить постфактум, например, чтобы что-нибудь скрыть.
К тому же некоторые платные почтовые решения содержат в себе множество дополнительных возможностей, которые сделают работу в компании более слаженной, быстрой и эффективной.