Организаторы мероприятий всегда несут ответственность за то, чтобы мероприятие прошло гладко и без форс-мажорных обстоятельств. Но предусмотреть все ошибки не возможно. Однако при планировании любого события можно избежать типичных ошибок.
Предупрежден значит вооружен. Давайте рассмотрим пять основных советов, которые помогут избежать непредвиденных ситуаций.
1. Отсутствие обсуждения внутри команды. Это самая распространенная ошибка, которую допускают многие организаторы и ее желательно избегать любой ценой. Так как это может привезти к недопониманию или отсутствию связи между участниками команды.
2. Отсутствие планирования в случае непредвиденных ситуаций. Есть большая вероятность, что некоторые вещи пойдут не по плану во время самого мероприятия. Это нормально. Профессиональный организатор заранее продумывает и определяет, что может пойти не так и всегда имеет запасной план действий в чрезвычайных ситуациях. Например, что делать если электронная система регистрации перестала работать во время мероприятия? Что если недостаточно еды, так как появились лишние люди? Что если основной докладчик не приехал или опаздывает? Всегда в запасе должен быть план Б.
3. Слабо проработана транспортная доставка. Даже при четком планировании транспортной доставки волонтеров, спикеров, груза и т.д., может случиться так, что в день заезда, машина выйдет из строя. Или например, был случай, когда во время погрузки большого шатра в грузовую машину не вошли по размеру некоторые балки. В итоге установить шатер на мероприятии так и не получилось.
4. Отсутствие банера с подробным описанием программы мероприятия. Нет ничего хуже для посетителей мероприятия, когда не знаешь что и где будет проходить. Люди начинают волноваться, задавать много вопросов и как итог, могут разочароваться и покинуть мероприятия. Всегда лучше перестраховаться и подготовить несколько банеров или указателей.
5. Недостаточное количество персонала. Если планируется большое количество посетителей на мероприятие, то лучше если в команде будет не один и не два человека, а намного больше.
В дополнении к размышлению и планированию мероприятия, чтобы обеспечить успешное мероприятие, наилучшей способ всегда является контроль, проверка и перепроверка.
Делитесь своими ошибками во время организации вашего события.
Как найти подходящего спонсора для фестиваля?