Как теряется продуктивность и сколько переплачивают компании сотрудникам из-за мультизадачного планирования
С развитием технологий увеличивается количество коммуникаций и дел, которые нужно "срочно" выполнить. Такое чувство, что если это дело сегодня не сделать, то мир взорвется. Да еще начальник, сроки, кленты как сговорились.
Из-за горы накопившихся дел человек хватается за все задачи одновременно и... мало что успевает сделать по факту.
Так почему же человек в итоге выполняет мало задач, если делает много действий?
Об этом вы сейчас узнаете.
Дело в том, что бОльшая часть рабочего времени тратится на переключение между задачами, а не на само исполнение. И чем сложнее задачи, тем больше приходится тратить время чтобы переключиться с одной задачи на другую.
Исследования показали, что человеку требуется 15 минут для включения в задачу. За это время мозг выходит на высокопродуктивный уровень. И задача выполняется гораздо быстрее и креативнее.
Поэтому высокопродуктивные люди отрицают многозадачность и вкладывают время в расстановку приоритетов.
В противоположность этому многозадачность только тратит деньги компании и время людей в пустую. И чем больше задач тем, сложнее удержать их во внимании и тем больше тратится времени на переключение. Если эти задачи из разных проектов, то переключение займет минимум 20% времени. А если таких проектов несколько, то до 75% времени уйдет на переключения и деньги за оплату работы туда же. Да и качество исполнения сильно пострадает при этом.
Что же делать, если задач много, а исполнителей мало?
1. Расставлять приоритеты в задачах
2. Выполнять в первую очередь важные задачи
3. Объединять задачи в блоки. Например, Звонки, Написание писем, ГЕО-задачи (привязанные к конкретному месту), и др. в зависимости от вашей сферы деятельности.
4. Концентрироваться только на одной задаче в один момент времени. Для этого рекомендую использовать технику "Помидорка". О ней расскажу с следующей статье.
5. Автоматизировать рутинные задачи. Например, составление договоров, КП, обработка входящего потока клиентов.
6. Передать часть задач на фрилансеров.
7. Начать пользоваться сервисом для планирования задач и проектов.
В этой статье вы узнали о том, как многозадачность расходует время людей и деньги компаний впустую за счет переключений с одной задачи на другую и обратно.
Так как сервисы по управлению задачами и проектами лучше подбирать под проект, то предлагаю задавать вопросы в комментариях.
Будьте продуктивны и счастливы.
Автор проекта: Максим Зарубин