Автоматизация бизнес-процессов ускоряет и упрощает работу. А значит, экономит время и увеличивает прибыль. Рассказываем, что и как нужно автоматизировать начинающему бизнесу, чтобы экономить от 50 000 ₽ ежемесячно.
Складской учет
Если сначала закупаете партии товаров, а потом продаете их, настройте систему складского учета и интегрируйте ее с CMS. Так данные о том, сколько осталось продукции, какие расцветки и модели доступны, будут автоматически обновляться на сайте. Вы исключите человеческий фактор и освободите трудочасы, которые пришлось бы потратить на изменение информации в каталоге.
Сколько сэкономите. Сможете экономить от 15 000 ₽ ежемесячно. Их пришлось бы платить менеджерам за дополнительную работу или специально нанятому человеку, который бы переносил данные из системы складского учета на сайт либо лично присутствовал на складе и вносил все в CMS.
Что использовать. Автоматизация складского учета и интеграция с сайтом есть в CMS PrestaShop или, например,сервисе «Мой Склад», которым можно пользоваться со скидкой, подключив ЮKassa. Есть отдельные решения, которые нужно интегрировать с CMS, — например, PSI.
Учет заказов
Сделайте так, чтобы заказы, оформленные на сайте, сразу поступали в CRM. Иначе менеджерам придется вручную добавлять все заказы в CRM, потом обновлять их статусы, следить за выполнением задач. Это отнимает массу времени, повышает риск допустить ошибку — например, менеджер может перепутать адреса клиентов или опечататься.
Кроме того, CRM, интегрированная с CMS, позволяет автоматически оповещать клиентов о смене статуса заказа, строить воронку продаж, анализировать статистику и делать многое другое.
Сколько сэкономите. Если у вас небольшой магазин, можно сэкономить от 10 000 ₽ ежемесячно. Менеджеры не будут заниматься рутиной, смогут уделять больше времени и сил общению с клиентами.
Что использовать. Есть множество решений — например, система для полного управления интернет-магазином «Мой Склад», «1C:Управление торговлей», CRM retailCRM с дополнительной функцией продаж через соцсети.
Выгрузка прайс-листа и товаров
Если обновление каталога происходит крайне редко, несложно удалить или добавить 2–3 товара вручную. Но если часто меняются характеристики продукции, появляются новые модели, скачут цены, то обновление информации на сайте лучше автоматизировать. В этом случае не придется тратить много времени на изменение данных, снизится риск допустить ошибку или опечатку.
Сколько сэкономите. Минимальный порог — 1 000 ₽ за каждое изменение. Примерно столько стоит работа фрилансера. Но он может подвести со сроками или вообще ничего не сделать. Если взвалить на менеджера обязанность изменять информацию о товарах, ему нужно будет доплачивать, к тому же этому специалисту придется тратить время на непрофильные задачи.
Что использовать. Если нужно автоматизировать выгрузку прайс-листов и списки товаров, используйте 1С или, например, Client Shop. Некоторые CMS поддерживают импорт из таблиц Excel. Ели получаете информацию от поставщиков в таблицах и работаете, например, в IRIS CRM, ничего дополнительно подключать не нужно.
Учет финансов и документооборота
Небольшие компании с малым числом продаж могут вполне самостоятельно справляться с документооборотом и бухгалтерией. Но когда продаж становится больше, рутина поглощает владельца бизнеса с головой. Используйте автоматические бухгалтерские системы, которые будут формировать нужные документы и учитывать поступление, расход денег.
Сколько сэкономите. Услуги хорошего бухгалтера стоят минимум 25 000 ₽ ежемесячно. Если автоматизируете процесс, вам нужно будет лишь изредка привлекать бухгалтера для сдачи отчетности в ФНС или делать все самостоятельно.
Что использовать. Например, «Контур.Эльбу» — помимо учета финансов и документооборота, сервис может вести учет товаров, отчитываться за сотрудников, сдавать отчетность в ФНС, а при подключении ЮKassa его можно использовать со скидкой. Подойдет и другое решение — к примеру, «1C:Бухгалтерия», «Кнопка» или «Мое дело».
В автоматизации документооборота поможет ЭЦП — электронная цифровая подпись, также заменяющая печать. С ней вы сэкономите деньги и время, которое пришлось бы тратить на пересылку документов курьером или по почте. Заказать ЭЦП можно в разных сервисах, например, в «Контуре».
Постановка задач
Если у вас работают сотрудники, взаимодействие с ними тоже можно автоматизировать. Например, не звонить или писать каждый раз, когда появляется новая важная задача или меняются вводные по старой, а просто использовать специальные сервисы.
Сколько сэкономите. Вы экономите в первую очередь время. Количество сэкономленных денег зависит от того, во сколько оцениваете час вашей работы и сколько тратите на постановку задач сотрудникам.
Что использовать. Функции постановки задач есть во многих CRM, например, в «Битрикс24». Есть и специальные решения — к примеру, Trello или Basecamp.
Повторим: что можно автоматизировать, чтобы сэкономить
- Складской учет, потому что вручную обновлять информацию о расцветках, характеристиках, наличии товаров очень долго и нудно.
- Учет заказов, чтобы освободить рабочее время менеджеров и снизить риск ошибки.
- Выгрузку прайс-листа и товаров, потому что если добавлять каждый товар вручную, можно сойти с ума через пару дней.
- Учет финансов и документооборота, чтобы не платить бухгалтеру и держать руку на пульсе собственного бизнеса.
- Постановку задач для тех, кто ценит свое время.
Сумма экономии зависит от того, сколько денег или времени вы тратите на рутинную работу. Подключите ЮKassa и получите скидку на один из сервисов для автоматизации бизнес-процессов от наших партнеров.